När man pratar om hur ett kategoristyrt arbete bedrivs hamnar fokus ofta på kategoriteamets arbete med kartläggning, idégenerering och analys. Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar. Det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Omfattning av styrning och beslut
Styrning och beslut behövs både för enskilda kategoriinitiativ och kategoristyrt inköp som övergripande satsning för organisationen.
I de enskilda kategoriinitiativen behövs, förutom beslut om själva kategoristrategin, även beslut om prioriteringar och inriktningar i de olika faserna och det behövs en eskaleringsinstans om problem uppstår.
För kategoristyrt inköp på en organisationsövergripande nivå behövs beslut om vilka kategoriinitiativ som ska startas, och hur den totala satsningen ska balanseras mot organisationens mål och resurser – såväl ekonomiska som personella.
Modeller för styrning och beslut
Något förenklat går det att säga att det finns två huvudmodeller för hur man kan organisera för styrning och beslut:
- Stående styr-/beslutsforum
- Styrning/beslut i två nivåer
Stående styr-/beslutsforum
Ett stående styr-/beslutsforum innebär att det finns ett fast forum på tämligen hög nivå i organisationen som träffas vid några fasta tillfällen per år. Forumet tar beslut i såväl enskilda kategoriinitiativ som övergripande prioriteringar. Det kan vara ett existerande forum på ledningsnivå eller ett specifikt forum som sätts samman med personer från organisationens översta lager.
Fördelen med den här lösningen är att det är svårt att ifrågasätta beslutsmässigheten. Nackdelen är att man tappar flexibilitet i det löpande kategoriarbetet eftersom mötena på grund av medlemmarnas senioritet inte hålls särskilt ofta. Konsekvensen är att det i praktiken bara blir ett enda möte per kategoriinitiativ, och det kan ofta bli så att man behöver vänta in ett beslutsmöte några månader efter att kategoristrategin egentligen är klar.
Dessutom är det inte självklart att en person i toppen av hierarkin är rätt person att fatta beslut om specifika kategoriinitiativ. Det innebär ofta omfattande rundor med förankring inför varje beslutsmöte.
Styrning/beslut i två nivåer
En lösning med styrning och beslut i två nivåer innebär att man separerar de två beslutsområdena.
För varje kategoriinitiativ tillsätts ett tvärfunktionellt styr-/beslutsforum med relevanta beslutsfattare. Det vanliga är att det är personer längre ner i organisationen, men som har god insyn och förståelse för den aktuella kategorin. Eftersom de befinner sig längre ner i hierarkin går det lättare att ha tätare styr-/beslutsmöten. Det innebär att det är möjligt att ha styr-/beslutsmöten mellan varje fas i arbetet med att ta fram en kategoristrategi. Det i sin tur ökar möjligheterna att det blir en strategi som accepteras av organisationen eftersom beslut om prioritering och inriktning kan tas löpande. Behovet av en eskaleringsinstans för till exempel resursfrågor och andra problem under kategoriarbetets gång hanteras också enklare med den här lösningen.
Ett stående styr-/beslutsforum på ledningsnivå behövs fortfarande, men då med rollen att ta beslut på övergripande nivå som berör hela organisationen, till exempel beslut om vilka kategoriinitiativ som ska startas, och beslut om organisationens samlade satsning på kategoristyrt inköp.
Det finns organisationer som väljer en kombination av de två modellerna som innebär att det finns kategorispecifika styrforum som ger en rekommendation till beslut innan det går upp till ett överordnat forum på ledningsnivå för slutligt beslut. Detta är en modell som lätt undergräver arbetssättet i de fall de två styr-/beslutsforumen inte är eniga.
Vi på EFFSO rekommenderar modellen med styrning/beslut i två nivåer. Det är en modell som skapar effektivitet och flexibilitet, samtidigt som den säkrar förankring och koppling till organisationens övergripande mål och prioriteringar.
Det är den modellen som beskrivs mer i detalj nedan.
Styrning och beslut i kategoriinitiativ
Det mest frekventa arbetet med styrning och beslut sker i anslutning till de enskilda kategoriinitiativen. Här tas beslut om prioriteringar och inriktningar i de olika faserna inklusive kategoristrategin. Arbetet är hypotesdrivet, dvs det sker en successiv fördjupning baserat på prioriteringar i varje fas. Det ställer krav på beslutsförmåga. Styr- och beslutspunkterna är avgörande för kategoriinitiativens arbete och resultat. Kategoriteamets arbete handlar om att ta fram underlag för beslut i varje fas, men det är i styr- och beslutspunkterna som inriktningen på nästa steg avgörs.
Styr-/och beslutsgrupperna fungerar även som eskaleringsinstans när det uppstår problem inom ramen för kategoriinitiativet, till exempel kopplat till personella resurser.
För varje beslut-/styrningspunkt bör man ta fram detaljerade beskrivningar av vilka typer av beslut som behöver tas och vilka underlag som behövs. De här beskrivningar fungerar som ett stöd för beslutsfattarna, och säkerställer att viktiga saker inte missas och att det finns tillräckliga underlag. Huvudbesluten efter varje fas beskrivs i nedanstående bild.
Kategoristyrning för beslutsfattare
Grupperna bör bemannas med personer med beslutsmandat från de berörda delarna av verksamheten. Personerna bör ha mycket god insikt i och förståelse för verksamhetens behov och utveckling. De bör ha ett strategiskt perspektiv samt god kännedom om organisationens mål. De bör ha förståelse för kategoristyrning som metodik.
Det är viktigt att de kan, vill och får ta beslut. Om organisationen inte accepterar de beslut som tas här så undergrävs kategoristyrning som arbetssätt, och man har skapat en ineffektivitet.
Grupperna kan vara tillfälliga, dvs de sätts samman för ett specifikt kategoriinitiativ. Det kan också vara mer eller mindre permanenta grupper inom en familj av kategorier där det bedrivs många initiativ över tid, till exempel IT eller fastighet.
Styrning och beslut övergripande
Utöver kategorispecifika styr-/beslutsgrupper behövs ett överordnat forum som tar beslut som berör hela organisationen, till exempel beslut om vilka kategoriinitiativ som ska startas och beslut om organisationens samlade satsning på kategoristyrt inköp.
Det är i det här forumet som beslut tas om vilka kategoriinitiativ som ska genomföras under de närmaste 12 till 24 månaderna. Underlaget för beslut bygger på den potentialbedömning och prioritering som gjorts av inköpsfunktionen tillsammans med verksamheten.
Forumet hanterar också frågor kring satsningen på kategoristyrt inköp som arbetssätt, till exempel kostnader för processutveckling, systemstöd, externa resurser med mera, kopplat till kategoristyrt inköp.
Det bör bemannas med personer på ledningsnivå som kan svara för hela organisationen och dess olika delar. Det är en absolut fördel om det är samma personer som tar, eller åtminstone har ett avgörande inflytande på, budget- och bemanningsbeslut. Gruppen kommer att behöva göra avvägningar mellan olika intressen, både när det gäller vilka kategoriinitiativ som ska genomföras och vilka resurser som ska allokeras.
I praktiken är det ofta en befintlig konstellation i form av en ledningsgrupp eller motsvarande. Några gånger per år tar man på sig ”inköpshatten” och blir ”inköpsråd”. Typiskt träffas man tre till fyra gånger per år.
Utbildning och stöd för besluts- och styrgrupper
När man pratar om hur ett kategoristyrt arbete bedrivs hamnar fokus ofta på kategoriteamets arbete. Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar kopplat till de olika stegen med kartläggning, idégenerering och analys.
Det som ofta missas är utbildning för styr- och beslutsgrupper. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver medlemmarna ha kunskap om och förståelse för vad kategoristyrning är och innebär. Styr- och beslutsgruppernas agerande är helt avgörande för såväl resultat som effektivitet i kategoriarbetet.
Medlemmarna i styr- och beslutsgrupper behöver veta och förstå:
- Vad kategoristyrning är
- Vilka beslut de förväntas fatta
- Vilka krav de kan ställa på underlag
- Hur kategoristyrning kan bidra till organisationens mål
De behöver också ha en gedigen förankring i den egna organisationen och dess behov och förutsättningar.
De ska också vara kompetenta beslutsfattare, dvs kunna ta till sig fakta, bedöma konsekvenser och, inte minst, ställa krav på tydliga och faktabaserade beslutsunderlag. Dessutom bör styr- och beslutsforumen besitta genomförandekraft.
Summering
Att fatta beslut är inte någon självklar eller medfödd talang hos chefer. Beslutsfattande kräver kunskap, insikt och träning; utan det blir det bara tyckande. Därför bör en satsning på kategoristyrning även omfatta utbildning och stöd till beslutsfattarna.
