Olika stödsystem kan användas för att strukturera inköpsarbetet och även visualisera den kostnadsmassa som bearbetas. Här följer en kortare genomgång av några olika typsystem:
Detta handlar om att åskådliggöra sin spend. För ett mindre företag kan kalkylark i excel vara tillräckligt. För större företag blir det dock besvärligt att få en helhetssyn med excel och där krävs mer specialiserade beslutsstödsverktyg. Dessa program bör också kunna hantera data från olika källor, eftersom det är vanligt att spenddata återfinns i flera olika system. Det bör dock noteras att beslutsstödssystem endast åskådliggör data i den form som de återfinns i källsystemet. Grupperingar och summeringar kan endast göras på de leverantörsnamn eller kontoklasser som används. Felstavningar och felkonteringar riskerar att missas.
För att göra existerande data mer användbara behöver de ofta rättas och klassificeras till en, för inköp, användbar struktur. Vid rättningen skapas ofta en leverantörsgrupp, där både felstavningar och firmanamn inom samma företagsgrupp kan samlas. Klassificeringen sker sedan baserat på tillgänglig information. Ju mer detaljerad information som finns, desto bättre klassificering kan göras. För att kunna göra någon som helst klassificering krävs åtminstone kontering och leverantörsnamn. Skillnaden mot spendsynlighet är att det går att skapa regler för kombinationer av kontering och leverantörsnamn som ger en kategori. När dessa regler sedan är satta går det enkelt att uppdatera systemet med senaste data från källsystemen. På detta sätt kan det säkerställas att alla uppgifter är aktuella. Finns inköpsorder eller elektronisk fakturainformation kan klassificeringen göras detaljerad ända ner på SKU-nivå (Stock Keeping Unit, dvs. artikelnivå).
De flesta spendanalyssystem erbjuder även det som kallas databerikning. Detta innebär att data berikas med tredjepartsinformation. Ett enkelt exempel är kreditvärderingar från t ex Dun & Bradstreet. Då kan sökningar genomföras på leverantörer som bedöms ha ekonomiska problem. Andra exempel på berikning är olika former av index.
Ett avtalshanteringssystem är ett system för elektronisk lagring av kontrakt och andra affärsdokument. För att möjliggöra sökning i databasen som skapas adderas metadata om dokumenten. De enklaste avtalshanteringssystemen har fördefinierade metadatablad som inte går att konfigurera. I de mer avancerade systemen går metadatabladen att konfigurera enligt specifika behov. I stort sett alla avtalshanteringssystem erbjuder möjlighet till förvarning innan avtal går ut, dvs. systemet skickar ett mejl till en fördefinierad adress ett visst antal dagar innan avtalet löper ut.
De allra mest avancerade avtalshanteringssystemen erbjuder även så kallade ”contract editing”-moduler. Dessa används i skapandet av avtal. Systemet innehåller avtals- och klausul-bibliotek som kan användas i skapandet av avtal. Vissa leverantörer har kopplat detta till arbetsflöden, där regelverk sätts upp om vem som har rätt att ändra i vilka klausuler. I vissa fall kan inköparen göra ändringar som kan skickas till leverantören, utan att bolagsjuristen behöver granska dem, i andra fall går avtalet via bolagsjuristen innan det skickas till leverantören.
Leverantörsinformation handlar precis som det låter om att hantera leverantörsinformation. Ansvaret för att hantera och uppdatera information kan läggas på leverantörerna själva. I dess enklaste form erbjuds potentiella leverantörer anmäla sitt intresse för att bli leverantör via en länk på hemsidan. De länkas då till informationssystemet där de får fylla i grundläggande information om sitt företag och sitt erbjudande. Lämplig inköpare får sedan en signal om att en leverantör i dennas kategori anmält intresse. Nästa steg är att hantera mer detaljerad information om leverantörsbasen. Även här kan ansvaret för informationen med fördel läggas på leverantören. Systemet kan sedan påminna leverantörerna om uppdatering av information vid relevanta intervall och inköparen kan via överskådliga listor se vilka leverantörer som uppdaterat sin information.
En vanlig modul i leverantörsinformationssystem är resultatkort. Det är möjligheten att sammanställa nyckeltal för relevanta leverantörer. Betygssättningen kan baseras på leverantörsinformationen som samlas in via SIM-system, på data ur andra system (leveransprecision, kvalitetsutfall etc) som vid behov kan integreras och på mer subjektiva grunder matas in manuellt eller samlas in via interna enkäter.
Riskhanteringssystem ger möjlighet att åskådliggöra risk för störningar kontra sannolikheten att de ska inträffa.
Besparingsspårning innebär att följa besparingen från signerat avtal till hemtagen vinst. Ofta är inte finans- och inköpsavdelningarna överens om hur stora besparingar som skapats beroende på olika perspektiv. Med hjälp av besparingsspårning kan de olika komponenterna i en besparing (eller kostnadsökning) isoleras. Exempel på sådana komponenter är volymer, valutaförändringar, olika index, inflation, pris, orderstorlek etc.
Budgetering och prognostisering ger möjlighet att räkna ut vilken inverkan förändringar i pris och/eller volym ger på budget. Det är också ett bra verktyg för att göra känslighetsanalyser gällande valuta- eller indexförändringar.
Detta handlar om att kunna styra inköp mer proaktivt. Systemet är förenklat en databas där information om identifierade, påbörjade och avslutade projekt lagras. På detta sätt kan en ”savings pipeline” skapas där förväntat resultat ställs mot faktiskt utfall för att sen följas upp. Inköpschefen kan också övervaka framdriften i projekten.
E-sourcing är mer än bara omvända auktioner (reverse auctions) och handlar om att utföra strukturerade upphandlingar i elektroniskt format via webben. Inköparen styr i vilka format leverantörerna ska svara vilket möjliggör bättre jämförelse. I och med detta kan fler leverantörer hanteras och konkurrensen maximeras. Vid rätt förhållanden kan även de omvända auktionerna bli kraftfulla verktyg. Eftersom allt sparas kan upphandlingar på ett enkelt sätt kopieras och delas för att effektivisera och harmonisera en inköpsavdelning. Ett bra e-sourcingsystem är också ett verktyg som möjliggör uppföljning för inköpschefen som med enkla rapporter kan få information om hur stora besparingar som förhandlats fram och hur projekten framskrider.
De mer avancerade leverantörerna av e-sourcingsystem erbjuder även optimeringsmoduler. Dessa är moduler som låter användaren skapa scenarion, där sedan den mest optimala (billigaste) lösningen räknas fram. I mer komplexa upphandlingar med många alternativa kombinationer av leverantörer kan detta vara avgörande för att hitta den bästa lösningen. En intressant utveckling inom detta område är så kallad alternativa anbud som låter leverantören komma med alternativa lösningar (som kanske inte uppfyller alla krav), och dessa kan sedan ställas mot övriga anbud. På detta sätt kan kravspecifikationer ifrågasättas på ett konstruktivt sätt uppbackat av konkreta besparingspotentialer.
MRP (Material Requirements Planning) är system för hantering av direkt (produktionsingående) material. Med hjälp av materialstrukturen, ledtider, beställningspunkter och behov av slutprodukter ger systemet förslag på vilka artiklar som behöver beställas. I 9 fall av 10 är detta en modul i ett ERP-system (SAP, Oracle etc.)
Ett e-inköpssystem kan enklast beskrivas, ur ett användarperspektiv, som en företagsintern webhandelsplats (tänk CDON, NetOnNet, AdLibris), där inköpsavdelningen lagt upp alla leverantörer som får användas. Användarna behöver inte fundera så mycket över vilken leverantör eller vilka priser som ska användas. Innan ordern skickas till leverantören kan krav på attest av därtill berättigad person ställas vilket möjliggör en automatisk matchning av fakturan när den kommer in. Ur inköparens perspektiv är e-inköpssystem ett utmärkt sätt att implementera ingångna avtal i organisationen. Dessutom underlättas spendanalys mm då mer detaljerad information erhålls om order. Kataloger och priser kan underhållas av antingen inköpsavdelningen eller leverantörerna beroende på vad systemet tillåter.
VMS är en förkortning för Vendor Management System och är, något förenklat, ett e-inköpssystem för bemanning, konsulter och andra timbaserade tjänsteleverantörer. Den avgörande skillnaden ligger i att i VMS ges oftast möjlighet för leverantören att tidrapportera i systemet, något som sedan används som order och fakturaunderlag. Systemen ger också möjlighet att upphandla tjänster på specifikation (SoW) mot fast pris men denna möjlighet finns även i ett bra e-inköpssystem.
För några år sedan blev molntjänster i ropet. Men egentligen var det ingen nyhet. Molnet fanns ju redan på 90-talet, t.ex. som Hotmail som skapades 1996. Nytt är att förhållandevis avancerade system letar sig ut i molnet. Det finns molntjänster för HR, redovisning, projektledning och givetvis inköp. Och man kan fråga sig vilka fördelar som…
Att få rabatt vid tidig betalning är ingen ny uppfinning. Olika former av kassarabatter kan spåras långt tillbaka på 1900-talet. Den vanligaste bygger på att på att få 2% rabatt om man betalar efter 10 dagar, istället för ordinarie 30. I kontrast till kassarabatterna finns de senaste årens trender om allt längre fakturafrister. Det ska vara 60…
I tidernas begynnelse lämnades skriftliga anbud endast på papper, men redan i början av 1800-talet var det tekniskt möjligt att sända dem med telegrafi. Det elektroniska mediumet har sedan utvecklats till radiotelegrafi, telex, teletex mm. Numera finns det uppsjöar av medium. De viktigaste som idag används inom professionellt inköp är: telefax CD-rom e-post flashminne (USB-sticka) FTP-server leverantörsportal….