Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer. Grunden för arbetet med försörjningsstabilitet är en analys som utöver att identifiera risker även identifierar viktiga områden och leverantörer.
Bakgrund
Organisationers och företags försörjningskedjor har blivit allt viktigare och gjort oss mer sårbara. Orsaken är att alltmer av varor och tjänster köps från andra, i stället för att det görs i egen regi. En ökad globalisering har ytterligare ökat sårbarheten. Detta har vi kunnat se väldigt tydligt under de senaste åren (2020–2024) med pandemi och krig i vårt närområde m.m. Vi har fått uppleva hur regioner har stått utan viktig medicinsk utrustning, företag som inte har fått tillräckliga leveranser av nödvändiga komponenter m.m.
Begreppet extern försörjningsstabilitet fokuserar på den externa försörjningen av varor och tjänster. Det är en av faktorerna i det som brukar kallas robusthet, dvs. en organisations totala förmåga att ur alla aspekter kunna hantera störningar och avbrott. Andra viktiga faktorer är egen försörjning, beredskaps- eller säkerhetslager, reservlösningar, dekomplexitet, flexibel organisation, kompetens och stresstester.
Även om vi ökar självförsörjningsgraden inom olika områden, skapar intern flexibilitet m.m. kommer de flesta företag och organisationer att i hög grad vara beroende av extern försörjning. Det är en del av det moderna samhällets specialisering och effektivisering.
Hur skapar vi försörjningsstabilitet?
Försörjningsstabilitet påverkas av en mängd olika faktorer, bland annat:
- en eller flera leverantörer
- geografi
- leverantörsrelationer
En eller flera leverantörer
Detta är en av de ständiga diskussionspunkterna när det gäller försörjningsstrategi – ska vi ha en eller flera leverantörer? (Ibland använder man begreppen single sourcing kontra multi sourcing.)
Det finns många aspekter på det, men här ska vi fokusera på försörjningsstabilitet.
Med flera leverantörer kan vi reducera störningsriskerna. T ex om det brinner i en leverantörs produktionsanläggning kan vi förhoppningsvis köpa mer från en annan leverantör som redan levererar till oss idag. Förutsättningen för det är att leverantörerna inte påverkas av samma störningar, t ex transportproblem om de ligger i samma del av världen.
Det kräver dock mer arbete att vidmakthålla och utveckla relationer med flera leverantörer.
Fördelen med en leverantör är att vi kan fördjupa samarbetet och tillsammans hitta sätt att reducera risker i den totala försörjningskedjan. Det kan t ex handla om att vi betalar lite extra för att leverantören ska hålla lager av vissa kritiska material, komponenter eller produkter.
Geografi
I det här begreppet ryms både geografiskt avstånd och i vilka länder/regioner leverantören finns.
Geografisk närhet minskar risken för transportstörningar, och det kan ge oss flexibilitet i form av att snabbt få hem extra leveranser.
I dagens globala tillvaro köper vi ofta från leverantörer i en mängd olika länder. Även om vi inte har leverantörer i olika länder så har vi försörjningskedjor som sträcker sig över i stort sett hela världen. (Det räcker med att titta på vad en mobiltelefon består av för att inse att vi är beroende av vad som händer i länder över hela världen.)
Det innebär att vi behöver förstå och bedöma de förutsättningar och risker som finns i olika länder/ regioner. Detta är inte bara kopplat till risken för störningar i leveranser, utan det handlar om vårt sociala och miljömässiga ansvar som företag/ organisation. Vi behöver bli bättre på att göra omvärldsanalyser där vi bedömer politiska, ekonomiska, sociala, teknologiska, legala och hållbarhetsrelaterade faktorer.
Under de närmaste åren kommer det här att få en ökad uppmärksamhet på grund av CSDDD, EU Corporate Sustainability Due Diligence Directive som slutförhandlades i december 2023.
(Läs mer om due diligence i leverantörskedjor här på EFFSO Tools.)
Leverantörsrelationer
En viktig del i försörjningsstabilitet är relationen med våra leverantörer.
Det är såklart viktigt att ha avtal som tydligt och effektivt reglerar eventuella störningar. (Egentligen blir avtal bara viktiga när något utöver det vanliga sker. Så länge allt löper på som vanligt behöver man sällan ta fram avtalet.)
Det är viktigt att ha olika incitament och konsekvenser som gör leverantören mer angelägen om att leverera trots störningar. Det är inte ovanligt att det läggs för lite tanke bakom viten i avtal. Ofta är de inte i paritet med effekterna av en utebliven eller försenad leverans. Det är också viktigt att definiera var ansvaret ligger i samband med olika störningar, inte minst vad som ska räknas som force majeure.
Men det räcker inte med bra avtal – mer måste till. Vi behöver ha en nära och löpande kontakt med leverantören i former som gör att eventuella kommande problem kan diskuteras tidigt. En del i det är att i samverkan med leverantören driva förbättringsarbete som minskar risken för störningar. Det kan till exempel handla om med vilken framförhållning vi lämnar prognoser.
Parallellt behöver vi löpande utvärdera vår leverantörsrelation och bedöma leverantörens situation. Det är lätt att en inarbetad relation fortsätter av ren slentrian, trots att vi ser varningssignaler. Vi måste skaffa oss kunskap om förändringar i leverantörens ekonomiska situation, ägarstruktur, orderstock, investeringar, personalsituation m.m.
Risk- och sårbarhetsanalys – grunden för försörjningsstabilitet
För att veta att vi fokuserar på rätt risker och arbetar med rätt saker behöver vi som vanligt göra en analys, i det här fallet en risk- och sårbarhetsanalys.
Med risk avses enligt ISO ”osäkerhetens påverkan på det vi vill uppnå”. Med sårbarhet avses i vilken utsträckning något (ett system, ett objekt etc.) kan stå emot och hantera en viss händelse.
Riskanalysen bör i det här sammanhanget utgå från de två begreppen kritikalitet och sannolikhet:
- Kritikalitet – hur allvarliga är konsekvenserna om något händer
- Sannolikhet – hur troligt är det att något händer
Sårbarhetsanalysen tar sin utgångspunkt i vad som behöver skyddas i verksamheten, och bedömer hur sårbart det är.
Arbetet med att skapa försörjningsstabilitet bör inriktas på de områden där externa försörjningskedjor spelar en viktig roll, och där riskerna (med störst kritikalitet och högst sannolikhet) är störst eller där sårbarheten är hög.
Vi kan sedan göra bedömningar av marknader och leverantörer för att sätta in åtgärder där de har störst betydelse.
(Läs mer om risk- och sårbarhetsanalys och riskhantering samt ta del av EFFSO:s webinar om riskhantering inom inköp som finns på Webinars inom inköp: EFFSOs senaste och mest relevanta.)
Försörjningsstabilitet skapas genom åtgärder
Det räcker inte med att analysera – vi måste också agera. Det är ett arbete som behöver ske löpande som en integrerad del av en inköpsorganisations löpande arbete. Varken vi som organisation eller företag, de olika marknaderna eller våra leverantörer är statiska – det sker hela tiden nya saker som vi behöver ta hänsyn till och hantera. Allra bäst är om vi kan hantera eventuella risker innan de händer.
