Förhandlingsstrategi och förhandlingstaktik

Att få till en effektiv förhandling

Hur får man till en framgångsrik förhandling? Rätt förhandlingsstrategi är en av framgångsfaktorerna för en effektiv förhandling. Övriga framgångsfaktorer är:

  • Leverantörsutvärdering
  • Definiering av mål
  • Förhandlingsstrategi
  • Prioritering av eftergifter
  • Planering av förhandlingsrundor
  • Organisering av förhandlingsteam
  • Dokumentering av förberedelser

Huvuddelarna i en förhandlingsstrategi

En förhandlingsstrategi brukar innehålla följande huvuddelar:

  • Strategiskt förhandlingsutrymme och logisk uppbyggnad
  • Förhandlingsteam med rollfördelning
  • Aktivitetsplan, tidsplan
  • Beskrivning av förhandlingsprocess

Centrala begrepp i en förhandlingsstrategi

Tre begrepp är centrala i en förhandlingsstrategi:

  • Mest Önskvärda Resultat (MÖR)
  • Minsta Acceptabla Resultat (MAR)
  • Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning (sv. BATEF, eng. BATNA).

Dessa begrepp kopplas sedan till modeller för kostnadsutvärdering, anbudsutvärdering och logiskt resonemang för att tillsammans utgöra en helhet.

Överlappningen mellan leverantörens MÖR till MAR och beställarens motsvarighet kallar man för förhandlingsutrymmet. Om parterna saknar förhandlingsutrymme strandar förhandlingen och för detta behöver man s.k. BATEF.

I huvudsak kan man dela in förhandlingen i två huvudkategorier:

  1. Förhandling i samband med upphandling
  2. Omförhandling av befintligt avtal

Omförhandlingen kan antingen vara en utvidgning av avtalet eller en omförhandling av befintliga villkor. Vid upphandling utgör ofta förfrågningsunderlaget och utvärderingsmodellen viktiga parametrar i förhandlingsstrategin.

Vid ett företag kan det finnas generella förhandlingsstrategier som man därefter bryter ned för varje sortiment eller varugrupp, Dessa anpassar man sedan för varje unik förhandling.

Förhandlingsteamet

I en förhandlingsstrategi är det brukligt att ta upp hur förhandlingsteamet ser ut och definierar dessas olika roller. Det kan se ut som nedan:

  Funktion   Roll   Budskap/manus
 Förhandlingsledare
  • Driver förändring: Söker alternativ/ möjligheter
  • Förstärk nyckelmeddelandet
  • Vi måste nå förändring
  • Inga ’heliga kor’
  • Behov och förväntningar
 Teknisk inköpare
  • Neutral: Söker en gemensam bas
  • Att vi värdesätter leverantören
  • Att vi värdesätter en god och långsiktig relation
 Produktionsansvarig
  • Den gode
  • Tillhandahåller en area för kommunikation
  • Söker en gemensam bas
  • Upprätthålla dag-dag relation
  • Fokusera på specifika detaljer
  • Behov av att effektivisera produktionen
  • Införa förändring
 Marknadsrepresentant
  • Detaljfokuserad
  • Ställer svåra frågor
  • Utmana antaganden
  • Lämnar tvivel hos leverantören
  • Håller trycket upp
  • Behov av förändring
  • Utvärdera alternativ
  • Behov att förbättra kostnad och service

Förhandlingsprocessen

Förhandlingsprocessen beskriver man enklast med någon form av flödesschema:

Förhandlingsprocess

Förhandlingsprocess

 

Prisförhandling

Den mest klassiska prisförhandlingen är nedbrytning av priset i delpriser. Delpriserna analyserar man sedan med en så kallad Cherry pick-analys som får fungera som ‘benchmark’. Delpriser där anbudsgivaren ligger högt utsätts för påtryckning.

En annan metdod är så kallad målprisförhandling dvs köparen sätter ut bestämda målpriser i förhandlingen. Målprisförhandling är vanlig bland offentliga upphandlare, eftersom de inte har samma möjlighet att spela ut leverantörer mot varandra. Därför spelar de ut leverantörerna mot målpriset istället.

Vill du lära dig mer? Då kanske EFFSOs utbildning Förhandling för Inköpare kan vara något för dig eller ditt team.

Att bemöta begäran om prisökningar från leverantörer

Som inköpare är vi vana vid att hantera situationen när leverantörer kommer med önskemål om normala prisökningar vid definierade tillfällen inom ramen för ett avtal. Det hanterar vi med hjälp av index och/eller förhandling. Det blir betydligt svårare när leverantören kontaktar oss och begär mycket stora prisökningar på grund av extraordinära situationer som råvarubrist, politiska…

RFI:n – Inköparens säljmaterial

RFI – översätts ofta med informationsförfrågan eller intresseförfrågan. Denna förfrågan ses av många inköpare som ett instrument för att samla marknadskunskap. Man tar reda på information om leverantörerna och deras produkter, med syfte att informationen sedan ska användas för att bygga en större och mer konkret anbudsförfrågan. En del använder även RFIn för att sålla…

Stockholmssyndromet

Många psykologiböker tar upp fenomenet där offret blir lojal med förövaren; det kallas stockholmssyndromet. Vad är det då som händer i dessa situationer. Jo, psykologerna menar att det är ögonkontakten som skapar lojaliteten. Genom nåt helt magiskt blir personen i underläge lojal med den mest kriminelle. Men vad har det här då med inköp att…