Förhandling – några tips vid genomförandet

Många tror att inköpare sitter i förhandlingar dagarna i ända. Vi som arbetar med inköp vet att så inte är fallet. Men förhandlingar spelar en viktig roll i en inköpares arbete. Därför är det bra om vi är duktiga på att förhandla. Den här artikeln tar översiktligt upp några aspekter av att genomföra en förhandling.

Introduktion

Förhandling är en process där två eller flera parter interagerar för att nå samstämmighet eller en överenskommelse. Förhandling är ett sätt för parter att hantera sina skillnader och nå en lösning på ett problem. Förhandling är ett sätt att ta oss från en position till en annan.

Vi förhandlar för att nå resultat. En överenskommelse uppnås endast när båda sidor känner att avtalet är bättre för dem än om ingen överenskommelse nåtts.

Vi förhandlar oftare än vi tror. Varje gång vi är i kontakt med en leverantör finns det element av förhandling eller sådant som kan komma att påverka en kommande förhandling.

En viktig del av en förhandling är förberedelserna där vi sätter våra mål och gränser, kartlägger motparten och analyserar styrkeförhållanden. (Läs mer om förberedelse till förhandling: Förhandling – med fokus på förberedelser.)

Att förhandla på ”talang” är sällan framgångsrikt. Precis som med alla andra färdigheter så förhandlingsteknik något som går att träna upp. (Det finns ytterst få saker i livet där man når mästerskapsnivå enbart på talang. Fråga vilken musiker eller idrottare som helst.)

Den här artikeln syftar inte till att ge en heltäckande guide till hur man genomför en förhandling. Den kommer t ex inte att ta upp olika taktiker och själva agerandet under förhandlingen.

Däremot kommer vi att i korthet beröra följande saker:

• Förhandlingsstrategi
• Förhandlingsplan
• Förhandlingsteam
• Förhandlingsargument
• Konsten att lyssna
• Några tips

Förhandlingsstrategi

En viktig del i förberedelserna är att bli klar över vilken typ av förhandling det handlar om. Det påverkar, tillsammans med styrkeförhållandena, i hög grad hur vi väljer att förhandla.

Något förenklat kan man säga att det finns två huvudtyper av förhandlingar:

• Dela värde
• Skapa värde

Dela värde

Det finns ett givet utrymme som vi ska dela upp på bästa möjliga sätt. Båda parterna vill lägga beslag på ett så stort stycke som möjligt av det utrymmet.

• Fokus är på att uppnå de egna målen
• Det finns en risk att förhandlingen blir en tävling
• Det finns en risk att skada relationen om resultatet blir för ensidigt

Skapa värde

Det finns inget givet utrymme som ska delas, utan vi kan i förhandlingen gemensamt skapa ett större värde som uppfyller båda parternas önskemål.

• Kännetecknas av att förhandlingen ses som ett gemensamt projekt
• Kräver större transparens, vilket förutsätter att det finns ett ömsesidigt förtroende
• Viktigt att ha en öppen inställning
• Förhandla om fler parametrar, det finns ofta saker som motparten vill uppnå som inte ”kostar” oss något
• Stärker ofta relationen mellan parterna

Förhandlingsplan

Vi behöver en plan för förhandlingen som omfattar när, var, vem och vad.

• När – ett tillfälle eller flera, korta eller långa möten
• Var – fysisk närvaro eller på distans, hos oss eller dem
• Vem – vilka ska delta från vår sida
• Vad – vad tar vi upp och i vilken ordning

Förhandlingsteam

Beroende på omfattning och typ av förhandling ser teamet olika ut.

Vissa minde förhandlingar kan genomföras av en enda person, t ex inköparen, men det är generellt en fördel att vara minst två. Genom att vara mer än en person har man bättre möjlighet att fånga upp signaler från motparten, och risken för feltolkningar minskar.

Vid större förhandlingar är det vanligt att utöver inköp ha med nyckelintressenter från verksamheten och olika specialister. Alla behöver då vara klara över sina roller – t ex vem som säger och svarar på vad. Det underlättas om de som ska vara med även är involverade i förberedelserna.

Förhandlingsargument

Våra argument i förhandlingen ska helst vara baserade på fakta.

Exempel på sådana fakta kan vara:

• Index
• Kostnadsnedbrytningar
• Benchmark
• Branschstandarder
• Offerter
• BATNA (Best Alternative To A Negotiated Agreement)

Det är bra att i förväg gå igenom alla argument med en kollega (eller förhandlingsteamet) för att provtrycka dem och vid behov vässa dem.

Att bluffa vid en förhandling innebär en stor risk. Eftersom affärsrelationer i hög grad handlar om förtroende så riskerar en genomskådad bluff att undergräva det. (Däremot kanske man inte behöver berätta allt i varje situation…)

Konsten att lyssna

Förhandling handlar inte enbart om att prata, dvs argumentera för sina egna krav eller önskemål. Minst lika viktigt är att lyssna. Förhandling är även att utforska – inte bara att ställa krav. Genom ett aktivt lyssnande kan vi bättre förstå deras situation och önskemål, och vi kan hitta öppningar som gynnar förhandlingen.

Och det är inte bara orden vi ska lyssna på. Lyssna även på i vilken ordning de tar upp saker, vem som tar upp det och hur de pratar. Just hur de pratar säger ofta mer än själva orden.

Lyssna även efter det som inte sägs. T ex kan ett uttalande som ”För att överväga ytterligare eftergifter behöver vi garanterade volymer” betyda ” Jag har fortfarande en bit kvar till mitt LDO”. (LDO = Least Desired Outcome.)

Genom att lyssna noga kan vi också identifiera sådant som kräver att vi gräver djupare, t ex påståenden som ”Marknaden har förändrats”. Ett sådant påstående gör att vi behöver ställa frågor som ”Hur har den förändrats? Och hur påverkar det vår möjliga affär?”

Några tips

Avslutningsvis kommer fyra små tips.

Inledning

Ha en förberedd inledning till förhandlingen. Det hjälper till att sätta stämningen och agendan för förhandlingen. Det kan vara en eller ett par korta meningar i stil med: ”Tack för att ni hade möjlighet att komma. Vår ambition är att innan vi slutar i eftermiddag ska ha kommit överens om en prismodell för tjänsterna så att vi vid nästa tillfälle kan enas om ett avtal med servicenivå och priser.”

Nej

Var försiktig med ordet nej. Ett nej stänger en dörr som är svår att öppna igen utan att tappa förtroendet och respekten. Däremot kan vi använda ett nej om vi villkorar det, t ex ”Vi kan inte gå med på det om ni inte kan garantera oss en viss volym”. (Kom bara ihåg att det säger mycket om vår acceptabla nivå.)

Pauser

Under en förhandling dyker det i princip alltid upp oväntade saker som man inte kunnat förutse. T ex kan motparten komma med ett utspel som man inte vara förberedd på. I ett sådant läge kan det vara korkat att reagera spontant. Det är nästan alltid bättre att säga: ”Det här skulle vi behöva titta närmare på. Kan vi ta en paus på 30 minuter?” (Om det är något större och mer komplext kan vi behöva bryta för dagen och återuppta förhandlingen om ett antal dagar.)

Pausen använder vi till att gå igenom motpartens utspel och analysera vad det innebär för oss, och hur vi ska svara på det.

Vi är människor

Kom också ihåg att det är människor som förhandlar. Vi tar med oss våra egna erfarenheter, våra personligheter och vårt humör in i förhandlingen. Även om vi tror att vi agerar objektivt och utan känslor så finns de rent subjektiva aspekterna alltid med.
Därför är det klokt att ha en öppen och förstående attityd till motpartens förhandlare. Och vi behöver även titta på hur vi själva reagerar under förhandlingen så att våra känslor inte tar överhanden.

Summering

Ett väl förberett och övat team med en plan har störst chans att uppnå ett lyckat förhandlingsresultat. Detta är något som varje erfaren och framgångsrik förhandlare kan skriva under på. Och så ska vi komma ihåg att vi är människor – både vi och dem.

Per-Arne Jonsson, Senior Managementkonsult på EFFSO