Dokumentation av avtal

I princip alla köpeavtal ställer krav på leverans av någon form av dokumentation. Mängden och nivån på dokumentationen brukar öka med graden av produktens förädling. Exempelvis kan köp av en råvara endast ställa krav på en produktspecifikation samt möjligen ett provningsprotokoll som visar att avtalad kvalitet levererats. Ett köp av en komplex teknikprodukt som har en avsedd livslängd på kanske 10 till 50 år kommer däremot att ställa mycket höga dokumentationskrav för att slutanvändaren ska kunna handha, underhålla och bygga om produkten till så låg totalkostnad som möjligt under hela dess livstid.

Att underspecificera dokumentationskraven kommer på lång sikt att innebära högre totalkostnader för användaren, medan en överspecificering innebär ett högre pris, som inte sedan ger någon återbäring i sänkta livscykelkostnader. Erfarenhet visar att det är minst lika vanligt att underspecificera dokumentationen som att överspecificera den.

I vissa fall ges dokumentationskrav ur lagstiftning, maskindirektivet är ett sådant viktigt fall. Sällan ger dock lagstiftningen tillräckligt med krav, utan det är upp till avtalsparterna att avtala om omfattning och framtagningsprocesser. Vid köp av standardprodukter finns ofta all nödvändig dokumentation tillgänglig före avtalstecknande vilket underlättar köparens värdering av innehållet. För kundanpassade produkter tas dokumentationen fram genom en process. Det kan många gånger vara värdefullt att avtala om hur denna process ska se ut. En framtagningsprocess kan delas in i olika skeden:

Handlingar under avtalsprocessen

Vid framtagning av avancerade OEM/ODM-produkter eller större totalentreprenader brukar dessa skeden definieras i en större mängd delnivåer. Skedena brukar delas in i fem huvudkategorier: Typhandlingar är leverantörens standarddokument och kan oftast lämnas ut i ett tidigt skede. I anbuds- och avtalshandlingar beskriver parterna på en schematisk nivå vad leveransen innehåller, dessa bildar sedan ramverk för framtagning av dokument i nästkommande skeden. Den i synnerhet viktigaste fasen är konstruktions- och granskningsfasen. I denna fas utbyter parterna en stor mängd dokument för motpartens granskning. Konstruktionsfasen mynnar sedan ut i fastställda produktionshandlingar (eller arbetshandlingar) som kommer att bli underlag för ordern till produktionsenheten. Ofta avviker produktionsenheten från produktionshandlingarna, dessa avvikelser noteras i avvikelserapporter som sedan sammanfattas i relationshandlingarna (ibland benämnda informationshandlingar). I relationshandlingarna beskrivs det verkliga utförandet av leveransen.

Granskningen av ett dokument kan resultera i att dokumentet godkänns, att den granskande parten lämnar ett antal kommentarer eller krav på förnyad granskning efter revidering. Det är viktigt att avtala om konsekvenserna av granskningskommentarer, felaktigheter samt krav på förnyad granskning. Det är också viktigt att avtala om maximalt tillåtna granskningstider och konsekvenserna av granskningstider som inte respekteras. Det är tyvärr alltför vanligt med leveransförseningar som beror på haltande granskningsprocesser.

Ett dokument kan ha en rad olika syften, en del av dess syften kan vara av sådan art att de berör en annan part, detta är en viktig anledning till att i ett avtal reglera ägande- och nyttjanderätt till de dokument som ingår i leveransen. En annan anledning är att leverantörer ofta försöker begränsa denna rätt för att kunna använda dokumenten till annat. Ägande- och nyttjanderätt bör regleras inom följande områden:

• Användande av dokument för drift, underhåll och framtida ombyggnad
• Användande av dokument vid vidareförsäljning av köpt produkt
• Användande av dokument för liknande produktion hos annan leverantör
• Användande av dokument i anbud, försäljningsmaterial, marknadsföring
• Modifiering av dokument för något av ovanstående syften

Sammanfattningsvis bör ett avtal innehålla:

• Dokumentationsomfattning
• Leveranstider för dokumentation
• Granskningsprocess
• Granskningstider
• Konsekvenser av granskningskommentarer
• Konsekvenser av försenad granskning
• Konsekvenser av fel i dokumentation
• Ägande- och nyttjanderätt

Följande huvudkategorier av dokument är vanliga att begära:

Specifikationer beskriver produktens kvalitativa egenskaper. Dessa behövs ofta för att köparen ska kunna vidareförädla, vidareförsälja och använda produkten. I köpeavtalet finns ibland redan en specifikation men utöver detta vill ofta köparen att leverantören specificerar övriga egenskaper.

Tekniska beskrivningar och ritningar beskriver verbalt eller grafiskt produktens funktionella egenskaper och behövs i likhet med specifikationer för vidareförädling, vidareförsäljning och användning av produkten.

Kvalitetsdokumentation visar att produkten eller på det sätt produkten framställts uppfyller de krav som ställts genom avtal, lag eller annat myndighetskrav. De vanligaste dokumenten är olika former av intyg som intygar att stipulerat krav uppfyllts. Det är också vanligt med olika former av mätprotokoll, testprotokoll och dylikt som styrker kraven. Kvalitetsdokumenten kan antingen vara utfärdade av leverantören själv, en annan part eller ett certifierat organ.

Driftsinstruktioner beskriver hur användaren skall handha produkten i den dagliga driften. Dessa jämte underhållsinstruktionerna blir juridiskt viktiga dokument eftersom beställaren måste förhålla sig till dessa vid driften för att fullt ut kunna åberopa felansvar.

Underhållsinstruktioner beskriver alla större och mindre underhållsåtgärder och dessas intervall. Intervallen beskrivs ofta i tid, men det förekommer även enheter såsom kilometer, kilowattimmar, producerad mängd, antal start/stopp. I underhållsinstruktionerna bör även ingå reservdelslistor där köparen kan se artikelnummer och tillverkare av reservdelarna.