Anbudsutvärdering, offertutvärdering, kvalificering

Det finns flera metoder för att utvärdera anbud. Skillnaderna mellan dessa beror på vilket syfte som utvärderaren har. Vissa utvärderare kan ha som syfte att uppfylla vissa lagkrav (offentliga upphandlare) medan andra utvärderare kanske är mer inriktade på att kunna uppvisa att en affär är lönsam eller varför en viss produkt eller leverantör bör väljas. Nedan följer de vanligaste typerna av utvärdering.

Investeringsbedömning, affärskalkyl

Investeringskalkylen bygger på att bedöma samtliga intäkter och kostnader för ett projekt eller en verksamhet med syfte att fastställa om investeringen eller affären är lönsam eller inte. En investeringsbedömning sker som regel långt innan en upphandling, men som bas för bedömningen finns ofta olika budgetofferter som inhämtats. Investeringsbedömningen används ofta för att formulera budgetramar för kommande upphandlingar. Likadant fungerar en affärskalkyl, men denna används snarare vid lansering av en ny produkt. Under en upphandlingsfas är det vanligt att på nytt genomlysa investerings- eller affärskalkyl.

Budgetbedömning

Vid stora upphandlingar är det vanligt följa upp budget och investerings-bedömning för att se om tidigare beslut behöver omprövas eller åtgärdsplaner behöver införas. Ofta kombineras budgetutvärderingen med en anbudsutvärdering.

Anbudsutvärdering, val av bästa anbud

Vid de flesta köp görs en anbudsutvärdering som dels syftar till att kontrollera att köparen får den omfattning som efterfrågas och dels att utse vilken produkt eller anbudsgivare som är bäst lämpad. Som regel byggs en anbudsutvärdering upp av checklistor med syfte att kontrollera att allt är inkluderat och vilka avsteg som kan tillåtas eller inte. Det är vanligt att låta anbudsgivarna göra en så kallad punkt-för-punkt-kommentering (eng. clause-by-clause-commentary). I en sådan listas avtalets samtliga delar, såväl kommersiella som specifikationer mm, kapitel för kapitel. Anbudsgivaren får sedan markera om varje krav är uppfyllt, om det finns avsteg eller tillägg. En del inköpare lägger till och med in hela avtalstexten i en egen kolumn i listan för att det ska bli lättare att följa kommenteringen.

Ekonomiskt ställs leverantörerna emot varandra där alla faktorer såsom pris, distanskostnader, betalningsvillkor mm räknas ihop på ett sådant sätt att anbuden rättvist kan vägas mot varandra. Industriinköpare brukar inte väga in mjuka faktorer såsom estetisk förslag, kundservice etc i någon större utsträckning. Däremot brukar offentliga upphandlare väga in detta i mycket större utsträckning.
Offentliga upphandlare använder ofta olika poängmetoder för att bedöma andra faktorer än pris. Den vanligaste metoden bygger på att ett antal värderingsgrunder väljs, exempelvis estetik, kvalitet och kundservice: Dessa samt priset ges sedan en viktning, exempel:

Inom varje värderingsgrund definieras sedan kriterier som måste uppfyllas för att få olika poäng: Poängen kan antingen bedömas som absoluta poäng, dvs o-beroende av anbudsgivare, eller som relativa poäng där den bästa anbudsgivaren får flest poäng. Exempel (med absoluta poäng):

Prispoäng är oftast av absoluttyp. Samtliga poäng vägs sedan ihop med viktningen till en totalsumma där anbudsgivare med flest poäng vinner.
En alternativ metod är mervärdesmetoden som bygger på att varje värderingsgrund istället för en procentsats åsätts ett värde i kronor. Den anbudsgivare som inom en värderingsgrund får maximal poäng tilldelas sedan hela detta mervärde, den som får mindre poäng får relativt lika mycket mindre mervärde. Från priset dras sedan mervärdena och den som har minst summa vinner anbudsutvärderingen. I princip är poäng- och mervärdesmetod endast olika sätt att åskådliggöra utvärderingen.

”Cherry pick”-analys

Många inköpare arbetar med en så kallad ‘cherry pick’-analys. Denna bygger på att inköparen har begärt in anbud nedbrutna i en mer detaljerad nivå. Anbuden läggs sedan bredvid varandra och det lägsta delpriset plockas ut för respektive delmoment. Summan av de lägsta delpriserna kan ge inköparen en indikation på hur långt det kan gå att förhandla ner priset. Ännu viktigare är att ‘cherry pick’-analysen blir ett verktyg i förhandlingsarbetet genom att inköparen trycker ner delpriserna hos respektive anbudsgivare, med syfte att få ned totalpriset.

Riskutvärdering

I en riskutvärdering sammanställs samtliga tekniska, kommersiella och omvärldsrisker med syfte att ge förslag på åtgärder (eller icke åtgärder). Oftast blir utvärderingen en matris med beskrivning av riskerna, konsekvenser och eventuella förebyggande åtgärder. Det kan vara väl värt att observera att det är ett vägval huruvida varje risk skall beaktas och förebyggas eller inte. Att förebygga alla upptänkliga risker kan bli mycket kostsamt, kanske bekvämt, men sällan affärsmässigt. Exempel riskmatris: