Effektivt inköp har utvecklats till en konkurrensfördel för företag. I detta blogginlägg förklarar vi vad Procurement Excellence innebär och hur vi på EFFSO kan hjälpa dig att nå det.
Varje företag är beroende av sina leverantörer för att leverera produkter och tjänster av hög kvalitet, till rätt pris och i rätt tid. Men att hantera leverantörskedjan är inte alltid en enkel uppgift. Det kräver strategisk planering, riskhantering, hållbarhetsarbete, innovation och ständig förbättring. Det är här Procurement Excellence kommer in i bilden.
Procurement Excellence är ett begrepp som beskriver hur inköpsfunktionen kan utvecklas och optimeras för att skapa högre värde för verksamheten. Det handlar om att ha en tydlig vision, mål och strategi för inköp, samt att ha rätt organisation, processer, verktyg, kompetens och kultur för att genomföra den. Procurement Excellence är inte ett mål i sig, utan snarare en resa som kräver kontinuerlig anpassning och lärande.
Varför är Procurement Excellence viktigt? Jo, för att inköp har en direkt påverkan på företagets ekonomiska resultat, konkurrenskraft och kundnöjdhet. Inköp kan bidra till att sänka kostnader, öka kvaliteten, minska risker, främja innovation och hållbarhet, och stödja tillväxt. Men för att göra det måste inköp vara effektivt, proaktivt och värdeorienterat, dessutom måste inköp vara i samklang med sin samtid. Inköp behöver vara på tårna med andra ord, och det är exakt det som säkerställs med Procurement Excellence.
Hur kan man uppnå Procurement Excellence?
Det finns ingen universell lösning för att uppnå Procurement Excellence, eftersom varje företag har sina egna förutsättningar, utmaningar och möjligheter. Men det finns några grundläggande steg som kan hjälpa dig på vägen:
- Gör en nulägesanalys av din inköpsfunktion. Identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Jämför dig med best practice och benchmarka mot dina gelikar. Prioritera de områden som har störst potential för förbättring och som är möjligt att implementera.
- Formulera en vision, mål och strategi för inköp. Vad vill ni uppnå med inköp? Hur ska ni mäta framgång? Hur ska inköp stödja företagets övergripande strategi? Hur ska ni positionera inköp som en strategisk partner för verksamheten?
- Utveckla er inköpsorganisation. Se till att ni har rätt roller, ansvar, kompetens och resurser för att genomföra er strategi. Skapa en kultur av delaktighet, engagemang och förändringsvilja. Satsa på utbildning och kompetensutveckling.
- Optimera era inköpsprocesser och verktyg. Standardisera, digitalisera och automatisera era processer för att öka effektiviteten, transparensen och efterlevnaden. Använd modern teknik och dataanalys för att underlätta beslutsfattande, rapportering och uppföljning.
- Driv värdeskapande i era kategorier och leverantörsrelationer. Använd kategoristyrning och strategiskt inköp för att optimera er leverantörsbas, förhandla fram bättre avtal, och skapa långsiktiga partnerskap. Fokusera på totalkostnad, kvalitet, risk, innovation och hållbarhet.
Bild 1: Procurement Excellence är ett holistiskt sätt att kontinuerligt utveckla inköp och involverar såväl kompetens, struktur, strategi, digitalisering, analys som processer.
Att uppnå Procurement Excellence är inte en engångsinsats, utan ett ständigt pågående arbete. Det kräver engagemang, uthållighet och flexibilitet. Det kräver också att ni har rätt stöd och expertis för att driva förändring och utveckling.
Procurement Excellence kan se olika ut för olika företag
I vissa företag finns redan idag team som arbetar med Procurement Excellence. De stöter ofta på utmaningar som exempelvis resursallokering, effektivitet, kompetens och tröghet inom företaget. Förändring är ofta svårt, för att använda ett vanligt talesätt: Det är ofta svårt att lära gamla hundar att sitta.
I en slimmad organisation kan antalet potentiella förbättringsaktiviteter sällan stå i paritet med tillgängliga resurser. Och även om resurser finns så är det svårt att prioritera rätt aktiviteter utifrån organisationens förutsättningar. Det är helt enkelt svårt att driva förändringen i tillräckligt högt tempo. Samtidigt kan det vara en stor skillnad på att arbeta i linjen och driva verksamhetsutvecklande arbete. Att vara duktig på hantverket inköp är inte samma sak som att bygga och utveckla best-in-class inköpsorganisationer.
Organisationens storlek är också en starkt påverkande faktor. Mindre företag har ofta svårt att rättfärdiga investeringen i en dedikerad Procurement Excellence avdelning. Här kan det vara intressant att först fokusera på att etablera en välfungerande struktur för såväl operativt, taktiskt och strategiskt inköp och göra fokuserade punktinsatser inom utvecklingsområden som ger hög effekt och är enkla att implementera.
För medelstora företag är utmaningen något annorlunda. Här rör vi oss ofta i ett gränsland för när Procurement Excellence blir en nödvändighet. GAP-analyser kan ge en bra indikation på utvecklingspotentialer och i relation med företagets tillväxtplan kan inköpschefer börja bygga upp Procurement Excellence funktionen. En enkel regel är att om organisationen inte kan motivera ett dedikerat Procurement Excellence team med cirka tre resurser inom ett till två år är det bättre att nyttja externa resurser tills ni når den nivån.
Stora företag har troligtvis redan en etablerad Procurement Excellence funktion. GAP-analys och utvecklingsplan är ofta på plats, och utmaningen ligger snarare i resursbrist och tillgången på rätt kompetens vilket skapar back-logs med förbättringsaktiviteter inom organisationen. Vår erfarenhet är att Procurement Excellence funktioner i stora företag ofta har svårare att driva förändring på grund av tröghet, process arv, intern politik och komplexa strukturer.
Vad kan EFFSO göra för dig?
På EFFSO har vi mer än 15 års erfarenhet av att stötta inköp inom både privat och offentlig sektor att bli mer effektiva och skapa högre värde. Vi har en bred och djup inköpskompetens och kan erbjuda dig både inköpsexpertis och kompetensförsörjning.
Vi hjälper dig att bygga upp en egen Procurement Excellence funktion, eller att driva Procurement Excellence initiativ i din organisation som redan har en etablerad funktion. Vi kan hjälpa dig med allt från nulägesanalys och strategiutveckling, till processoptimering och digitalisering, till kategoristyrning och leverantörshantering. Vi kan också hjälpa dig med rekrytering, interimskonsulter, utbildning och coachning för att utveckla ert Procurement Excellence team.
