En framgångsrik start – fem viktiga fokusområden för en ny inköpschef

I dagens dynamiska, för att inte säga turbulenta, företagsklimat spelar inköpschefen en central roll. Fokus på sänkta kostnader kontrasteras med starka incitament för att säkerställa en robust, effektiv och inte minst hållbar leveranskedja. Det senare kan till och med innebära ökade kostnader. Att som ny inköpschef lyckas att balansera dessa två motpoler kräver ofta en tydlig plan. Samtidigt finns det stora möjligheter för en ny inköpschef att bygga den stabila grund som gör det möjligt att skapa en miljö som resulterar i varaktig positiv förändring.

I den här bloggposten belyser vi fem viktiga områden som vi anser att en ny inköpschef bör fokusera på under sina första 100 dagar.

Skapa en djup och bred förståelse för företagets affärsmodell, strategi och värderingar

Som ny inköpschef är det ofta viktigt att inleda med att skapa sig en bra bild av företagets affärsmodell.

När det gäller förståelse för affärsmodellen så gäller det inte bara att förstå de produkter eller tjänster som köps in, utan också att identifiera hur dessa inköp integreras i såväl företagets produkter som deras strategiska värde. Här kan det vara intressant att även boka in möten med några av företagets kunder. Detta skapar ofta mervärde och ger perspektiv då man får bättre insyn i kundernas utmaningar, pain-points och förväntningar på er som leverantör.

Högpresterande inköpsfunktioner har oftast en inköpsstrategi som ligger i linje med företagets mål och vision. Att förstå affärsmodellen i detalj är alltså avgörande för att inköpsstrategin pekar i rätt riktning.

Företagets strategi och värderingar ligger också ofta till grund för hur inköp ska placera sitt fokus – är det kostnadskontroll och besparingar som är första prioritet eller är det viktigare att skapa en robust leverantörskedja även om det innebär ökade kostnader.

Fokusera på leverantörssamarbete i stället för prispress och konkurrens

Som inköpschef är du ofta företagets ansikte utåt gentemot era partners och leverantörer. Detta ställer höga krav på såväl social och analytisk kompetens som tydligt ledarskap och förmåga att kommunicera.

De senaste åren många inköpsfunktioner tvingats hantera flera oförutsedda utmaningar, samtidigt som stora störningar minskat effektiviteten i många leverantörskedjor. Covidpandemi, krig, olyckor och klimatpåverkan har alla skapat hinder som fått många inköpschefer att omvärdera tidigare strategier. Detta har gjort att många analytiker pekar idag på att fördjupat leverantörssamarbete är en av de stora trenderna inom inköp.

Att etablera, bygga och stärka relationer med leverantörer blir då en av de mest strategiska uppgifterna för en inköpschef. Genom att engagera sig i öppen och transparent kommunikation kan inköpschefen skapa en dynamisk relation baserad på samarbete med strategiskt viktiga leverantörer.

Detta inte bara underlättar förhandlingar och säkrar leveranser och konkurrenskraftiga priser utan skapar också en grund för långsiktigt och robust samarbete samtidigt som det ger utrymme för leverantörerna att fokusera på innovation som ger mervärde för båda parter.

Att säkra hela leveranskedjan har blivit allt viktigare, och en intressant tanke är att även ha en dialog med inköpschefer hos några nyckelleverantörer för att förstå hur de säkrar sitt inköp i alla försörjningsled.

Behåll den holistiska blicken för att koppla samman spenden, policies, processer, och verktyg

Inledningsvis är det A och O att förstå företagets inköpsmönster, dvs de olika inköpskategorierna, skapa insyn i leverantörsbasen och inköpsvolymer i de olika dimensionerna. Finns inte en aktuell spendanalys är detta viktigt att få på plats. Spendanalys är i mångt och mycket grunden för att skapa en framgångsrik inköpsprocess. Det gör det även möjligt att relativt snabbt göra en potentialbedömning för att identifiera förbättringsområden som kan ge tydlig och snabb effekt, exempelvis vilka kategoriprojekt som ska prioriteras.

Många nya inköpschefer upplever att deras nya arbetsplatser har många policies, processer och verktyg på plats, men dessa är oftast inte väl integrerade. Som ny på jobbet är det viktigt att försöka behålla en holistisk blick i stället för att djupdyka inom enskilda problemområden.

En grundlig genomgång av alla befintliga inköpsprocesser är ofta nyttig för att identifiera ineffektiviteter och potentiella förbättringar. Detta inkluderar att utvärdera graden av digitalisering, identifiera flaskhalsar och ineffektiva processer och säkerställa att det finns en tydlig metodik som ligger i linje med den utarbetade inköpsstrategin. Här är det oftast viktigt att detta sker inom såväl strategiskt, operativt som taktiskt inköp.

Genom att fokusera på helheten till att börja med kan gapen i ett stort lapptäcke enklare upptäckas. När nulägesanalysen är på plats är det enklare att prioritera kommande aktiviteter. Genom att optimera inköpsprocesserna och hitta nycklarna till rätt verktyg (som kanske redan finns men inte utnyttjas optimalt) kan effektiviteten ökas, kostnader minska och output öka igenom hela leveranskedjan.

Bygg relationer och säkerställ tydlig kommunikation för att få med alla på resan

Att snabbt uppnå resultat och kommunicera dessa är en välbeprövad metod för att skapa framåtdriv i en förändringsresa. Som ny inköpschef är det viktigt att etablera en effektiv kommunikationsstruktur för att tydligt kommunicera såväl nya inköpsstrategier som implementerade förbättringar internt och externt.

Det är också viktigt att tidigt få med sig nyckelpersoner på förändringsresan – ett alternativ är att bygga ett taskteam som tidigt får vara drivande i förändringsresan. Var noggrann med att kartlägga organisationen, såväl ur ett kompetensperspektiv som ett nätverksperspektiv. Det är hel avgörande att direkt ha en fördjupad dialog med alla medarbetare som på något sätt har en inköpsroll för att förstå deras roller och ansvar och inte minst kompetenser. Förutom de traditionella inköpskompetenserna kopplade till inköpsprocessen, och balansen mellan analys och strategi samt förmågan att skapa relationer och arbeta tvärfunktionellt, så behöver inköpschefen förstå om kompetenserna täcker nyare kompetenskrav. Här behöver man vara uppmärksam på kompetenser inom exempelvis heta områden som hållbarhet, digitalisering och riskhantering.

Förutom dialogen med medarbetarna inom inköp är det minst lika viktigt att ha dialog med nyckelpersoner i övriga verksamheten för att förstå deras förväntningar och uppfattningar om vad som fungerar bra och var utmaningarna finns. Detta gäller inte minst att förstå ledningens förväntningar och det egentliga uppdraget i den nya rollen.

Genom att skapa förutsättningar för en öppen dialog kan du som inköpschef skapa förståelse för både din och inköpsavdelningens roller och samtidigt bidra till skapandet av en samarbetskultur som sträcker sig både inom och utom organisationen. Detta kan vara helt avgörande för att både lyckas med att smidigt implementera nödvändiga förändringar samtidigt som det skapas buy-in från organisationen.

Vikten av att lyssna mer än att prata i det här inledande skedet kan inte nog betonas. Att bygga relationerna och skapa tillit är viktiga dörröppnare för att skapa moment och få det nödvändiga mandatet att driva transformation.

Sätt fokus på hållbart inköp och digitalisering

Hållbart inköp och större samhällsansvar har blivit alltmer centralt när det ska tas viktiga affärsbeslut. Som ny inköpschef är det viktigt att tidigt integrera hållbarhetsprinciper i inköpsstrategin. Mervärde kan också skapas genom att identifiera leverantörer med liknande värderingar och öka samarbetet med dessa för att skapa en win-win situation. Genom att sätta upp riktlinjer för miljömässig och socialt ansvarstagande utvecklas även inköpsavdelningens ansvarsområde.

Detta inte bara återspeglas positivt på företagets rykte utan positionerar också inköpsavdelningen som en drivkraft inom den gröna omställningen. Något som inte minst är viktigt för att locka till sig nya unga inköpstalanger.

Det samma gäller nyttjande av digitalisering och säkerställande av att viktiga inköpsprocesser har optimalt digitalt stöd. När det gäller digitalisering så finns det ett stort tryck på alla delar av företagen att utnyttja den potential som finns inom AI. Här är det kanske plats för en brasklapp, teknologi i sig själv har sällan ett egenvärde. Det viktiga är inte att processer digitaliseras, det viktigaste är att rätt process digitaliseras.

I många fall finns det möjligheter att plocka lätta poäng genom att öka användandet av existerande digitala verktyg, så förblindas inte av hypen att allt kommer att bli bättra av att implementera AI. När det väl finns en välfungerande och digitalt integrerad inköpsprocess då är det tillfälle att se var AI kan erbjuda för att skapa ytterligare effektivisering.

Rätt start skapar rätt förutsättningar för framgång

Genom att fokusera på dessa centrala aktiviteter under de första 100 dagarna på jobbet kan du som ny inköpschef inte bara navigera genom de komplexa utmaningarna inom inköpsområdet utan också skapa en stark grund för framgång och långsiktig positiv påverkan. Rätt fokus från början lägger grunden för en förändringsresa där förståelse, samarbete och strategiskt tänkande kommer att forma inköpsavdelningens framtida roll inom företaget och bidra till ett varaktig värdeskapande.