Vid inflation, svag krona och lågkonjunktur kan det ofta vara en utmaning för inköpsfunktioner att påvisa sitt värde. När allting stiger i pris innebär det att Inköps vanligaste mätetal – kostnadsbesparing per enhet/timme – oavsett inköpsfunktionens insatser kommer att visa på kostnadsökningar för företaget eller organisationen. Vilket kan kännas ganska hopplöst.
Det finns dock flera sätt att visa resultatet från ens ansträngningar utan att för den delen leverera lägre inköpspris per enhet eller timme. Inom ramen för inköp finns det också stora möjligheter att skapa värde genom att konsekvent arbeta med att minimera kostnadshöjningarna knutna till inflationen. Dessutom kan Inköp inkludera fler parametrar för hur en besparing kan beräknas och redovisas. Det är också viktigt att förankra dessa besparingar internt för att inköp ska kunna ta cred för att jobbet som görs faktiskt resulterar i positiva resultat. I samband med dessa alternativa besparingsberäkningar så krävs alltså ett gediget förankringsarbete internt. Precis som vid införande av andra beteende eller processförändringar behöver Inköp kommunicera ett nytt arbetssätt för att få med sig organisationen på tåget.
Modeller för besparingsberäkningar
Nedan har vi försökt lista de typer av besparingsberäkningar som vi på EFFSO använder i våra kategoriprojekt.
Först delar vi upp besparingar utifrån vilka effekter de genererar:
- Kostnadsbesparingar – den klassiska beräkningen av besparingar, föregående pris minus/plus nytt pris
- Undvika kostnader – beräkna besparingen genom att följa de aktiviteter som leder till lägre framtida kostnader, som exempelvis avhållsamhet, effektiviseringar eller riskminimering.
- Kassaflödesförbättringar – förbättra likviditeten för att kunna finansiera dagliga verksamhetsbehov eller investeringar.
Tolv olika områden
Alla besparingsberäkningar kan placeras in i en eller flera av ovanstående effekter. Därefter kan vi dela upp besparingar i tolv (12) olika områden (se figur nedan):
- Kostnadsminskning, sänkt pris per enhet – besparingar som realiseras genom lägre pris för köp av kontrakterad produkt eller tjänst. Exempelvis genom omförhandling av pris eller förändring av specifikation.
- Undvikta kostnader – minskat användande (köp) av en produkt eller tjänst, alternativt köp av ett mer kostnadseffektivt alternativ.
- Rabatt, kick-back eller bonus – besparing som realiseras genom rabatter, kick-back inkluderad i existerande leverantörsprislista (utan några volymåtaganden) eller bonus vid avtalstecknande.
- Processeffektivisering – besparing som realiseras genom förändring av existerande interna processer som minskar den interna arbetsbördan.
- Minskat lager – lägre kapitalbindning genom minskning av befintliga lager samt besparingar som kan kopplas till lägre direkta lagerhållningskostnader.
- Förbättrade betalningsvillkor – förbättring av rörelsekapital genom exempelvis ökning av antal betalningsdagar eller genom att erhålla kassarabatter vid tidigare betalning.
- Köp av ny produkt/tjänst – besparing som realiseras genom att inköp förhandlat ett lägre pris på produkt eller tjänst som inte köpts tidigare.
- Avstå från köp – avstå från köp till följd av inköps aktiviteter.
- Nyskapat värde – skapande av värde genom aktiviteter (exempelvis förädling) som inte budgeterats, exempelvis kvalitetsförbättring av befintliga produkter eller tjänster.
- Kostnadsminskning inom investering – besparing som realiseras genom förhandling av lägre kostnad för en kommande investering i jämförelse med ursprungligt bud.
- Undvikande av straff- eller förseningsavgifter – undvikande av kostnader genom att förhandla fram fördelar som exempelvis sänkta eller avskaffade straff- och/eller förseningsavgifter.
- Undvikta kostnadsökningar – besparing som realiseras genom reducering av en aviserad kostnadsökning.
Figur: Besparingsberäkningar grupperade per område
När man beräknar en besparing måste varje förbättring ställas mot en baseline för att kunna beräkna den effekt som inköp genererat.
Så kan man beräkna en besparing genom att jämföra med baseline
Som exempel: För att beräkna besparingen för ökad effektivisering och minskad arbetsbörda (punkt 4 ovan) kartlägger inköpsfunktionen nuläget för att få fram en baseline. Vanligtvis beräknar och mäter man den tid det tar att utföra ett visst moment innan förbättringen. Sedan jämförs baslinjen med den tidsbesparing som effektiviseringen genererat. Detta multipliceras sedan med internkostnaden per timme samt antalet resurser som påverkas. Utifrån det kan man sedan beräkna besparingen.
Samma princip gäller när man ska beräkna övriga besparingar, etablera en baseline och jämför det värdet med den effektivisering ni levererat.
En del av dessa besparingsberäkningar kräver att man genomfört en TCO eller LCC analys för att kunna beräkna besparingen, därav bör man som inköpsorganisation noga avväga vilka av dessa beräkningar organisationen är mogen att kartlägga, utvärdera och följa upp.
Kommunicera, förankra och kommunicera ännu mer
Som sagt, det är väldigt viktigt att förankra metoderna för att beräkna besparingar internt innan ni börjar använda er av dessa. Om inte ledning eller andra nyckelintressenter accepterar en viss typ av besparingsberäkning kommer det också bli svårt att driva förbättringsaktiviteter. Dessutom riskerar inköpsfunktionen att inte få cred för de aktiviteter som genomförs, utan hamnar med svarte petter på hand då de generella prisökningarna äter upp de besparingsmål som Inköp har förbundit sig till.
Genom att tänka brett och agera med öppet sinne kan Inköp även visa på att de kan skapa värde även i en lågkonjunktur. I många fall kan det även innebära en win-win situation där en strategiskt viktig leverantör också går vinnande ur lågkonjunkturen, något som positivt kommer att påverka den långsiktiga leverantörsrelationen.
Om ni är intresserade av hur dessa beräkningssätt kan implementeras i er organisation, tveka inte att kontakta någon av oss på EFFSO eller ta del av vårt webinar!
