Att bemöta begäran om prisökningar från leverantörer

Som inköpare är vi vana vid att hantera situationen när leverantörer kommer med önskemål om normala prisökningar vid definierade tillfällen inom ramen för ett avtal. Det hanterar vi med hjälp av index och/eller förhandling. Det blir betydligt svårare när leverantören kontaktar oss och begär mycket stora prisökningar på grund av extraordinära situationer som råvarubrist, politiska konflikter och/eller snabbt ökande inflation.

Det finns ett värde i att ha ett tydligt och konsistent budskap till leverantörsmarknaden. Därför är det bra om man i organisationen har ett gemensamt förhållningssätt i sådana här situationer. Risken blir annars att man hamnar i särbehandling baserat på individuella aspekter, speciellt eftersom det ofta finns känslomässiga element med i sådana här extraordinära situationer.

Jag ska försöka ge några tips om hur man som inköpare kan förhålla sig på ett konstruktivt sätt. Gemensamt för de här tipsen är att agerandet bör vara baserat på faktabaserad analys och ett strategiskt perspektiv.

1. Säg inte ja

Acceptera aldrig en begäran om prisökningar utan diskussion. Det gäller även om höjningen upplevs som motiverad och skälig. (Möjligtvis kan du säga ok om det handlar om små ökningar och små inköpsvolymer.)

2. Säg inte nej

Säg inte nej utan att först ha hört leverantörens resonemang. Ett nej utan att känna till bakgrunden kan upplevas av leverantören som okunnigt eller oseriöst vilket kan skada det fortsatta samarbetet.

3. Hela kedjan ska bära kostnadsökningarna

Var tydlig med att leverantören inte kan vidareföra hela sina kostnadsökningar. Argumentera för att varje del i kedjan behöver ta en del av den totala kostnadsökningen.

4. Jämför med andra

Jämför med prisnivå och höjningar från andra leverantörer på samma leverantörsmarknad – både de som levererar till den egna organisationen och andra. Använd branschinformation, egna nätverk och öppet tillgänglig information (t ex offentliga upphandlingar) för att skaffa kunskap.

5. Basera på fakta

Be leverantören att presentera underlaget för den begärda prisökningen, om möjligt nedbruten på segment, tjänst eller produkt. Be om transparens kring vilka faktorer som vägts in, i vilken utsträckning och för vilka segment, tjänster eller produkter.

6. Gör en kostnadsnedbrytning

Gör en egen analys av hur stor del av leverantörens pris som egentligen påverkas av leverantörens inprisökning, t ex hur stor del av en produkt som påverkas av en viss råvarukostnad. Detta är bra för att ha en egen utgångspunkt i diskussionen med leverantören.

7. Differentiera prisökningen

Undvik att gå med på generella prisökningar, utan försök istället att definiera olika prisökningar på olika segment, tjänster och produkter – även med hänsyn till vad vi köper mest av.

8. Strategiskt perspektiv

Det slutliga beslutet påverkas av leverantörens strategiska betydelse – tänk Kraljics matris med lönsamhetspåverkan och risk/utbytbarhet. (En leverantör som vi är helt beroende av behöver vi förhålla oss annorlunda till jämfört med en leverantör som vi lätt kan byta ut.)

De här råden gäller generellt för prisförhandlingar, men de är speciellt viktiga i extraordinära situationer. Det handlar om att förstå varandras utgångsläge och att skapa ekonomisk hållbarhet över tid.

/Per-Arne Jonsson,

Seniorkonsult på EFFSO AB

Förhandlingsstrategi och förhandlingstaktik

Att få till en effektiv förhandling Hur får man till en framgångsrik förhandling? Rätt förhandlingsstrategi är en av framgångsfaktorerna för en effektiv förhandling. Övriga framgångsfaktorer är: Leverantörsutvärdering Definiering av mål Förhandlingsstrategi Prioritering av eftergifter Planering av förhandlingsrundor Organisering av förhandlingsteam Dokumentering av förberedelser Huvuddelarna i en förhandlingsstrategi En förhandlingsstrategi brukar innehålla följande huvuddelar: Strategiskt förhandlingsutrymme…

Ramavtal, avropsavtal

Vad är ett ramavtal? Ramavtal är ett samlingsbegrepp för köpeavtal som bildar ramverk för kommande köp av generisk natur. Ramverket i sig liknar vilket annat köpeavtal som helst, med allmänna och särskilda avtalsvillkor. Det som gör avtalet till ramavtal är de särskilda villkor som reglerar avrop av kommande köp. Det är dessa avropsorder som binder…

Prismodeller

Priset för en produkt bestäms av faktorerna produktkostnader, kundvärde, marknadsvärde och prismodell. Produktkostnaderna är de kostnader som leverantören har för att utveckla, tillverka och sälja produkten. Kundvärdet är det värde produkten har hos kunden, exempelvis genom kostnadsbesparingar eller värdet i nästa försäljningsled. Marknadsvärdet är det värde produkten har på marknaden och beror på tillgång och…