Ta fram kategorianpassade strategier

De flesta inköpsfunktioner har ambitionerna att arbeta strategiskt men många saknar genomtänkta strategier för sina kategorier. Att utveckla och implementera kategorianpassade strategier är en komplex process som skiljer sig mellan olika kategorier och branscher. Men vi vet också att de som lyckas väl med sin strategiprocess levererar betydligt bättre resultat. Resultat i form av sänkta kostnader, lägre kapitalbindning samt större kundnytta. Större trovärdighet och inflytande på företaget är ytterligare positiva effekter. Det har vi skrivit om i tidigare inlägg.

Fredrik Azmani har lång erfarenhet av kategoristyrning. I ett inlägg från december 2018 delade han med sig av sina tankar om rollen som kategoriledare. i första delen skriver han om kategorianpassade strategier, och om vikten av att som kategoriledare hela tiden hålla sig väl underrättad om allt som berör kategorin. Informationen kan hämtas in på olika sätt, det viktiga är att informationen delas och används internt för att löpande utvärdera strategierna. Ett sätt att göra det på är att gå efter den så kallade ”Global Sourcing Excellence”-metoden som beskrivs i del två.

Ha koll på dina marknader

”Begreppet strategi kan definieras som den riktning som inköparen önskar driva sin affär eller inköpskategori. För att kunna utveckla strategier räcker det inte med att ha god kunskap om sina kategorier. Kategoriledaren behöver ha full insikt i de marknader som berör kategorierna. Hen måste exempelvis veta vilka marknader de mest strategiska leverantörerna befinner sig på, hur mycket spend som rör sig inom området samt vilka produkter som är mest kostnadsdrivande.

Klassificering av leverantörer

Vidare krävs kunskap om kategorins leverantörer och deras produkter. En kategoriledare behöver kunna klassificera dessa. Det finns olika välkända kvalificeringsmetoder som är anpassade efter produktportföljen. Viktigt är även att förstå deras komplexitet och svårighetsgrad, konkurrenssituation samt den ekonomiska, geografiska och sociopolitiska situationen m.m.

Löpande omvärldsbevakning

Sedan behöver man konstant hålla sig informerad samt vara på ständig jakt efter information och nyheter som på ett eller annat sätt kan påverka företagets kategorier, marknader och leverantörer. Det kan röra sig om naturkatastrofer, politiska oroligheter, sociala situationer, oroligheter på den ekonomiska marknaden, leverantörer som går i konkurs, andra som blir uppköpta etc. Det leder till att man snabbt kan identifiera olika situationer som kan uppstå och de risker som kan påverka den aktuella marknaden. Till exempel kan omfattande störningar som kan påverka produktionen identifieras i god tid och man kan snabbt kan sätta igång alternativa aktiviteter för att lösa situationen.

Den sortens information kan med fördel sparas i en Risk Management databas. Arbetet påbörjas oftast av inköp men leds sedan av företagets Supplier Quality Assurance (SQA) ingenjörer.

Med rätt marknadskunskap kan man även omvandla nya situationer och händelser till möjligheter och därmed få en positiv effekt på KPI:erna.

Behovet av att löpande hålla sig à jour medför att arbetet med att skapa och implementera kategorianpassade strategier egentligen aldrig tar slut. Mitt bästa tips är att varje dag börja dagen med läsning och genomgång av e-nyheter från olika mediaföretag. Annan nyttig information kan även snappas upp genom dagliga kontakter och samtal med de viktigaste strategiska leverantörerna.

Ha koll på dina leverantörer

När den generella informationen kring kategorin är insamlad inleds processen med att utvärdera och eventuellt välja nya leverantörer. Det kan man göra genom att aktivt applicera den så kallade Global Sourcing Excellence metoden som jag har lärt mig och haft stor nytta av. Många av de engelska begreppen är översatta till svenska men för er som inte känner till det finns en komplett ordlista på Tools.

Global Sourcing Excellence-metoden

• En easy supplier self assessment (egenbedömning) innebär att man begär att leverantörerna själva lämnar in uppgifter. Det kan röra sig om miljö- och andra certifikat de uppfyller, kvartalsrapporter, organisationsändringar m.m.
• En supplier risk assessment (leverantörsriskbedömning) görs ofta av företagets SQA ingenjörer som besöker leverantörer på plats och utför en leverantörsrevision. De studerar alla riskfaktorer som skulle kunna äventyra leveranser till företaget. Sådana faktorer kan bestå av personalens välmående, miljöpåverkan, förekomsten av barnarbete eller andra negativa sociala förhållanden. En lista på samtliga funna riskpunkter bör alltid upprättas och följas upp. Denna åtgärdsplan bör innehålla datum då samtliga punkter ska vara åtgärdade.
• Genom en leverantörsrevision och besök i fabriken (supplier audit) samlar man in ytterligare information. Man studerar produktionslinor, tar del av existerande lösningar som kan nyttjas, noterar kommande investeringar men även känner av pulsen. All data som bedöms ha ett värde lagras i en databas och delas med resten av organisationen.
• Ett sätt att upprätthålla god kontroll över leverantörernas finansiella status är att begära utdrag direkt från dem eller från olika kreditupplysningsföretag. Det görs genom en supplier financial rating (finansiell leverantörsvärdering).
• Supplier performance management (leverantörsprestationsmätning): I ett välorganiserat företag  jobbar man aktivt med att samla in data om leverantörernas beteende. Ett tvärfunktionellt samarbete är nödvändigt för att säkerställa att man sammanställt och delat med sig av all data. Med hjälp av denna utvärderas t ex. leveransprecision, produktkvalitet, pris och villkor, graden av samarbete med FoU och andra avdelningar.

Den samlade bilden förenklar insikten i leverantörens prestationshantering, harmoniserar utvärderingsområden, klargör prestationsmål och hanterar leverantörsresultat från olika intressenter, såväl interna som externa. Till dessa kan man då snabbt och enkelt rapportera och återkoppla förbättringar av leverantörernas prestanda när och där det behövs.

Här på Tools kan du läsa mer om leverantörsbedömning. Där hittar du även mallar för leverantörsbedömning.

Val av leverantör

Valet av leverantör genomförs oftast tillsammans med andra medarbetare från inköpsorganisationen. Med bra fakta kan var och en hjälpa till med för- och motargument. Strategin här är att skapa en så kallad prioriterad leverantörslista med leverantörer som har klarat samtliga kontrollpunkter.

För att minimera risker bör man, enligt Kraljics Matris, ha i åtanke att välja minst två leverantörer per produktområde/kategori, så kallad dual sourcing. Särskilt när det gäller strategiska leverantörer med strategiska produkter. Under förutsättning att kostnaden inte blir orimligt hög, då två leverantörer oftast innebär dubbla uppsättningar av produktionslinor, dubbla verktyg, personal m.m. I dessa fall rekommenderas att ta fram ett business case där man utvärderar risker kontra kostnader.”

Slutord

Vägen till ett lyckat inköpsarbete går via bra kategoristrategier. Enkelt uttryckt ska kategoristrategin svara på frågorna: Vad? och Varför? Medan de aktiviteter som behövs för att omsätta strategin i praktiken, ger svaret på frågan: Hur? Vi på EFFSO har identifierat tre nyckelområden som underlättar framtagandet av värdeskapande strategier. Det är enighet kring nyckelbegrepp inom organisationen, linjering av strategin med företagets övergripande mål samt kvalitet rakt igenom processen. Att, som Fredrik Azmani, veta vad man behöver omvärldsbevaka och att göra det löpande för att sedan agera på informationen är ett lysande exempel på kvalitet i processen. Sedan kommer innehållet i en kategoristrategi att variera beroende på kategorins karaktär eller den bransch som företaget verkar inom. Därför måste processen vara tillräckligt flexibel för att hantera samtliga inköpskategorier. Lycka till!