Det behövs en bra struktur i grunden och ett aktivt internt arbete för att få ut de önskade effekterna – och mer därtill – av ett spendanalyssystem. Det behöver inte ses som en administrativ börda! Att ha koll på sina siffror är en central del i ett modernt faktabaserat inköpsarbete som siktar på att skapa värde. Läs vidare för de bästa tipsen på vad du kan göra för att få ut full effekt av ditt spendanalyssystem.
Matcha dina höga förväntningar
Precis som så många andra inköpsfunktioner har ni investerat i ett spendanalyssystem. Ni räknade med att systemet skulle hjälpa er att få en överblick och insikt som ni tidigare inte hade. Det skulle hjälpa er i diskussionerna internt på företaget. Ni skulle få faktabaserade underlag för både strategiska kategorisatsningar och uppföljning.
Men så har det kanske inte blivit – informationen i systemet känns inaktuell, kategoriträdet upplevs inte anpassat till verksamheten, kategoriseringen verkar inte stämma. Inte konstigt att systemet används allt mindre i ett sådant scenario.
Vad kan du göra för att systemet verkligen ska ge de fördelar som du tänkte dig från början? Nyckeln ligger i att etablera en grundläggande struktur och att aktivt använda systemet i inköpsarbetet.
Etablera en bra struktur och hållbara rutiner
Som i så många andra satsningar som involverar system är struktur, rutiner och tvärfunktionell involvering A och O:
- Låt inköpsfunktionen utarbeta ett kategoriträd men se till att involvera övriga delar av företaget.
- Anpassa nivån på kategoriseringen till syftet – en övergripande strategisk analys kräver ett mindre djup än om du vill använda systemet för mer detaljerad uppföljning.
- Kategorisera spend, inte enbart leverantörer. Att enbart klassa leverantörer räcker inte eftersom många leverantörer levererar i flera kategorier.
- Kvalitetssäkra kategoriseringen tillsammans med verksamheten.
- Etablera tydliga rutiner och sätt av tid för regelbundna uppdateringar med ny grunddata. Låt inte gammal data leva kvar som en sanning om hur ert nuvarande inköpsmönster ser ut.
- Anpassa såväl kategoriträd som kategorisering av spend utifrån nya förutsättningar och/eller ny kunskap.
Gör verktyget till en del av din vardag
För att systemet ska leva upp till era förväntningar behöver det bli en aktiv del av det löpande arbetet. Kompetens, kommunikation och ett genomtänkt arbetssätt spelar viktiga roller. Några tips på hur du kan göra verktyget till en del av din vardag:
- Se till att den generella kunskapen om hur systemet kan användas i det dagliga arbetet finns hos många inom inköpsfunktionen. Men alla behöver inte vara experter. Om någon/några kan systemet på djupet kan de stötta andra i deras användning och även i arbetet kring systemet.
- Skapa förståelse för systemet och dess möjligheter hos nyckelpersoner i de övriga verksamheterna i företaget.
- Använd systemet aktivt och frekvent som ett självklart verktyg i kartläggning, analys och uppföljning.
- Se till att alla inom inköpsfunktionen använder verktyget som en naturlig del i samtalen med övriga delar av företaget.
- Om ni använder mallar för rapportering, anpassa dem så att ni kan använda diagram och tabeller direkt från spendanalyssystemet.
Spendanalyssystem, exempel på best practice
Det finns goda exempel på hur själva den aktiva användningen av spendanalysverktyg kan skapa mervärde utöver faktabas och bra analysgrund. Här är några verkliga situationer som vi stött på:
- I ett företag med verksamheter på mer än 30 olika orter arbetar inköpsfunktionen i direkt samverkan med de olika enheterna genom att de arbetar tillsammans i verktyget. Det gör att de direkt kan identifiera möjligheter och avvikelser utan att behöva förbereda separata presentationer inför varje möte.
- I en annan organisation har IT-chefen valt att använda spendanalyssystemet för sin egen uppföljning eftersom det är inriktat på verksamheten och dess förändring. IT-chefen upplever att de vanliga budgetuppföljningarna inte är tillräckligt inriktade på det funktionella perspektivet.
- En inköpsavdelning som uppdaterar systemet varje månad med ny grunddata upplever att de får mer aktuell information i sina uppföljningar av de förändringar de driver. Förutom att de löpande har aktuell information, kan de lägga mindre tid på manuell kategorisering vid varje tillfälle.
- I ytterligare en annan organisation har det tvärfunktionella arbetet inte bara bidragit till att skapa ett kategoriträd. De har även ändrat sin syn på leverantörsmarknadens möjligheter – från att leverera specificerade produkter till att leverera funktion.
Förutom de här konkreta exemplen har vi i flera fall sett att öppenheten i de tvärfunktionella dialogerna ökat. Och tack vare den regelbundna kvalitetssäkringen av spendkategoriseringen tillsammans med verksamheterna, har inköpsfunktionen ofta fått en ny tyngd i organisationen.
Vi är övertygade om att du, med en bra grundstruktur och med ett aktivt arbete som involverar många, kan få ut de effekter du önskade från spendanalysverktyget – och mer därtill. Spendanalysen är en viktig del av ett modernt faktabaserat och värdeskapande inköpsarbete.
Kontakta oss på EFFSO om du inte vet var du ska börja!
