Var börjar inköpsprocessen?

Frågan känns enkel. Givetvis börjar processen med att någon har ett behov. Men är svaret verkligen så enkelt? Är processen så enkel som att brukare, användare och kunder sedan bara kan ta en kölapp hos inköparen som beställer det brukaren vill ha? En gång i tiden var det ju faktiskt så. Men ett paradigmskifte har skett och nu ser vår värld annorlunda ut. Några exempel:

Att påverka behov kan ske på många olika sätt. Olika brukare har behov som liknar varandra, med mindre skillnader. Genom en diskussion med brukarna får inköparen dem att efterfråga samma vara eller tjänst. Volymerna blir större och leverantörerna färre. Men det kan även vara så att brukare överkonsumerar, utan att kanske själva förstå det. I det här samtalet försöker man gemensamt hitta lösningar som leder till mindre förbrukning.

Att strukturera om leverantörskedjan. Behovet är inte nytt. Men finns det effektivare sätt att anskaffa? Här måste man både se till kostnader i den egna organisationen och i leverantörskedjan. I dialogen med beställare resonerar man sig fram till vilka produkter som ska slås ihop i en affär och vilka som ska delas upp på flera.

Att outsourca. Många organisationer präglas av övertro på den egna förmågan. Man drivs av tesen: ”kan själv”. I åratal har man själv utfört det som leverantörer specialiserat sig på och sedan effektiviserat. På ett teoretiskt plan kan inköparen bevisa nyttan av outsourcing genom en köpa-tillverka-analys. Men mer förenklat kan hen bara se sig omkring efter bra lösningar på leverantörsmarknaden. I samspråket med intressenterna handlar det sedan om att knäcka kan-själv-tesen, och bevisa tesen: ”någon-annan-kan-bättre”.

Gemensamt i de här exemplen är att inköpsprocessen börjar i en dialog med olika intressenter. De kan vara användare, kunder, budgetägare, beslutsfattare etc. Och det är faktiskt så här som en modern inköpsorganisation skapar nytta. Dvs. man vänder sig bort från den traditionella behovsorienteringen. I fokus hamnar nu intressentdialogen. I stället för att träna administrativ förmåga så tränar inköparen kommunikativ förmåga – att förstå och att påverka. Inköparen blir lika mycket affärsförhandlare som intressentförhandlare.