Naturlagarna har fascinerat människor i alla tider. Vad är det som driver väder och geologiska fenomen som jordbävningar och vulkaner? Kan vi förutsäga dem? Och för inköpare är sådana risker och sannolikheter ständigt återkommande diskussionsämnen. I sammanhanget förekommer begreppet fjärilseffekten och den syftar på möjligheten att vingslagen från en svensk sommarfjäril skulle kunna orsaka en tyfon på södra halvklotet. Effekterna i försörjningskedjan blir dramatiska, med leveransavbrott som följd.
Pisksnärteffekten nämns ofta i logistiksammanhang. Det är den situation där personer och automatiserade system överreagerar, vilket skapar oscillerande effekter i försörjningskedjan. Och i takt med att affärs- och verksamhetssystem växer så ökar också riskerna för överreaktioner. Här kan man se möjligheten att pisksnärteffekten övergår i en fjärilseffekt. Till exempel är det vanligt att behov struktureras i en produkthierarki (BOM – Bill of Material) och material beställs hem efter denna. Ett litet sifferfel i BOMen fortplantar sig, accelererar och systemen överreagerar. Vi får en digital fjärilseffekt.
Inköpare har i olika sammanhang vittnat om hur man tagit hem vansinnigt mycket insatsmaterial, som följd av felaktiga BOM, systemkoder etc. I förlängningen ökar mängden inkurant material och kapitalbindningen – i bästa fall blir det bara en käftsmäll mot lönsamheten. Men regelrätta obeståndssituationer har också inträffat. Det är symtom på digitala fjärilseffekter.
En del företag sopar sina fjärilseffekter under mattan – kanske skyller man på systemtillverkaren. Men det är att förenkla. Det är många led som måste göra rätt. Självfallet måste systemen fungera. Men de som matar in materialdata och transaktioner måste också göra rätt. Och det räcker inte att det egna företaget gör rätt. Samma gäller för leverantörer, underleverantörer etc. I förlängningen krävs revisioner för att upptäcka felen. Andra verktyg som man kan använda är simuleringsverktyg – dvs testkörning av materialdata innan man skjuter skarpt. Som inköpare kan man även bygga in dynamik i försörjningskedjan. Det vill säga när en fjärilseffekt uppstår finns möjlighet att takta ner innan katastrofen är faktum. Dessutom går det att bygga in varningssystem. Det är på de sätten som vi blir herrar över den digitala naturens lagar.
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation. Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något!
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.