Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv november 2014

Förutsägbar irrationalitet – hur det påverkar inköpen

Vi inköpare vill vara hundra procent rationella. Inköpsbesluten fattas på så logiska och förnuftiga grunder som det bara är möjligt. Vissa inköpare går till och med så långt att de i sina upphandlingar kommunicerar sina rationaler, dvs hur anbud ska utvärderas och hur avtal ska tilldelas. Irrationalitet är därför inte något som man skulle behöva oroa sig för – eller?

Förutsägbar irrationalitet är en väletablerad marknadsföringsmetod. Man har konstaterat att människor agerar irrationalitet så till den milda grad att det går att förutsäga den.

Ett exempel: En bilhandlare säljer bilar, där köparen kan välja olika tillbehör. Och som alla känner till så tjänar bilhandlarna mer på tillbehören än på bilen, så vad händer. Jo, priser kan t.ex. sättas på följande sätt:

  • Bilstereo 3000 kr
  • GPS 5000 kr
  • Bilstereo + GPS 6000 kr

Knappast någon köpare kommer att välja enbart GPS. Istället väljer de alternativet bilstereo + GPS, för det kommer att framstå som det relativt sett mest fördelaktiga alternativet – det blir ett attraktivt lockbete.

Man skulle ju kunna tycka att detta är ett marginellt problem för professionella inköpare utarbetar först en kravspec och sedan tar de in jämförbara anbud. Men så är det bara ibland. I bilhandlarexemplet ovan skulle det kunna vara så att inköparen handlat upp ett ramavtal där tillbehör endast är upphandlade med en rabattsats, sedan är det upp till varje dotterbolag att rusta sina bilar. Det vill säga att det bara är en del av inköpsbesluten som fattas centralt, andra fattas lokalt av olika medarbetare som kanske inte alltid agerar lika rationellt, utan snarare irrationellt.

Förutsägbar irrationalitet är bara en av flera marknadsföringsformer som kan behöva tacklas decentraliserat. En annan är form är s.k. intäktsoptimering. Det behövs alltså inköpsstrategier för situationer där inköpsbesluten är decentraliserade och här har vi utmaningen. Strategin måste flytta från styrning till kommunikation. Det vill säga att genom pedagogik och retorik få alla medarbetare att förstå hur de lokala inköpsbesluten faktiskt har större betydelse än de centraliserade. Alla blir inköpare, inte bara de som finns på den centrala inköpsstaben.

Gästinlägg: Upphandling och administration av konsulter

Upphandling av konsulter är inget nytt, men däremot röner administrativa verktyg och tjänster stor framgång internationellt. Dessa arbetssätt börjar nu hitta sin plattform på den skandinaviska marknaden.

Konsultupphandlingar är av varierande slag och kallas olika inom olika branscher och industrier. Ett sätt att klassificera inköpen är att använda begreppet ”Köpta tjänster” med följande undergrupper:

Konsulter på plats. Konsulter som utför sina uppdrag hos kunden. Vanligtvis leds arbetet av kunden.

Köpt kapacitet. Konsulter som helt eller delvis utför sina uppdrag hos kunden. Kapacitetsuppdrag är som regel korta uppdrag, som därför inte passar att administreras i ett verktyg. Kapacitet kan i vissa fall även härledas till annan budget. Vanligt är att man försöker att undvika den här typen av köp, eftersom den skapar en gråzon rent budget- och uppföljningsmässigt.

Köpta uppdrag. När kunden köper en leverans av något slag och uppdraget utförs hos leverantören. Dessa uppdrag har även en annan betalningsmodell, som bygger på utbetalningar vid färre antal tillfällen under arbetets gång.

Jag ska här beröra de olika alternativen och arbetssätten som man kan använda sig av när man väl har bestämt sig för att få ett bättre grepp om sina konsultaffärer.

Innan man tar beslutet bör man ställa sig ett antal frågor:

  • Vet vi hur många konsulter vi har just nu?
  • Vet vi hur mycket de kostar oss per timme?
  • Har vi kunnat sänka arvodena under upphandlingen och i så fall hur mycket?
  • Vad har det lett till för besparingar?
  • Hur ser fördelningen ut bland leverantörer?
  • Vilka kompetenser har jag varit tvungen att ta in, därför att jag inte har kompetenserna internt?
  • Vilka erfarenhetsnivåer har konsulterna?
  • För hur lång tid har vi åtagit oss att ha konsulterna under uppdrag?
  • Hur många fakturor hanterar vi under ett år, som är konsultrelaterade?

Frågorna kan bli många och får man fram att svaret är NEJ eller Vet EJ på de flesta frågorna bör man med all säkerhet skaffa sig ett verktyg och administration som sköter konsultuppahandling.

Branschen talar framför allt om två begrepp;

MSP – Managed Service Provider – Som regel en outsourcad funktion för administrationen.

VMS – Vendor Mangement System – Det verktyg man använder sig av för ändamålet.

MSP-funktionen kan utföras av interna personer eller genom att man köper in tjänsten från företag som har erfarenhet av detta. Gärna med en koppling till en VMS-lösning. Graden av eget åtagande, framgår i bilderna längre ner i texten. Kostnadsaspekten blir fördelaktigare ju mer man outsourcar.

VMS-funktionen skapar möjligheter till information och rationell hantering, vilket är nödvändig kunskap inom organisationer med ett större antal konsulter. VMS skapar en stor interaktivitet mellan köpare och säljare, eftersom hela processen från behov till avslut hanteras i verktyget. Man får även svar på de frågeställningar som ställs tidigare i texten, plus mycket mera.

Tre olika nivåer på ansvarsfördelning och engagemang är vanliga:

1. Man sköter allt själv, via Excelark eller liknande. Fungerar bra i mindre företag med låg konsultnumerär.

2. Man köper alternativt leasar ett VMS-verktyg och sköter administrationen med egen personal. Det ger i de flesta fall ett begränsat användningsområde samt merkostnader för genomförande av köp samt för administrativ personal. Det ger sällan något mervärde ur analysaspekt.

3. Man köper en MSP-funktion med ett VMS-verktyg. Dessa kan vara oberoende av varandra. Fördelen blir att man tar som företag endast på sig ansvaret och den strategiska planeringen och låter MSP samt VMS sköta verksamheten. Det är väsentligt att förstå att alla beslut ligger kvar på Inköp och att MSP klart och tydligt agerar enligt upprättade verksamhetsregler samt processer.

Tidsplanering

Ett projekt av den här storleken, bör anses som ett stort och genomgripande projekt. Vanligt är att man anslår en alltför optimistisk tidsplan för hela genomförandet. En väl underbyggd offertförfrågan samt en noggrann analys av företagets master data, leder till ett bra projekt och en tillika bra operativ uppstart.

tidsplan

Rekommendation

Om man kommer till insikt om att skaffa sig kontroll över sina konsultinköp, så bör man ta professionell hjälp med att göra behovsanalysen, skapa offertunderlag, analysera besparingspotentialer samt eventuellt efter ett beslut anlita en extern person som tar hand om det interna projektet, eftersom det är av yttersta vikt att få med alla befintliga samt nya parametrar i uppsättningen.

Sammanfattningsvis kan man beskriva en MSP/VMS, som ett hjälpmedel inte bara för att ha kontroll på verksamheten och rapportera besparingar, utan även för att undvika initiala kostnader, (cost avoidence). Målet är även att skapa en effektivare organisation som ges mer tid till att arbeta med de rätta sakerna, hellre än administration. Beroende på ett företags strategiska ambition, skapar verktyget även en utmärkt plattform för alla typer av leverantörsuppföljningar.

På den Nordiska marknaden förekommer ett mindre antal MSP-säljande operatörer samt ett något större antal VMS-system. MSP-operatörer har som regel minst ett par system till sitt förfogande att erbjuda potentiella kunder.

Synonymt för dessa företag är att de ofta vill erbjuda en produkt och åtagande som är så stort att de i många fall uppfattas som mer skrämmande än inbjudande. Därför är min rekommendation att under en förstudie ta in erfaren extern hjälp för att ta reda på vad man egentligen behöver ha för tjänst.

Anders Ekstrand

Kollegial granskning

Inom många verksamhetsgrenar är det populärt att utveckla sig genom olika former av kollegiala utbyten. Möjligheterna är många. I den enklaste formen kan man luncha med en yrkeskollega eller så åker man iväg på kurs eller seminarium för att både förkovra sig och att deltaga i en kollegial tankesmedja. En annan intressant form är s.k. kollegial granskning. Dvs att man låter en annan organisation granska den egna. Man jämför metoder, för att identifiera förbättringsområden.

Kollegial granskning väcker blandade känslor i inköparkretsar. Att låta utomstående granska kan skapa etiska dilemman. Ska man till exempel låta det gå så långt att man börjar jämföra varandras leverantörspriser? Svaret blir nog nej. Istället nöjer man sig med att jämföra metoder, processer, verktyg, system, kompetenser etc.

Om man ska få ut något av kollegial granskning måste utbytet göras strukturerat. Det räcker inte med ett par ad-hoc-möten, utan man behöver en plan. I denna är den centrala frågan vad man ska granska och jämföra. Organisationer är ofta stressade och därför är det bästa att välja få saker att jämföra. T.ex. jämför man sina metoder för leverantörsbedömning, men ingenting annat. I planen bestämmer man även vilka metoder som man ska använda, exempelvis intervju, dokumentgranskning, workshop eller SWOT. Den här planen sammanfattar man kort, i en presentationsbild.

Vilken motpart ska man välja? Väljer man en verksamhet som är lik den egna blir förstås jämförelsen enklare. Men olikhet kan ge nya infallsvinklar. Väljs en olik organisation måste man börja med att förstå vilka mål som finns hos motparten. Finns inte den förståelsen blir arbetet helt bortkastat. Parterna kommer att tycka att de själva gör allting bättre, utan att förstå att man faktiskt har olika uppdrag.

Hur länge ska granskningen hålla på? Det är kanske lockande att köra ett kort projekt, där granskarna har några intensiva aktiviteter inom loppet av en månad. Det kanske är bra om man har akut behov att förbättra något. Men ofta är det mer intressant att späda ut tidsplanen, kanske ett par träffar om året och att hålla på många år. Nya ämnen, nya medarbetare. Den kollegiala granskningen blir något att se fram emot, ett avbrott från vardagen som syftar till inlärning och motivation.

Prova!

Vikten av att tala samma språk

Hur ofta fastnar man inte i diskussioner om ordens betydelse? Både inom och mellan företag tjafsar man om vad orden betyder. Tjat, irritation och ibland regelrätta tvister. Och någon patentlösning finns inte, för problemet är att inget mänskligt språk ger en helt säker kommunikation, man måste bara försöka göra det bästa av situationen.

Att enas om gemensamt språk är ett sätt att förbättra kommunikationen, och här finns några olika metoder. Exempelvis kan man se inköpsorganisationer som skapar en terminologidatabas på sitt intranät. Man väljer ut ett mindre antal ord som är vanliga och väsentliga i inköpsverksamheten. De förklaras och förtydligas. Ofta handlar det om mellan 20 och 50 ord. Det viktiga är alltså inte mängden av ord, utan kvaliteten i förklaringarna. I förlängningen kan intranätet få en wiki-funktion så att medarbetarna blir delaktiga i terminologiutvecklingen.

Företagsöverskridande terminologi blir en ännu större utmaning, för hur ska man få alla företag att tala samma språk? ISO-standarderna är en bra källa till strömlinjeformning. Till exempel innehåller standarderna för kvalitets- och projektledning många bra begreppsförklaringar. Och för några år sedan fick inköparna sin egen standard CWA15896. Men man kan ju inte plöja igenom alla standarder när man söker en ordförklaring. Dessutom saknas det många ord i standarderna. Det skulle alltså behövas en inköpsordbok på svenska. Det finns på andra språk, så det är på tiden att påbörja en inköpsordbok på det svenska språket. Sagt och gjort. Jag sållade fram de 500 vanligaste orden i inköparkretsar. De fick bli startskottet till att etablera en enhetlig inköpsterminologi – Inköpsordboken 1.0.

Ladda ner Inköpsordboken 1.0 från denna länk.

 

Köpa-sälja-spelet

Häromveckan presenterade bloggen Inköpsspelet. Syftet med det spelet är främst inlärning, dvs att lära sig i vilka sammanhang som olika inköpsmetoder kan användas. Men spel kan även användas för bedöma redan inlärd förmåga. På ett stimulerande sätt mäter man hur duktig man är på någonting.

The American Purchasing Society har tagit fasta på att använda spel som bedömningsverktyg. De publicerar flera spel, där köpa-sälja-spelet kanske är det mest intressanta för oss på andra sidan sjön. Det är ett enkelt spel som testar den intuitiva inköpsförmågan i olika situationer.

Prova: The Buying and Selling Game på denna länk. Fungerar bäst genom att tillåta pop-up-fönster.

What’s in it for us?

En öppningsreplik som är vanlig i vissa affärssamtal är ”what’s in it for us…” man möter den först och främst på leverantörsmarknader som karakteriseras av hög marknadskoncentration, fast den kan dyka upp lite överallt. Men vad betyder orden egentligen? Jo, det är helt enkelt ett sätt att sondera ut konkurrenssituationen. Hur angelägen är kunden? Hur stark är konkurrensen? Och det här är man som inköpare drar fram sin inköpspitch som man filat på i god tid. Men hur bygger man en bra pitch?

Undvik standardpresentationer. Det är lätt att svinga upp powerpointen som marknadsavdelningen tagit fram för alla möjliga situationer. Den talar om ert företag, era produkter osv – det stora felet är alltså att den är alldeles för egocentrerad; den glömmer bort mottagaren. Dessutom innehåller den för många bilder. För att verkligen få kontakt med din motpart måste den handla om dom – deras behov, deras situation och vad de vill. Du måste kännas relevant för dem.

Leta efter detaljer och glöm det översiktliga. Släng dig på telefonen och intervjua dina leverantörer och i synnerhet den som ska besöka dig. Hur vill de arbeta? Vad intresserar dem (utom pengar)? Finns någon bakgrundsinformation på leverantörens hemsida som du kan använda dig av? Tänk på att det kan ta tid att hitta rätt detaljer, eftersom många är rädda att öppna sitt hjärta. Med de rätta detaljerna kan du forma en pitch som appellerar.

Skräddarsy pitchen. Efter gedigen informationsinsamling är det dags att sy ihop pitchen. Försök här att hitta ett gemensamt syfte som kan fungera för båda parter. Detta syfte bildar pitchens tema. Om leverantören t.ex. är mån om att ligga i teknikens framkant kan pitchens tema bli att skapa en plantskola för gemensamma innovationer.

Berätta en historia. Försök att komma på något som hänt på riktigt, som gärna är lite gripande. Kanske berätta om en leverantör som startade med tomma händer och kontoret på fickan och som nu är din viktigaste samarbetspartner. Allra helst är historien lite emotionell, men det måste även finnas ett visst mått av relevans.

Fokusera på vi, inte ni. Även om affärsrelationen inte är etablerad måste man tidigt få fram en vi-känlsa. Man talar om ”när vi..” eller ”så kommer vi..”.  Och kanske ska man kontra what’s-in-it-for-us, med what’s-in-it-for-we…

Summera. Även om din pitch är kort måste du summera upp den. De tre viktigaste slutsatserna måste komma fram i slutklämmen. Kort och koncist, helst i tre ord.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency