Kollegial granskning

Inom många verksamhetsgrenar är det populärt att utveckla sig genom olika former av kollegiala utbyten. Möjligheterna är många. I den enklaste formen kan man luncha med en yrkeskollega eller så åker man iväg på kurs eller seminarium för att både förkovra sig och att deltaga i en kollegial tankesmedja. En annan intressant form är s.k. kollegial granskning. Dvs att man låter en annan organisation granska den egna. Man jämför metoder, för att identifiera förbättringsområden.

Kollegial granskning väcker blandade känslor i inköparkretsar. Att låta utomstående granska kan skapa etiska dilemman. Ska man till exempel låta det gå så långt att man börjar jämföra varandras leverantörspriser? Svaret blir nog nej. Istället nöjer man sig med att jämföra metoder, processer, verktyg, system, kompetenser etc.

Om man ska få ut något av kollegial granskning måste utbytet göras strukturerat. Det räcker inte med ett par ad-hoc-möten, utan man behöver en plan. I denna är den centrala frågan vad man ska granska och jämföra. Organisationer är ofta stressade och därför är det bästa att välja få saker att jämföra. T.ex. jämför man sina metoder för leverantörsbedömning, men ingenting annat. I planen bestämmer man även vilka metoder som man ska använda, exempelvis intervju, dokumentgranskning, workshop eller SWOT. Den här planen sammanfattar man kort, i en presentationsbild.

Vilken motpart ska man välja? Väljer man en verksamhet som är lik den egna blir förstås jämförelsen enklare. Men olikhet kan ge nya infallsvinklar. Väljs en olik organisation måste man börja med att förstå vilka mål som finns hos motparten. Finns inte den förståelsen blir arbetet helt bortkastat. Parterna kommer att tycka att de själva gör allting bättre, utan att förstå att man faktiskt har olika uppdrag.

Hur länge ska granskningen hålla på? Det är kanske lockande att köra ett kort projekt, där granskarna har några intensiva aktiviteter inom loppet av en månad. Det kanske är bra om man har akut behov att förbättra något. Men ofta är det mer intressant att späda ut tidsplanen, kanske ett par träffar om året och att hålla på många år. Nya ämnen, nya medarbetare. Den kollegiala granskningen blir något att se fram emot, ett avbrott från vardagen som syftar till inlärning och motivation.

Prova!