Inköpsavdelningens instrumentbräda

På inköpsavdelningen vid ett flygbolag har man efterliknat en cockpit för att visualisera sina olika inköpsmätetal. Det går 13 mätetal på dussinet och man kan beundra konststycket att sammanställa så mycket data. Analogt skulle tillverkare av bilar, båtar, tåg, bussar etc efterlikna instrumentpanelerna i sina respektive farkoster. De skulle alltså klara sig med betydligt färre mätetal. Men frågan är om det är branschtillhörigheten som styr instrumentbrädans utseende.

Syftet med en instrumentbräda, oavsett den sitter i en farkost eller en inköpsavdelning, är att hjälpa till med navigation samt indikera hälsostatus på olika system. Vi söker alltså mätetal som verkligen visar om vi är på väg i rätt riktning samt att maskineriet går som det ska. På inköpsavdelningen är maskineriet istället ersatt av organisation, leverantörer och systemstöd. Men vi behöver finna någon bra urvalsprincip i floran av mätetal.

Det sannolikt mest avgörande för rangordning av mätetal är företagets affärsstrategier. Det är dessa som avgör färdriktningen. Arbetar man vid ett företag som är prispressare så är sannolikt kostnaderna viktigast. Är företaget istället ’top of the line’ ligger fokus snarare på kvalitet eller kanske innovationshastighet. På det miljömedvetna företaget mäter man olika former av miljöbelastning. Men oavsett huvudfokus behövs också operativa mätetal. Vi behöver veta hur maskineriet mår, för ingen blir glad av hög kvalitet om inte leveranserna rullar. Ofta prioriteras olika typer av tidssatta mätetal. Det handlar både om intern och extern leveransduglighet.

Att visualisera med en instrumentbräda är en förhållandevis ny fluga. Den dök upp i mitten av 2000-talet. Med dagens systemstöd kan mätetalen uppdateras i realtid. Effektfulla visualiseringar triggar tävlingsinriktade medarbetare att prestera mer. Det blir helt enkelt mer spännande att jobba i en inköpsverksamhet där man ser hur de egna prestationerna faktiskt påverkar navigationsinstrumenten. Aberdeen Group gjorde 2009 en undersökning om instrumentbrädor. De identifierade följande fem främsta drivkrafter och behov bakom instrumentbrädor:

1. att få bättre insyn i centrala affärsprocesser
2. att ersätta magkänslebaserade beslut mot faktabaserade
3. att ersätta kalkylarksprocesser med en verklig sanning
4. att förbättra rättidighet och exakthet i affärsbeslut
5. att anpassa verksamheten med företagsstrategin

Denna undersökning gäller förstås många olika verksamheter, men sannolikt är det många inköpare som ändå håller med om dessa.

Fluga eller inte – instrumentbrädan har kommit till inköpsverksamheten för att stanna. Vi kommer att se realtidslösningar, kopplingar till nätenkäter, inköpssystem mm. Men även enkla instrumentbrädor i Excel, PowerPoint eller på anslagstavlan.

*Aberdeen Group: Executive Dashboards

 Powerpoint med bildmaterial (öppnas i nytt fönster)