Ett nyckeltal som rankas högt bland många materialinköpare är inköpsprisvarians, vilket i korthet kan sägas vara skillnaden mellan vad man betalar och vad man borde betala. Populärt benämns nyckeltalet ibland PPV, efter den engelska benämningen ’Purchasing Price Variance’. Att det är mest materialinköpare som använder nyckeltalet gör det inte mindre användbart på tjänster, investeringar etc, det är bara beräkningsmetoden som måste anpassas. Jag skulle därför vilja sälja in inköpsprisvarians i lite vidare inköparkretsar.
Det finns olika metoder för att beräkna inköpsprisvarians. Hur mycket vi ’de facto’ betalar är ofta det enklaste att fastställa, det är bara att studera fakturor eller betalningsunderlag. När vi sen kommer till hur mycket vi borde betala så talar många om att fastställa baslinjen (baseline). Jag har jag sett några olika beräkningsgrunder för att fastställa baslinjen:
- Historiska prisdata
- Avtalade priser
- Kartläggning av förmodade framtida priser
- Priskalkyl (skuggkalkyl)
En del inköpare jämför även med budget, men jag anser inte ett sådant nyckeltal avspeglar prisvarians. Jag skulle vilja säga att de flesta väljer historiska data, beroende på att det är prisdata som är enklast att ta fram. Därefter verkar avtalsdata vara populär. Avtalsdata har den fördelen att vi även kan använda dem för nya produkter, utan prishistorik. Oavsett metod som väljs så måste vi vara noggranna med att fastställa omständigheter, exempelvis volymberoenden.
Varför är vi då så intresserade av prisvariansen? Jo, det finns en rad bakgrundsfaktorer som vi egentligen försöker sätta fingret på, exempelvis:
- Avtalspriser har inte registrerats korrekt i parternas respektive ordersystem
- Otydliga eller dåligt standardiserade avtal
- Verkliga orderkvantiteter avvek från avtalade
- Materialindex påverkade priser
- Ändring av kvalitet eller omfattning
- Vilda köp utanför avtal
- Bristande inköpsprocesser ger merkostnader hos leverantör
När vi väl satt fingret på vilka artiklar eller inköpskategorier som lider av hög inköpsprisvarians så kan vi exempelvis genomföra en rotorsaksanalys eller liknande metod som ger oss svaret på vad det är som felar.
