Klassificering av kategorier och leverantörer

Inköparens arbete med sourcing, marknadsanalyser, leverantörs- och sortimentstrategier utgår många gånger från en klassificering av inköpskategorier och leverantörer. Klassificeringssystemetberor till största del på vilken bransch inköparen befinner sig i, men även vilken del av organisationen. Exempelvis fungerar ett system för produktionsmaterial inte så bra för klassificering av reservdelar till den egna maskinparken.

Metoderna för klassificering är relativt likartade för såväl leverantörer som sortiment. Ofta klassas en leverantör efter det sortiment som dess produkter tillhör. Alternativa benämningar är segmentering eller analys. Nedan beskrivs de viktigaste metoderna.

Paretoprincipen, 80/20-regeln s.k. volymvärdesanalys

Volymvärdesanalysen bygger på att artiklar, inköpskategorier eller leverantörer sorteras i fallande ordning efter sin monetära storlek:

Volymvärdeselementen presenteras sedan i ett kumulativt diagram, även benämnt paretodiagram.

Oftast följer fördelningen en kurva som liknar den så kallade paretokurvan. Ur denna följer 20/80-regeln, denna princip bygger på att 80% av den monetära omsättningen kommer från 20% av artiklarna och 20% av omsättningen från 80% av artiklarna. Principen som i grunden är mycket enkel har, sin enkelhet till trots, visat sig vara ett oerhört kraftfullt instrument för att peka ut vilka produkter inköparen ska arbeta hårdast med. Genom att arbeta med de 20% av artiklarna som står för 80% av volymvärdet brukar stora förbättringar kunna åstadkommas avseende besparingar etc.

Notera dock att på samma sätt som inköparens uppdrag ligger i att bearbeta, konkurrensutsätta och omförhandla 20/80-segmentet så arbetar säljarkåren hårt med att lojalisera, höja vinstmarginaler och binda upp kunderna inom samma segment.

En del väljer istället att presentera den kumulativa serien med de minsta elementen först och då kallas kurvan istället Lorentzkurva eller Lorentzdiagram:

 

ABC-klassificering

ABC-analysen bygger på samma grundtanke som paretoprincipen dvs volymvärdesanalys, men här delas sortimenten i tre (eller fler) delar, där den vanligaste delningen brukar innebära att A-sortiment utgör 70% av den totala monetära årliga inköpsvolymen, B-sortiment 20% och C-sortiment 10%, utan att vara en allmängiltig delningsregel (delningen 60/30/10 är också vanlig). ABC är helt enkelt en förfining av 80/20 regeln.

HML-klassificering

Denna klassificering bygger på samma grundprincip som volymvärdesanalys (80/20 eller ABC) men klassningen bygger istället på det numeriska antalet av varje artikel som förbrukats under ett år. De tre sortimenten är ‘H=High’, ‘M=Medium’ och ‘L=Low’.

SDE-klassificering

Denna klassificering bygger på analys av hur svårt det är att anskaffa en viss produkt. De tre kategorierna är ‘S=Scarce’, ‘D=Dificult’ och ‘E=Easy’. Svårighet deifinieras ofta som ledtiden från behovsindikation till leverans.

GOLF-klassificering

Denna är liksom SDE-metoden en ledtidsorienterad metod, där de fyra kategorierna är ‘G= Government controlled’, ‘O= Open market’, ‘L= Locally available’ och ‘F’= foreign supplier or imported’. De olika klasserna indikerar ledtiderna.

VEIN-klassificering

Denna metod används för komplex utrustning, maskiner etc. De fyra klasserna är ‘V= Vital equipment’, ‘E= Essential equipent’, ‘I= Important equipment’ och ‘N= Normal equipment’. En liknande klassifikation brukar göras för utrustningens reservdelar, men här förenklas I och N till ‘D= Desirable ‘ (dvs. VED-klassifikation)

RAM-klassificering

Denna analys beaktar konsekvenserna av ett haveri. Här betecknar R, ‘Reliability och innebär att om utrustning i denna klass havererar så är kostnaderna enorma. A står för ‘Availability’ och innebär att utrustningen kan tillåtas haverera, men måste vara tillgänglig minst X% av tiden, exempelvis 95%. M-klassen står för ‘Maintainability’, dvs produkter som behövs för periodiskt underhåll.

ABC-Flerkriterieanalys

En förekommande variant är att kombinera ABC med någon av de andra klassifikationerna. Resultatet blir då totalt nio kategorier, som grafiskt kan beskrivas på följande sätt:

Där 1, 2, 3 beskriver den valda andraklassifikationen. Ej kumulativ visning.

FSN- och XYZ-klassificering

Analysen utgår ifrån hur värdet på produkterna som omsätts, de tre kategorierna är: ‘F=Fast moving’, ‘S=Slow moving’ och ‘N=Non moving’.  Exempelvis kan F omfatta artiklar som omsatts det senaste året, S omfatta artiklar som omsatts de tre senaste åren och N artiklar som aldrig omsatts. FSN-klassificering är vanligt för reservdelar. Kategorierna X, Y, Z beskriver sedan lagervärdet vid årets slut. En matris kan sedan åskådligöra sambandet mellan FSN och XYZ:

  F S N
X 50% 15% 7%
Y 15% 4% 2%
Z 5% 1% 1%

Resultatet brukar ofta visa att omsättningshastighet korrelerar med lagervärdet. Metoden är i princip en ABC-flerkriterieanalys där lageromsättningshastigheten tagits i beaktande.

 

Kontoplansindelning, reskontraanalys, reskontraklassificering

Vid kontoplansindelning brukar inköpskategorierna delas in i två huvudkategorier, direkta och indirekta köp, efter hur kontoplanen är lagd. De direkta köpen avser produkter som ska köpas för att användas i produktionen och sen levereras vidare i förädlad form. Direkta köp brukar ställa större krav på produktansvar och felansvar. De indirekta köpen är sådana köp som behövs för att hålla verksamheten rullande, men som aldrig säljs vidare. Indirekta köp kan antingen vara av typen investeringar eller mer allmänna såsom service, underhåll, hyra av lokaler och maskiner. Inom entreprenad delas inköpskategorierna oftare in i permanenta och temporära arbeten, vilka ungefär motsvarar direkta och indirekta köp.

Kontoplansindelningen är ett ganska trubbigt instrument för inköpare, därför att den oftast bygger på bokföringsprinciper som avskrivningstider, skatteregler etc. Få inköpare lutar sig därför mot denna indelning. I en inledande analysfas kan den dock vara ett snabbt sätt att komma igång.

Kategoriträd, spendstruktur

En hierarkisk uppställning av de olika inköpskategorierna. Hierarkin kan formas på en rad olika sätt beroende på vilka syften man vill uppnå. Några vanliga sätt är:

  • Spend
  • Fysiska likheter
  • Marknadsstruktur
  • Risker

Produktkoder för inköpskategorier

Indelning i inköpskategorier (eller varugrupper) brukar som regel följa något av de etablerade klassifikationssystemen, som bygger på produktkoder. Vanligt i Sverige är systemen CPV och SNI. CPC och CPV utgör grundstandarder som styr vissa processer inom offentlig upphandling. En del inköpssystem ger möjlighet till någon form av produktkoder, exempelvis erbjuder SAP R/3 en treställig bokstavskombination som motsvarar varugruppen. Nästan alla system av den här typen bygger på någon slags hierarkisk struktur. I många organisationer används även kategoriindelningen för att fördela ut arbetsuppgifter på olika kategoriteam eller inköpare.

Några vanliga standarder:

CPV, Common Procurement Vocabulary

CPC, Central Product Classification

Eurostat Ramon, European Statistical System Ramon

KN-koder

NACE, Classification of Economic Activities in the European Community

NAICS, North American Industry Classification System

SNI-koder

Taric varukoder

United Nations Standard Products and Services Code

Leverantörsklassificering

Vanlig terminologi är att klassificera leverantörerna efter deras produkter. Det kan då förekomma flera parallella klassningssystem inom företaget. Utöver detta brukar de flesta företag ha en slags generell klassning som beskriver leverantören grad av acceptans. Det vanligaste är fyra nivåer; 1. kärnleverantör, prioriterad eller ramavtalsleverantör (eng. preferred supplier), 2. godkänd leverantör (eng. accepted supplier), 3. godkänd för engångsköp (eng. restricted supplier) och 4. ej godkänd, ej bedömd (eng. desourced supplier). Ur företagets system för leverantörsutvärdering följer sedan intervall för ombedömningar och andra kvalitetssäkrande aktiviteter,

Läs mer om inköpsanalys


Läs mer om kategoristyrning


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency