Transparens mellan kund- och leverantörsavtal
En vanlig affärssituation bygger på ett upplägg där ett företag köper produkter från en leverantör för att sedan sälja dessa unika leveranser vidare till en kund. I vissa fall säljs produkterna vidare i oförädlat skick och affären är då av förmedlingskaraktär. I andra fall ingår produkterna i en större leverans, men det är fortfarande tydligt vad som levererats av leverantören. I dessa affärssituationer har företaget behov av att återföra kundens avtalsvillkor till avtalet med leverantören. Genom att i större eller mindre grad återföra avtalsvillkor ökar eller minskar företagets risk. Vi talar om ett transparent avtalsförhållande. Denna transparens kan inta olika nivåer varav de viktigaste brukar vara:
Partiell transparens bygger på att inköparen väljer vissa viktiga avtalsvillkor ur kundkontraktet och lägger in likalydande lydelser i leverantörsavtalet. Det är vanligt att välja centrala villkor såsom felansvar, viten, skadestånd, hävningsrätt etc, ofta relaterade till ordervärdet i leverantörsavtalet. Partiell transparens är vanligt då leverantörens del av kundleveransen utgör en mindre del eller där riskerna bedöms som små. Fördelen med detta förfarande är att det blir betydligt enklare att handla upp delleveranser. Leverantörerna behöver inte ta ställning till ett digert kundkontrakt.
I en del sammanhang omgärdas avtal i kundledet av tvingande lagstiftning som inte gäller i leverantörsledet. Det främsta exemplet möter vi då kunden är en konsument och skyddas av en tvingande konsumentköplagstiftning som är starkt köparvänlig. Exempelvis ger svensk konsumentköplagstiftning kunden väldigt stark rätt till åtgärdande av fel och brister samt därtill hörande skadestånd. För att få en dräglig riskexponering måste företaget återföra i princip samtliga kundrättigheter till leverantören. Branschorganisationen EHL har givit ut ett standardavtal benämnt ALH 2005 som tar grepp om avtalsvillkor från den tvingande konsumentköplagstiftningen. Exempelvis anger EHL i några väsentliga avsnitt:
”Leverantören svarar gentemot återförsäljaren för dennes skyldighet att utge skälig ersättning för skada enligt Konsumentköplagen. Det åligger återförsäljaren att genast till leverantören vidarebefordra reklamation från konsumenten och att tillse att eventuell skadad apparat hålles leverantören tillhanda för bedömning av felet och skadans omfattning. …
Återförsäljaren skall för att bibehålla sin regressrätt mot leverantör vid reklamation ha följt dessa bestämmelser och vid försäljning till konsument tillämpat reglerna i EHL´s konsumentköpbestämmelser och/eller leverantörens egna bestämmelser.”
På samma sätt är det vanligt i andra avtal att återföra krav ur konsumenttjänstlagen, produktansvarslagen, produktsäkerhetslagen, maskindirektivet etc. Konsumentlagstiftning är dock enbart ett exempel. Det finns även produktinriktad lagstiftning, regelverk etc som kan behöva återföras till leverantör.
Back-to-back är en avtalsform som tar steget fullt ut och återför de flesta kundavtalsvillkor. Denna form förekommer endast i lite större avtal ofta i byggkontrakt. Oftast är det de kommersiella kontraktskraven som primärt återförs men det kan likväl vara tekniska krav. Syftet är precis som för partiell transparens att minska företagets riskexponering.
Ett back-to-back-krav innebär att leverantören måste utföra sitt arbete i enlighet med huvudkontraktets krav. Dock anger kravet inget om entreprenörens leveransomfattning. Avtalsskribenten måste vara tydlig med att definiera omfattningen, i synnerhet i kontrakt med komplex omfattning med många leverans-gränser eller ‘mjuka’ åtaganden (läs: projektering, samordning, inspektioner, tillstånd etc).
Ett fullständigt back-to-back-avtal återför även följdskador och ansvar i vidare betydelse som kan finnas i kundavtalet. Vid leverantörens avtalsbrott leder detta till skadestånd hos kunden som är lång mycket större eftersom företaget har en större leveransdel som drabbas. Till exempel kan ett förseningsvite som är utsatt som en procentsats av ordervärdet komma att utgöra en större procentsats för leverantören, eftersom dennas leveransomfattning är mindre. Ett ännu längre steg är riskdelning som beskrivs nedan.
Vanligtvis kombineras back-to-back med om-och-när-betalning (if-and-when-payment). Detta innebär att leverantören endast kan få betalt efter det att företaget fått betalt av kunden. Exempelvis kan det i ett byggkontrakt se ut på följande sätt:
Inledning
Beställaren har ingått ett kontrakt (härefter benämnt “Huvudkontraktet”) vars innehåll framgår av bilaga 1 härvid: Härmed bekräftar Leverantören sin fulla kännedom och förståelse av innehållet i Huvudkontraktet (utom prisdetaljer), och åtager sig att, till Beställaren, i enlighet med villkor och bestämmelser som nedan följer, leverera och utföra Kontraktsarbetet specificerat i detta kontrakt enligt häri utfärdade förutsättningar, normer och specifikationer, som utgör en del av huvudkontraktsarbetet som utförs av Beställaren under Huvudkontraktet, är härmed följande överenskommet:
Definitioner:
“Kontraktet” avser detta kontrakt inklusive alla bilagor och dokument som nämnts i kontraktet
“Leverantör” avser person eller personer, firma eller företag definierat i detta kontrakt och inkluderar Leverantörens representanter, efterträdare och godkända underentreprenörer.
“Kund” avser person eller personer, firma eller företag, som har uppdragit Beställaren för utförande av Huvudkontraktet.
“Beställare” avser företag definierat i detta Kontrakt och inkluderar person vederbörligt auktoriserad att företräda beställaren.
“Kontraktsarbete” avser gods, montage, dokumentation samt allt arbete i övrigt som Leverantören skall utföra enligt Kontraktet.
“Huvudkontrakt” avser kontraktet mellan Kund och Beställare vars innehåll framgår av bilaga 1.
Leverantörens särskilda åtaganden
Leverantören anses ha full kännedom om Huvudkontraktets förutsättningar (förutom beställarens prisuppgifter), och Beställaren skall, om Leverantören så begär, förse Leverantören med en fullständig kopia av huvudkontraktet. Oaktat motsägelser häri, skall Leverantören (i) utföra, fullgöra och underhålla Kontraktsarbetet så att ingen handling eller underlåtelse i relation till detta utgör, orsakar eller bidrager till att Beställaren bryter mot någon av sina skyldigheter under Huvudkontraktet, vidare skall Leverantören, bortsett förutnämnt, härunder åtaga sig och utföra Beställarens alla skyldigheter och ansvarstaganden under Huvudkontraktet som är i relation till Kontraktsarbetena och (ii) enbart vara berättigad till krav eller utöva rättigheter gentemot Beställaren om och när Beställaren har beviljats motsvarande rättigheter av kunden under Huvudkontraktet.
Leverantören skall gottgöra Beställaren mot varje skadestånd som Kunden ställer mot någon annan person och alla krav, fordringar, lagliga åtgärder, skador, kostnader och utgifter utfärdade gentemot eller ådragna av Beställaren anledda av Leverantörens kontraktsbrott.
Härmed bekräftar Leverantören att varje kontraktsbrott av honom kan resultera i att Beställaren begår kontraktsbrott eller blir skadeståndsansvarig under Huvudkontraktet och andra avtal gjorda i anslutning till kontraktsarbetena under Huvudkontraktet och att dessa kan föranledda ytterligare förluster och utgifter för Beställaren i anslutning till kontraktsarbetena under huvudkontraktet och att härmed alla sådana skador, förluster, kostnader och utgifter ur parternas ståndpunkt varande resultat av Leverantörens kontraktsbrott.
Riskdelning tar ett steg längre än enbart återföring av krav som kan hänföras till leverantörens leverans. Vid detta förfarande får leverantören även vara med och dela företagets övriga risker. Exempelvis kan det i kundkontraktet finnas vites- eller skadeståndskrav som endast härrör sig från företagets egna leverans och som inte kan påverkas av leverantörens prestation. Parterna avtalar vid detta förfarande att leverantören ska dela sådana risker omvänt brukar företaget få ta del av leverantörens risker. Riskdelning förekommer i en mängd olika avtalsformer, men de blir som mest uttalade vid joint-venture eller olika former av konsortium.
Multipel transparens uppträder då företaget sitter i ett flertal avtalsförhållanden som har bäring på samma affär. Exempelvis kan det finnas två eller flera kunder, konsortiepartners, sidoleverantörer etc vars olika avtalsvillkor ska återföras till ett specifik leverantörskontrakt. Ett sådant arbete kan bli mycket komplext, eftersom de olika avtalen kan ha kolliderande villkor. Ett korrekt arbete kan nästan enbart utföras av en skicklig juristfirma.
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation. Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något!
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.