Många inköpare tror att arbetet är klart när avtalet är signerat. Men för att citera Winston Churchill: ”Now this is not the end. It is not even the beginning of the end. But it is, perhaps, the end of the beginning.” (Lord Mayor’s Banquet, Mansion House, 10 november 1942)
Det är nu det viktiga arbetet börjar med att hantera och följa upp avtal samt utveckla leverantörsrelationer för att säkerställa styrning och önskat affärsvärde.
Det finns flera skäl att aktivt arbeta med avtal och leverantörsrelationer:
- Skapa affärsvärde: realisera besparingar och andra effekter genom att följa upp volymer, villkor mm
- Minska risk: fånga upp och åtgärda avvikelser
- Säkra regelefterlevnad: säkerställa att avtalets villkor är förenliga med lagstiftning och regelverk
- Utveckla relationen: skapa grund för dialog, samarbete och utveckling
Något förenklat kan man dela upp det som händer efter att ett avtal är signerat och implementerat i tre delar:
- Förvaltning
- Uppföljning
- Samverkan
Förvaltning
Förvaltning handlar om att se till att avtal är giltiga, tillgängliga och aktuella under hela avtalstiden.
Typiska aktiviteter är:
- Förlängning
- Prisjustering
- Uppsägning
Ansvaret ligger hos avtalsansvarig som kan vara samma som inköpare/upphandlare. Det finns administrativa delar som kan hanteras av avtalsadministratör eller liknande.
Förvaltningen kan effektiviseras med ett systemstöd som håller koll på och signalerar datum för prisjusteringar, uppsägning mm.
En väl fungerande avtalsförvaltning handlar om ordning och reda.
Uppföljning
Uppföljning handlar om att följa upp att leveranser sker enligt med vad som överenskommits i avtalet vad gäller pris, tid, kvalitet, villkor, aktiviteter mm.
Typiska aktiviteter är:
- Följa upp leverans och villkor
- Identifiera avvikelser
- Genomföra åtgärder
Ansvaret ligger hos avtalsansvarig. Det praktiska arbetet utförs i samverkan mellan inköp/upphandling och verksamhet.
Vad som ska följas upp, och hur, bör definieras senast i samband med implementeringen. Då tar man fram en uppföljningsplan som beskriver aktiviteter, frekvens och ansvar för uppföljningen.
Uppföljningen ska dokumenteras och rapporteras för att kunna ligga till grund för åtgärder om det finns avvikelser.
Samverkan
Samverkan handlar om att etablera strukturerad dialog med leverantören genom gemensamma målsättningar, samverkansforum och uppföljning av utvecklingsplaner.
Typiska aktiviteter är:
- Driva samverkansforum
- Identifiera förbättringsområden tillsammans med leverantören
- Upprätta och följa upp utvecklingsplaner
Ansvaret ligger hos avtalsansvarig, men det är inte ovanligt att det finns en särskilt utsedd grupp som driver samverkan. Leverantörssamverkan kräver deltagande från olika roller, det är inte en sak enbart för inköpsorganisationen.
Samverkan bör ha tydliga mål, den bör ta sikte på konkreta aktiviteter som skapar förbättringar för båda parter. Aktiviteterna kan sedan drivas som separata projekt.
Prioritera för uppföljning och samverkan
Alla leverantörer och avtal ska inte följas upp lika omfattande. Vi ska inte heller ha långtgående samverkan med alla leverantörer.
Vi behöver en operativ uppföljning av samtliga avtal, det handlar om grundläggande saker som leveranser och kvalitet.
För viktigare avtal behöver vi en taktisk uppföljning då vi även tittar på sådant som planering, resurser och kommersiell uppföljning.
För de allra viktigaste avtalen behöver vi skapa strategisk samverkan som handlar om utveckling av leveranserna och parternas relation där vi sätter mål samt identifierar och prioriterar ömsesidiga förbättringsmöjligheter.
Kraljics matris kan vara ett hjälpmedel för hur vi ska välja vilka leverantörer/avtal vi ska arbeta med på vilken nivå när det gäller uppföljning och samverkan.
Operativ uppföljning
Omfattar samtliga leverantörer, dvs i segmenten:
- strategisk
- flaskhals
- hävstång
- icke-kritiska (undantaget mindre leverantörer)
Operativ uppföljning
Taktisk uppföljning
Omfattar de viktigaste leverantörerna som är viktiga för organisationens uppdrag och de som representerar ett stort värde, dvs i segmenten:
- strategisk
- flaskhals
- hävstång
Strategisk samverkan
Omfattar de viktigaste leverantörerna som är avgörande för organisationens uppdrag, dvs i segmenten:
Summering
En genomtänkt uppföljning och samverkan skapar affärsvärde, minskar risker, säkrar regelefterlevnad och utvecklar relationen.
Förvaltning är en grundläggande fråga om ordning och reda, uppföljning säkerställer att vi får det vi avtalat och samverkan skapar ömsesidig utveckling.
Hur vi ska följa upp och samverka med våra leverantörer beror på deras betydelse för vår verksamhet.
Med en tydlig plan, väl valda prioriteringar och god samverkan kan vi maximera värdet av våra leverantörer – från ordning och reda till ömsesidig utveckling.
Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO
