Inköpsorganisation

Det finns en stor mängd sätt att organisera inköpsarbete, valet av organisationsmodell beror ofta på branschtillhörighet, organisationens storlek, historisk bakgrund mm. Det går därför inte att uttala några huvudregler för hur inköpsverksamhet måste organiseras utan varje enskild organisation måste göra sin egen analys.

Centraliserat eller decentraliserat inköp

Dessa begrepp förekommer i alla större inköpsorganisationer och syftar förstås på huruvida arbetsuppgifterna skall utföras av en central funktion eller av olika lokala organisationer. Det förekommer även att just det decentraliserade inköpet är så pass decentraliserat att inte ens personer som titulerar sig inköpare utför inköpen. I praktiken har alla större inköpsorganisationer både inslag av centraliserat inköp och decentraliserat inköp, man talar därför ibland om hybridorganisation. Vanligt är att det finns globalt och strategiskt inköp som centrala funktioner, medan taktiskt och operativt inköp tenderar att vara mer decentraliserade.

Exempelvis kan det se ut på följande sätt i en koncern:

Inköpsorganisation

Bilden visar hur inköpare kan finnas både på centrala inköpsavdelningar på koncern- och dotterbolagsnivå. Inköpsavdelningarna arbetar i det visade exemplet strategiskt eller taktiskt, men det kan även förekomma att inköpsavdelning på dotterbolagsnivå arbetar operativt. På decentraliserad nivå kan finnas både inköpare samt annan personal som arbetar taktiskt eller operativt med anskaffning.

Inköp i en matrisorganisation

En vanlig modell är ett en centraliserad inköpsorganisation har olika typer av uppdrag gentemot organisationen:

Inköp i matrisorganisation

Denna modell innebär att olika personer inom inköpsavdelningen kan ha olika roller och ansvar. En del inköpare fungerar endast som supportfunktioner åt andra delar, medan andra inköpare har ledande funktioner med större ansvar för levererat resultat.

Inköparen i en projektorganisation

Projektform är en av de absolut vanligaste organisationsformerna som en inköpare hamnar att arbeta i. Det finns en rad projekttyper som är vanliga, exempelvis:

• Produktutvecklingsprojekt
• Effektiviserings-, rationalisering- och förbättringsprojekt
• Anbudsprojekt
• Kundorderprojekt
• Upphandlingsprojekt
• Investeringsprojekt

Beroende på projektets karaktär och viktighet hamnar inköparen i olika grad av ledande roll. I enklare projekt kanske inköparen endast ger support på distans medan i andra projekt hamnar inköparen som projektledare eller delprojektledare. En av de absolut vanligaste projektstyrningsmodellerna i Sverige är den så kallade PROPS-modellen, vilken innebär att organisationen kan se ut ungefär på följande sätt:

Inköp i projektorganisation

Sortimentsteam, kategoriteam

Det är vanligt att inköpare har en ledande roll som sortimentsansvarig (eller kategoriansvarig) i ett så kallat sortimentsteam. Sortimentsteamet kan bestå av olika representanter för slutanvändare, säljare, konstruktionsavdelningar eller kvalitetsavdelning. Ansvarig inköpare brukar vara självskriven i sortimentsteamet. Sortimentsteamet bör sammanträda regelbundet för att fatta beslut om leverantörsval, produktval, processförändringar, utveckling av specifikationer, leverantörsbedömningar eller leverantörsutveckling. Alternativa benämningar som förekommer är varugruppsteam eller inköpsfamiljer.

Sortimentsteam i inköp

Samverkande organisationer

Vid större leveranser eller ramavtal blir det av strategisk betydelse att beställarens organisation fungerar ihop med leverantörens. För att allting ska fungera bra kommer det att behövas en rad kontaktvägar och informationskanaler. Det är därför viktigt att redan vid kvalificeringen av en leverantör kartlägga dess organisation. Vid avtalstecknande skrivs i avtalet in de viktigaste kontaktvägarna samt hur information ska utbytas. I ett större åtagande kan det till och med vara så att parterna förpliktigar sig att ställa vissa personella resurser till förfogande.

Några exempel på hur kontaktytorna mellan två parter kan se ut:

Leverantörens och beställarens kontaktytor