Att samarbeta med rätt leverantörer har blivit allt viktigare. Det handlar inte bara om pris – det handlar även om krav som är avgörande för organisationens rykte och position på marknaden. Ett systematiskt arbete med att godkänna och säkerställa att leverantörerna över tid lever upp till organisationens krav och värderingar bidrar till att organisationen står trygg även när omvärlden förändras.
Den här texten ger några tankar kring krav och processer för godkännande och utvärdering av leverantörer.
Leverantörernas betydelse
I en situation där leverantörer levererar varor och tjänster som i allt högre grad påverkar organisationens uppdrag och mål blir det avgörande att samarbeta med rätt leverantörer. Deras prestationer påverkar direkt verksamhet, varumärke och lönsamhet. Därför räcker det inte att välja den billigaste leverantören – det handlar om att välja rätt leverantörer genom att ställa relevanta grundläggande krav, men också att löpande utvärdera dem för att säkerställa att de fortsätter att uppfylla kraven. Detta har blivit allt viktigare på grund av leverantörernas betydelse, ökad globalisering, politisk osäkerhet samt krav från kunder och medborgare.
Grundläggande krav på leverantörer
De krav som ställs varierar mellan branscher, men vissa är generella och bör ingå i alla leverantörskrav eller uppförandekoder.
Grundläggande krav omfattar typiskt:
- Ekonomisk stabilitet: Leverantören ska ha god ekonomi och vara långsiktigt hållbar.
- Kvalitetsledning: Etablerat kvalitetssystem, till exempel enligt ISO 9001, eller motsvarande rutiner.
- Miljö och hållbarhet: Aktivt miljöarbete, ofta med utgångspunkt i ISO 14001 eller liknande standard, samt arbete för att minska klimatpåverkan.
- Arbetsmiljö och socialt ansvar: Efterlevnad av ILO:s kärnkonventioner, mänskliga rättigheter och arbetsmiljölagstiftning.
- Informationssäkerhet: Särskilt viktigt för leverantörer som hanterar data eller digitala tjänster, till exempel om de omfattas av GDPR.
- Etik och antikorruption: Nolltolerans mot mutor, korruption och oetiskt beteende.
- Sanktioner: Leverantören eller leverantörslandet ska inte omfattas av några politiskt beslutade sanktioner.
- Regelefterlevnad: Efterlevnad av gällande lagar och förordningar inom till exempel skatter/avgifter, produktsäkerhet, dataskydd och exportkontroll.
Kraven brukar finnas beskrivna i en uppförandekod för leverantörer (Supplier Code of Conduct) som leverantören ska underteckna. Om inte så bör kraven finnas med i avtalet.
Godkännande av leverantör
Godkännandeprocessen innebär att organisationen bedömer om en potentiell leverantör uppfyller fastställda krav innan samarbete inleds.
Denna fas är ofta en del av inköpsprocessen och omfattar typiskt:
- Riskanalys: Bedömning av risker kopplade till faktorer som till exempel hållbarhet, leveranssäkerhet, beroenden och geopolitik. Riskanalys görs med fördel i en metodisk process där man i ett första steg identifierar produkt-/tjänstekategorier med hög risk för att i nästa steg identifiera riskleverantörer, med fokus på de identifierade kategorierna. (Läs mer om risk- och sårbarhetsanalys)
- Leverantörsbedömning: Insamling av information om leverantörens verksamhet, ekonomi, kvalitetssystem och kapacitet. Inom det här området finns det systemstöd som bygger på en mängd källor och som flaggar för olika risker eller kombinationer av risker. Omfattningen och detaljeringen i bedömningen beror delvis på den föregående riskanalysen.
- Revision eller självutvärdering: I vissa fall genomförs en leverantörsrevision på plats, i andra fall används frågeformulär eller tredjepartsgranskningar. Även detta steg beror på riskanalysen.
Arbetet utförs vanligtvis av inköpsfunktionen. Det bör finnas en tydlig process för hur det arbetet ska genomföras. I den processen ska det också framgå var det slutliga godkännandet av en leverantör sker.
Godkända leverantörer bör registreras i ett leverantörsregister. För att underlätta fortsatt arbete med utvärdering bör de klassificeras utifrån risknivå, strategisk betydelse och produkt-/tjänstekategori.
Löpande utvärdering
Ett engångsgodkännande räcker sällan; det kan ske förändringar som gör att den initiala bedömningen behöver ändras. För att säkerställa att leverantörer kontinuerligt lever upp till kraven krävs regelbunden utvärdering.
Utvärderingen kan bygga på en regelbundet uppdaterad riskanalys där kategorier eller leverantörer inom vissa kategorier signaleras. Hur ofta den utvärderingen görs beror på riskklassningen av kategori och/eller leverantör. Den kan också initieras av en aktiv bevakning där man får kännedom om faktiska förändringar.
Utvärderingen kan göras på flera nivåer:
- Ny riskbedömning: Görs när leverantören expanderar, byter ägare eller verksamhetsområde, eller när omvärldsförhållanden förändras.
- Revisioner: För kategorier och/eller leverantörer som klassats som högrisk kan interna eller externa revisioner genomföras med jämna mellanrum. Även här kan de systemstöd som finns på marknaden underlätta arbetet, speciellt om de kombineras med riskklassningen i det egna leverantörsregistret.
- Leverantörskontakter: Genom nära kontakter med leverantören kan viktig information som påverkar leverantörsbedömningen fångas upp tidigt.
I tillägg till detta finns såklart den vanliga leverantörsuppföljningen som dock inte kommer att behandlas närmare i den här texten, även om det kan ge risksignaler:
- Regelbunden uppföljning: Uppföljning av leveransprecision, kvalitet, prisutveckling, avvikelser och eventuella klagomål. Detta görs med fördel med hjälp av KPI:er och nyckeltal som används som indikatorer; det kan omfatta leveranssäkerhet, reklamationsfrekvens, hållbarhetsindex mm.
- Samarbete och förbättringsarbete: Genom gemensamma utvecklingsaktiviteter stärks relationen och leverantören kan stödjas i sitt förbättringsarbete.
Hantering av avvikelser
Om en leverantör inte uppfyller kraven bör organisationen ha tydliga rutiner för hur detta ska hanteras – från korrigerande åtgärder till att avsluta samarbetet vid allvarliga eller upprepade överträdelser. (Det är viktigt att detta finns tydligt beskrivet i avtalet.)
Stegen i en sådan rutin kan typiskt vara:
- Dokumentera avvikelsen.
- Kommunicera bristen tydligt till leverantören.
- Begär en åtgärdsplan och följ upp genomförandet.
- Om bristen kvarstår – överväg att pausa eller avsluta samarbetet.
Dokumentation av avvikelser och uppföljningsåtgärder är viktigt för spårbarhet och transparens.
Sammanfattning
Ett strukturerat arbetssätt för leverantörsgodkännande och utvärdering är inte en administrativ rutin – det är ett strategiskt verktyg för att skapa trygghet, minska risker, och stärka organisationens profil. Organisationer som arbetar proaktivt med detta står bättre rustade inför framtida förändringar och stärker samtidigt sitt varumärke och sin konkurrenskraft.
/Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO
PS: Ta gärna del av vårt webinar om Supplier Relationship Management, SRM. Hör av er till oss på EFFSO om ni har några frågor!
