Hur får man till en framgångsrik förhandling? Rätt förhandlingsstrategi är en av framgångsfaktorerna för en effektiv förhandling. Övriga framgångsfaktorer är:
- Leverantörsutvärdering
- Definiering av mål
- Förhandlingsstrategi
- Prioritering av eftergifter
- Planering av förhandlingsrundor
- Organisering av förhandlingsteam
- Dokumentering av förberedelser
Huvuddelarna i en förhandlingsstrategi
En förhandlingsstrategi brukar innehålla följande huvuddelar:
- Strategiskt förhandlingsutrymme och logisk uppbyggnad
- Förhandlingsteam med rollfördelning
- Aktivitetsplan, tidsplan
- Beskrivning av förhandlingsprocess
Centrala begrepp i en förhandlingsstrategi
Tre begrepp är centrala i en förhandlingsstrategi:
- Mest Önskvärda Resultat (MÖR)
- Minsta Acceptabla Resultat (MAR)
- Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning (sv. BATEF, eng. BATNA).
Dessa begrepp kopplas sedan till modeller för kostnadsutvärdering, anbudsutvärdering och logiskt resonemang för att tillsammans utgöra en helhet.
Överlappningen mellan leverantörens MÖR till MAR och beställarens motsvarighet kallar man för förhandlingsutrymmet. Om parterna saknar förhandlingsutrymme strandar förhandlingen och för detta behöver man s.k. BATEF.
I huvudsak kan man dela in förhandlingen i två huvudkategorier:
- Förhandling i samband med upphandling
- Omförhandling av befintligt avtal
Omförhandlingen kan antingen vara en utvidgning av avtalet eller en omförhandling av befintliga villkor. Vid upphandling utgör ofta förfrågningsunderlaget och utvärderingsmodellen viktiga parametrar i förhandlingsstrategin.
Vid ett företag kan det finnas generella förhandlingsstrategier som man därefter bryter ned för varje sortiment eller varugrupp, Dessa anpassar man sedan för varje unik förhandling.
Förhandlingsteamet
I en förhandlingsstrategi är det brukligt att ta upp hur förhandlingsteamet ser ut och definierar dessas olika roller. Det kan se ut som nedan:
| Funktion |
Roll |
Budskap/manus |
| Förhandlingsledare |
- Driver förändring: Söker alternativ/ möjligheter
|
- Förstärk nyckelmeddelandet
- Vi måste nå förändring
- Inga ’heliga kor’
- Behov och förväntningar
|
| Teknisk inköpare |
- Neutral: Söker en gemensam bas
|
- Att vi värdesätter leverantören
- Att vi värdesätter en god och långsiktig relation
|
| Produktionsansvarig |
- Den gode
- Tillhandahåller en area för kommunikation
- Söker en gemensam bas
|
- Upprätthålla dag-dag relation
- Fokusera på specifika detaljer
- Behov av att effektivisera produktionen
- Införa förändring
|
| Marknadsrepresentant |
- Detaljfokuserad
- Ställer svåra frågor
- Utmana antaganden
- Lämnar tvivel hos leverantören
- Håller trycket upp
|
- Behov av förändring
- Utvärdera alternativ
- Behov att förbättra kostnad och service
|
Förhandlingsprocessen
Förhandlingsprocessen beskriver man enklast med någon form av flödesschema:
Förhandlingsprocess
Prisförhandling
Den mest klassiska prisförhandlingen är nedbrytning av priset i delpriser. Delpriserna analyserar man sedan med en så kallad Cherry pick-analys som får fungera som ‘benchmark’. Delpriser där anbudsgivaren ligger högt utsätts för påtryckning.
En annan metdod är så kallad målprisförhandling dvs köparen sätter ut bestämda målpriser i förhandlingen. Målprisförhandling är vanlig bland offentliga upphandlare, eftersom de inte har samma möjlighet att spela ut leverantörer mot varandra. Därför spelar de ut leverantörerna mot målpriset istället.
Vill du lära dig mer? Då kanske EFFSOs utbildning Förhandling för Inköpare kan vara något för dig eller ditt team.
