Avropsbeordring och avropsorder

I många fall består en avtalssituation i att parterna ingått ett ramavtal, utan bestämda kvantiteter. En liknande situation är leveransavtal utan exakt givna leveranstidpunkter. I dessa båda fall måste köparen signalera till leverantören när och hur mycket som ska levereras. Här beskrivs de vanligaste metoderna för sådan signalering:

Skriftlig avropsorder

Köparen översänder en skriftlig order (=beställning) som uttrycker att det är fråga om ett avrop under parternas ramavtal. Beställningen brukar innehålla uppgifter om leveranstidpunkt, orderkvantitet, leveransplats och om det finns något som avviker från ramavtalets bestämmelser. Om det finns avvikelser från ramavtalsbestämmelserna måste leverantören bekräfta dessa för att de ska bli gällande.

Avrop genom fullmakt

En annan part än köparen får fullmakt att göra avrop under det av köparen ingångna ramavtalet. Denna part kan exempelvis vara en annan leverantör. Den som gör avropet blir dock inte part i avtalet, utan agerar bara i köparens namn. Det innebär exempelvis att fakturor går direkt till köparen. Den här typen av fullmakt är exempelvis vanlig vid avrop under centrala fraktavtal, men det kan även handlat om att köparen handlat upp insatsmaterial av en enhetlig kvalitet som flera leverantörer ska använda sig av.

Webbportal

Köparen loggar in på leverantörens webbportal och registrerar sina avrop där. Det är ett av de mest dominerande förfarandena hos grossister. Metoden fungerar dock för mycket annat från industriprodukter till sådant som levereras via detaljhandeln.

Elektroniskt avrop (EDI)

Avrop görs ungefär som för skriftlig beställning, men all kommunikation sker elektroniskt via ett fördefinierat filformat. Vanliga format är X12 och EDIFACT.

Inköpskanban / leverantörskanban

Materialkort, s.k. kanban, lagras ihop med materialet i lastbärarna. När en lastbärare är helt eller delvis tom plockas kanbankortet ur och skickas till leverantören som en beställning som ordererkänns av leverantören. Nästa leverans innehåller nya kanbankort osv. I vissa fall omvandlar man urplockade kanbankort till skriftliga eller elektroniska beställningar i inköpssystemet. Fördelen med det är att man får bättre kontroll över inköpsorderstocken. En förenklad variant är att man river av en utpekad del av kanbankortet som sparas för matchning mot ordererkännanden.

Leverantören skapar själv avropsorder

Genom att ge leverantören tillgång till lagersaldon kan man skapa ett beställningspunktsystem där leverantören själv skapar en avropsorder. Tillgången kan antingen ske genom att saldon redovisas över internet, via inloggning i ett system eller genom att leverantören får fysisk tillgång till lagret. Avropsordern kan skapas genom att leverantören får en begränsad inloggning i köparens inköpssystem för att skapa avropsorder. Alternativt skickar leverantören ett ordererkännande. Detta förfarande är vanligt i s.k. leverantörsstyrda lager och finns även i vissa system för avhjälpande underhåll.

Konkludent beställning

Avrop sker på ett konkludent sätt. Exempelvis kan köparen återsända en tom lastbärare, vilket innebär att den ska fyllas och levereras på nytt. Kvantiteterna kan alltså inte bli större än lastbärarnas volymcykeltid. Ett annat exempel är att köparen skickar en reservdel för upparbetning. Det är alltså översändandet som är den konkludenta handlingen. Konkludent beställning kan kombineras med ett system där leverantören själv skapar avropsorder i köparens inköpsystem för att fakturor ska kunna hanteras på ett effektivt sätt,