Som inköpare är vi vana vid att hantera situationen när leverantörer kommer med önskemål om normala prisökningar vid definierade tillfällen inom ramen för ett avtal. Det hanterar vi med hjälp av index och/eller förhandling. Men vad gör vi när leverantören kontaktar oss och begär mycket stora prisökningar på grund av extraordinära händelser?
Vi är vana att hantera situationen när leverantörer kommer med önskemål om normala prisökningar. Det sker ofta vid definierade tillfällen inom ramen för ett avtal. Det blir betydligt svårare när leverantören kontaktar oss och begär mycket stora prisökningar på grund av extraordinära situationer som råvarubrist, politiska konflikter och/eller snabbt ökande inflation.
Det finns ett värde i att ha ett tydligt och konsistent budskap till leverantörsmarknaden. Därför är det bra om man i organisationen har ett gemensamt förhållningssätt i sådana här lägen. Risken blir annars att man hamnar i särbehandling baserat på individuella aspekter. Speciellt eftersom det ofta finns känslomässiga element med i sådana här extraordinära situationer.
Jag ska försöka ge några tips om hur man som inköpare kan förhålla sig på ett konstruktivt sätt. Gemensamt för de här tipsen är att agerandet bör vara baserat på faktabaserad analys och ett strategiskt perspektiv.
Säg inte ja till prisökningar
Acceptera aldrig en begäran om prishöjningar utan diskussion. Det gäller även om höjningen upplevs som motiverad och skälig. (Möjligtvis kan du säga okej om det handlar om små ökningar och små inköpsvolymer.)
Säg inte heller nej
Säg inte nej utan att först ha hört leverantörens resonemang. Ett nej utan att känna till bakgrunden kan leverantören uppleva som okunnigt eller oseriöst. Det kan skada det fortsatta samarbetet.
Hela kedjan ska bära kostnadsökningarna
Var tydlig med att leverantören inte kan vidareföra hela sina kostnadsökningar. Argumentera för att varje del i kedjan behöver ta en del av den totala kostnadsökningen.
Jämför med andra
Jämför med prisnivå och prisökningar från andra leverantörer på samma leverantörsmarknad. Både de som levererar till den egna organisationen och andra. Använd branschinformation, egna nätverk och öppet tillgänglig information (t ex offentliga upphandlingar) för att skaffa kunskap.
Basera på fakta
Be leverantören att presentera underlaget för den begärda prisökningen, om möjligt nedbruten på segment, tjänst eller produkt. Be om transparens kring vilka faktorer som vägts in, i vilken utsträckning och för vilka segment, tjänster eller produkter.
Gör en kostnadsnedbrytning
Gör en egen analys av hur stor del av leverantörens pris som egentligen påverkas av leverantörens inprisökning, t ex hur stor del av en produkt som påverkas av en viss råvarukostnad. Detta är bra för att ha en egen utgångspunkt i diskussionen med leverantören.
Differentiera prisökningen
Undvik att gå med på generella prisökningar, utan försök istället att definiera olika prisökningar på olika segment, tjänster och produkter – även med hänsyn till vad vi köper mest av.
Behåll ett strategiskt perspektiv
Det slutliga beslutet påverkas av leverantörens strategiska betydelse – tänk Kraljics matris med lönsamhetspåverkan och risk/utbytbarhet. (En leverantör som vi är helt beroende av behöver vi förhålla oss annorlunda till jämfört med en leverantör som vi lätt kan byta ut.)
De här råden gäller generellt för prisförhandlingar, men de är speciellt viktiga i extraordinära situationer. Det handlar om att förstå varandras utgångsläge och att skapa ekonomisk hållbarhet över tid.
