Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända. Det handlar i princip alltid om att motparten på något sätt brutit mot avtalet.
Det är naturligt att parterna i ett sådant läge har olika syn på situationen och hur den ska hanteras. Därför är det viktigt att agera på ett sätt så att eventuella skadeverkningar för den egna organisationen minimeras. Skadeverkningar kan vara såväl långdragna juridiska tvister som störningar i den egna verksamheten.
Det finns ett antal saker man bör göra och tänka på före, under och efter ett förtida avslut. De genomgående nyckelorden är dokumentation och kommunikation. Man bör se processen runt ett förtida avslut som ett projekt som precis som de flesta andra projekt behöver ha projektledare, beslutsgrupp och nödvändig expertkunskap.
Att tänka på innan
Avtalet
Redan när avtalet skrivs ska man definiera vad som gör att ett avtal kan sägas upp i förtid och hur det ska hanteras. I det ingår hur eventuella tvister ska hanteras.
Detta minskar risken för problem om man hamnar i en sådan situation.
Systematisk uppföljning
För att så tidigt som möjligt upptäcka och hantera potentiella avtalsbrott är det nödvändigt med en löpande och systematisk uppföljning av såväl leveranser som leverantör. Det kan handla om att samla statistik, men också att hämta in information från externa källor.
Dokumentera avvikelser
De avvikelser man upptäcker i såväl systematisk uppföljning som i det dagliga arbetet ska dokumenteras. Detta gäller oavsett om de i sig är avtalsbrott eller inte, eftersom de kan utgöra en del av en större bild. Dokumentationen ska vara tydlig och komplett.
Involvera juridisk expertis
När man upptäcker något som kan vara, eller riskerar att bli, avtalsbrott är det klokt att involvera juridisk expertis för att få goda råd om hur man bör hantera det vidare. Detta är extra viktigt om det handlar om en viktig leverantörsrelation där problem kan få stora konsekvenser för den egna organisationen.
Samverkan mellan intressenter
Det är inte ovanligt att en avvikelse upplevs som isolerad och unik, trots att motsvarande avvikelser finns hos andra enheter inom organisationen. Därför är det viktigt att det finns en samverkan och kontakt mellan enheterna för att få en större bild.
Risk- och konsekvensanalys
När man identifierat avvikelser som kan innebära att man kan komma att avsluta relationen är det viktigt att göra en analys av risker och konsekvenser. Detta påverkar såväl beslutet om att avsluta relationen eller inte som hur ett avslut ska hanteras.
Ansvar för koordinering
I det här stadiet är det naturligt att inköpsenheten får en koordinerande roll eftersom det handlar om den kommersiella relationen. Dock är det viktigt att berörda verksamheter är involverade.
Att tänka på under
Beslut
Se till att beslut tas eller åtminstone förankras på rätt nivå i den egna organisationen. Om det handlar om en strategiskt viktig leverantör kan det behövas en mindre beslutsgrupp.
Juridisk expertis
För att säkerställa att man har tillräcklig dokumentation i förhållande till vad avtal och lagstiftning anger så kan man ofta behöva rådfråga eller involvera juridisk expertis. Det är också viktigt när man utformar kommunikationen med leverantören. Det är en fördel att göra det redan på ett tidigt stadium.
Kontakt med leverantör
Det är klokt om all kontakt sker skriftligt och formellt för att undvika senare problem. Var förberedd på om leverantören vill diskutera skälen till beslutet eller om de vill bestrida avslutet. Om det innebär möten med leverantören se då till att mer än en person är närvarande från den egna organisationen.
Dokumentera
Allt som sker i samband med avslutet ska dokumenteras på ett samlat sätt. Det gäller mail och brev, men också noteringar från eventuella samtal, möten etc. Även intern kommunikation bör dokumenteras.
Kontaktperson
Under avslutsprocessen bör det finnas en huvudkontakt gentemot leverantören. All kommunikation bör gå via den personen. Om det vid något tillfälle ska ske kommunikation via någon annan ska den här personen vara informerad i förväg.
Att tänka på efter
Spärra
När avslutet är ett faktum ska leverantören spärras i systemen för köp, avtal, upphandlingar och betalningar. Eventuella ytterligare betalningar som sker som en följd av överenskommelser i samband med avslutet bör godkännas separat.
Informera
Samtliga berörda interna intressenter ska ha information om avslutet och hur det påverkar dem. Det kan vara verksamheten, ekonomi, inköp m fl.
Samla dokumentation
All dokumentation i ärendet ska samlas och arkiveras.
Ett avslut i förtid är inget som ska ske lättvindigt, men det är heller inget som man bör undvika när det på grund av avtalsbrott eller liknande finns risk för den egna verksamheten. För att lyckas gäller det att ha ordning och reda – såväl före, under som efter själva avslutet.
