Framgångsrik upphandling av medicinteknisk utrustning

Upphandling av medicinteknik har stor påverkan på både kvalitet, kostnader och långsiktiga resultat. Här delar Jonatan Svensson Axhamre, upphandlingskonsult på EFFSO Upphandling, med sig av konkreta metoder och ställningstaganden för upphandling av medicinteknisk utrustning.

Medicinteknik spelar en allt viktigare roll inom vård och forskning och har stor påverkan på resultat och kostnader inom vård, forskning och laboratorier. Inköp av medicinteknisk utrustning, förbrukningsartiklar och tjänster tar mycket energi och resurser från organisationen och förutsätter ett bra samarbete mellan olika professioner. Med ett metodiskt arbetssätt och medvetna strategier går det att skapa framgångsrika resultat som tjänar verksamheten väl under många år.

I den här artikeln beskriver vår kollega Jonatan Svensson Axhamre, upphandlingskonsult på EFFSO Upphandling, några metoder och ställningstaganden inom upphandling av medicinteknik. Samma grundläggande arbetssätt gäller förstås inom både offentligt och privat inköp.

Särskilda krav och förutsättningar vid upphandling av medicinteknik

Medicintekniska upphandlingar ställer ofta höga krav på:

• Patientsäkerhet, korrekta laboratorieresultat
• Spårbarhet genom hela produktionsprocessen och försörjningskedjan
• Regelverk: MDD (Medical Device Directive), MDR (Medicinteknisk förordning), IVD/IVDR (In-vitro diagnostik), med flera
• Vid utvärdering av inkomna anbud görs ofta praktisk testning av utrustningen på plats, till exempel genom provuppställning i kundens lokaler. Testning av större utrustning kan göras hos andra kundreferenser.
• Kravställning: Ofta ställer vi i Sverige krav på att utrustningen ska finnas på sjukhus i Europa eller i Norden, då liknar driftmiljön vårt sätt att arbeta och det går lätt att titta på den i drift.
• Det är vanligt med stora projektgrupper, till exempel läkare, sjuksköterskor och biomedicinska analytiker. Även andra personer i verksamheten brukar ingå, såsom medicintekniker, medicintekniska ingenjörer, sjukhusfysiker, IT-avdelning, IT-säkerhetsexperter, ansvarig upphandlare.

Annat som är viktigt att tänka på

Avtalstiden offentlig upphandling av ramavtal är 4 år enligt LOU. Kontrakt kan sträcka sig över längre tid, vilket bland annat kan vara motiverat vid tjänsteavtal för att möjliggöra för leverantörer att göra större investeringar.

Ofta uppstår behov av kompletteringsköp av samma sorts utrustning vid ett senare tillfälle. För att undvika att det leder till annan utrustning med nya underhållsavtal, reservdelslager och utbildningar upphandlar man i regel med tillräckliga optioner för att säkerställa en enhetlig maskinpark under överskådlig tid.

Tillverkaren måste kunna tillhandahålla reservdelar och förbrukningsartiklar under minst 10 år. 

Köpa eller hyra – två olika angreppssätt vid upphandling av medicinteknik

Tjänst eller vara? Det mesta som kan köpas kan också hyras och det gäller även för medicinteknisk utrustning. Nedan går vi igenom för- och nackdelar och vad som skiljer i metod för de olika alternativen.

Vid köp

Utvärderingsmodell:

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet, ofta med hjälp av LCC, Livscykelkostnad
• I undantagsfall lägsta pris om man har ställt väldigt tuffa obligatoriska krav.

LCC, Livscykelkostnad, beräknas genom att kombinera:

• Inköpskostnad
• Optioner
• Garantitid
• Reservdelar och tillbehör, förbrukningsvolym ofta baserat på 10 år, man tittar på historiska värden eller tillverkares rekommendationer och ökar med 10-20 % för marginal
• Avskrivning 7-10 år beroende på utrustning
• Aktuell internränta

Serviceavtal tecknas inklusive SLA, dvs tillåten nivå på stilleståndstid samt inställelsetid.

Vid hyra

Kunden betalar per provsvar/analys i stället för att köpa utrustning och ansvara för underhållet. Leverantören ansvarar för utrustningen, förbrukning, tillbehör och att allting alltid finns på plats och fungerar.

Utvärderingsmodeller:

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet där man kombinerar en utvärdering av bland annat pris per enhet (test, drifttid, behandling, etc.), servicenivå och utrustningens prestanda
• Lägsta pris i undantagsfall, när man haft möjlighet att ställa höga och relevanta krav på utrustningen så att prispress inte leder till låg kvalitet.

Möjliga fördelar med att hyra utrustning jämfört med att köpa är bland annat:

• Hyra är vanligt för bland annat labbutrustning eftersom metoderna är standardiserade och leverantörsmarknaden utvecklat affärsmodeller inom det området
• Leverantören tar fullt ansvar för funktionalitet och kapacitet
• Lätt att byta utrustning efter en ny upphandling
• Leverantören bör ha bättre kunskap om sin utrustning och kan serva den bättre när de får möjlighet att själva planera och sköta logistiken.

Möjliga fördelar med att köpa utrustning jämfört med att hyra den är bland annat:

• Det kan bli lägre totalkostnad om kunden är duktig på att hantera drift och underhåll
• Det kan bli mer flexibelt om kunden har säkerställt god flexibilitet i avtalet.

Inköp av medicinteknik är ofta intressanta och roliga projekt när de utförs rätt. Projekten förutsätter att vi på inköp leder beställargruppen framåt genom kunskap och beprövade metoder. Eftersom utrustningen är dyr och viktig är det klokt att anlita hjälp i stället för att göra om samma misstag som andra redan har gjort. EFFSOs konsulter har genom åren hjälpt många av Sveriges regioner med komplexa upphandlingar och utveckling av metodiska arbetssätt. Tveka inte att ta kontakt om ni vill diskutera framgångsrika projekt i era samhällsviktiga verksamheter!

Jonatan Svensson Axhamre, Upphandlingskonsult Medicinteknik EFFSO Upphandling
Emil Andrén, VD EFFSO Upphandling
Jenny Vårlid, Chef sälj och marknad EFFSO AB