Så kan inköp möta utmaningen med höjda tullar

Hur man än vrider eller vänder på det så har President Trumps utspel kring tullar påverkan på inköp. Och det är oavsett tullnivå. Om vi räknar konservativt kommer även de nya tullarna på 20% mot EU innebär stora utmaningar för de svenska företag som vill behålla sin konkurrenskraft på den amerikanska marknaden.

I många leverantörskedjor är snabba kostnadsanpassningar, som exempelvis att byta leverantörer, inte möjliga. Avgörande blir då snarare hur inköp kan optimera sina processer och fatta datadrivna och strategiska beslut det som kan skydda lönsamheten.

Även om EU nyligen begränsade omfattningen av CSRD och CSDDD i Omnibus-paketet så ser vi att de företag som låg steget före när det gällde att anpassa verksamheten till dessa krav även är väl positionerade att möta tull-utmaningen. Organisationer med visibilitet in i sin leverantörskedja – både tier 1, tier 2 och tier 3 – sitter på data som även kan användas när det gäller att bedöma potentiella merkostnader till följd av potentiella tullar.

Att veta var komponenter och råvaror produceras – inte bara var leverantören har sitt huvudkontor – är en nyckelinsikt. För även om det slutgiltiga beslutet om tullar ska appliceras ligger på USAs tullmyndighet ger insikten i den egna leverantörskedjan inköp kunskap kring hur kostnadsbasen kan påverkas.

För att inköp ska kunna hantera potentiella utmaningar som följd av tullarna, förespråkar vi att inköp agerar med både kort- och långsiktig horisont.

Kortsiktiga åtgärder – Minska omedelbar påverkan

I den korta horisonten är målet för inköp att optimera arbetet och rikta fokus på de mest påverkbara områdena för att minimera effekten av tullarna. Här ser vi visibilitet i den egna leverantörskedjan som nyckelkapacitet. Samtidigt är det viktigt att vara väl medveten om hur marknaden ser ut och vilket utbud som finns tillgängligt.

• Marknadsanalys och riskbedömning: Identifiera vilka varor, leverantörer och delar av leverantörskedjan som påverkas. Kartlägg hela värdekedjan för att förstå hur tullarna påverkar i olika led för att kunna prioritera rätt insatser.
• Leverantörsdiversifiering: Utforska alternativa leverantörer och partnerskap. Genom att optimera leverantörskedjan kan ni minska exponeringen mot kostnadshöjningar på grund av tull samtidigt som ni kan säkerställa leveranskapacitet.
• Optimering av befintlig leverantörskedja: Förhandla om kommersiella villkor, förbättra processer och analysera totalkostnader (TCO). Att arbeta med hela värdekedjan skapar bättre möjligheter till besparingar och effektivitet.

Det är viktigt att komma ihåg att målet ska vara att behålla konkurrenskraft. Även en kostnadsökning kan vara positiv om den är lägre än vad konkurrenterna kan få till.

Långsiktiga strategier – Bygga motståndskraft och effektivitet:

Även om tullarna påverkar här och nu, är det viktigt för inköpsfunktionen att bli mer robust. Att inköp tar en mer strategisk roll i företaget och bygger tvärfunktionella relationer skapar förutsättningar för inköp att hantera såväl potentiella tullar som andra framtida utmaningar.

• Strategisk anpassning: Att ha en hög strategisk mognad ger en klar fördel. Kapacitet att utveckla och implementera strukturerade processer för exempelvis scenarioanalys, beräkning och hantering av TCO och analys av stora mängder data skapar en stabil grund för beslutsfattande.
• Tvärfunktionellt samarbete: När inköp, ekonomi, produktion och andra kritiska funktioner samarbetar mot ett gemensamt mål finns bättre förutsättningar för att agera proaktivt i stället för reaktivt. Detta är centralt för att kunna fatta snabbare och mer välgrundade beslut.
• Proaktiv processutveckling: Förmågan till processutveckling gör inköp bättre rustade att reagera snabbt på förändringar. Att ha – eller utveckla förmågan att bygga – robusta processer för risk- och leverantörshantering (SRM) skapar förutsättningar för en mer strategisk leverantörsutveckling.
• Konkurrenskraft genom optimering: När prisjusteringar och leverantörsbyten inte är möjliga är det viktigt att fokusera på optimering av TCO för att behålla sin konkurrenskraft trots nya handelsvillkor. Här är samarbete med nyckelleverantörer viktigt.

En tydlig process för strategisk leverantörsrelationsutveckling skapar förutsättningar för att nyttja leverantörsbasens innovationskraft.

SRM – en nyckel till bättre motståndskraft mot kostnadsökning

I tider av stor osäkerhet ger förmågan att driva proaktiv leverantörsutveckling inköp en starkare position. Har inköp implementerat tydliga processer för att hantera leverantörsrelationer skapas möjlighet för inköp att tillsammans med leverantörsbasen finna nya vägar som lindrar påverkan av exempelvis tullar. För även om var och en är sig själv närmast, så påverkas ju alla delar av leverantörskedjan av tullarna. Leverantörerna påverkas också när marknaden sviktar.

Även om det i dagsläget kan vara svårt att beräkna den exakta kostnadspåverkan som tullarna slutligen kommer att ha genererar en välutvecklad SRM-process fördelar. Ju djupare insikt i hela leverantörsbasen inköp har, desto bättre rustade är de för att hantera de utmaningar som uppkommer.

TCO och innovationskraften i leverantörskedjan

En annan hävstång för inköp är att sätta större fokus på Total Cost of Ownership (TCO). Här finns stora möjligheter att utnyttja leverantörsbasens innovationskraft.

För att lyckas med detta är det viktigt att utveckla (eller helst redan ha) en leverantörsrelation där fokus ligger på samverkan och ömsesidig förståelse. En Win-Win-baserad relation med andra ord. Då kan inköp och leverantörer tillsammans arbeta med att exempelvis identifiera och implementera lösningar för att minska produktionskostnader eller helt enkelt flytta produktion till produktionsfaciliteter som har lägre tullar. Allt med målet att både förbättra effektiviteten och minska effekterna av tullarna. Genom att dela kunskap, strategiska mål och resurser kan exempelvis nya specifikationer eller tillverkningsmetoder som använder billigare och mer tillgängliga material skapa lönsamhet utan att för den delen kompromissa med kvaliteten.

Genom att analysera hela livscykeln för varje produkt är det möjligt att identifiera områden där påverkan av tullarna minimeras. Målet är att tillsammans med leverantörsbasen skapa en flexibel och responsiv värdekedja som snabbt kan anpassa sig till förändrade marknadsförhållanden och tullar.

Här kan även en Procurement Excellence-funktion spela en avgörande roll genom att stötta med allt från kapacitet till djupare analys till förmågan att leverera fokuserade insatser som inte tar kraft från den dagliga verksamheten. Som extra bonus kan detta även leda till utveckling av nya, innovativa produkter som är än mer kostnadseffektiva att producera men som samtidigt uppfyller kundernas behov och preferenser.

I tider av osäkerhet har effektiva inköpsorganisationer med hög strategisk mognad en tydlig fördel – de kan agera snabbare, smartare och mer proaktivt i en ständigt föränderlig omvärld. Behöver ni stöd så kan EFFSO hjälpa er att kombinera direkta åtgärder med strategiska initiativ för att bygga en starkare, mer kostnadseffektiv och konkurrenskraftig inköpsfunktion.