7 goda vanor hos en framåtlutad inköpsorganisation

Sedan den kom ut 1989 har Stephen Coveys ”Seven Habits of Highly Effective People” sålts i fler än 25 miljoner exemplar och översatts till över 40 språk. De sju vanorna som Covey fördjupar sig i är att vara proaktiv, börja med slutet i åtanke, börja med det viktigaste, tänka win/win, försöka först förstå och därefter att bli förstådd, skapa synergier och vässa sågen.

Med dessa sju varor i åtanke har vi tagit fram en lista på de goda vanor som vi anser att en framåtlutad inköpsorganisation ska ha för att uppnå överlägsna resultat. Vi har fritt valt att anpassa Coveys sju goda vanor till ledstänger för inköp. Genom att förstå och tillämpa dessa principer kan en organisation uppnå överlägsna resultat och skapa värde för hela företaget.

De sju goda vanorna för en framåtlutad inköpsorganisation

1. Strategiskt fokus: Högpresterande inköpsorganisationer har långsiktiga inköpsstrategier som ligger i linje med företagets övergripande mål. En studie från Deloitte (2021) visade att inköpsorganisationer som hade en tydlig strategisk inriktning uppnådde 3,6 gånger högre besparingar än de som saknade motsvarande inriktning.
2. Kontinuerlig kompetensutveckling: Investering i kompetensutveckling är nyckeln till att skapa en effektiv och framåtdriven inköpsorganisation. Inköpare med rätt kunskap och kompetens klarar framtidens komplexa inköpsutmaningar. Enligt Hackett Group (2020) investerar högpresterande inköpsorganisationer 23% mer i kompetensutveckling jämfört med genomsnittet.
3. Uppföljning och KPIer: Nyckeltal och mätetal (KPIer) är nyckeln till att identifiera förbättringspotential och driva hem besparingar. Högpresterande inköpsorganisationer arbetar kontinuerligt med att optimera och effektivisera sina processer. Enligt The Hackett Group (2020) har högpresterande inköpsorganisationer 84% högre ROI än övriga genom smart användning av KPIer.
4. Digitaliserad inköpsprocess: Digitalisering och nyttjande av exempelvis AI och analysverktyg hjälper högpresterande inköpsorganisationer att effektivisera processer och ge stöd för faktabaserat beslutsfattande. I Deloittes 2021 Global CPO Survey svarar 58% att digital transformation är prioriterat för att uppnå effektivitet i inköpsprocessen.
5. Fokus på hållbart inköp: Hållbart inköp är en framgångsfaktor för företag och inköp sitter på en nyckelposition med ansvar för leverantörskedjan. En bra startpunkt kan exempelvis vara att göra en miljöspendanalys för att se över organisationens fossila fotavtryck. Enligt Bearingpoint (2022) svarar 83% att hållbart inköp är avgörande för ett företags framgång.
6. Kategoristyrning: Kategoristyrning ger inköp möjligheten att arbeta smartare och generera värde i flera dimensioner. Den ökade effektiviteten leder till bättre resultat, smidigare processer, högre visibilitet och genererar övergripande kostnadsbesparingar. Enligt Deloitte (2018) ser organisationer som jobbar med kategoristyrning en förbättring av effektiviteten i inköpsprocessen med 9%. Samtidigt kan besparingar i olika kategorier uppgå till mellan 10 och 15 procent.
7. Flerdimensionell riskhantering: Robust och metodisk riskhantering ger högpresterande inköpsorganisationer förmågan att bättre identifiera och hantera risker i leverantörskedjan, från hållbarhetsrisker till finansiell risk och leveranssäkerhet. En studie från McKinsey (2019) visar att företag som jobbar proaktivt med att minimera risk i leverantörskedjan kan minska risken för leveransstörningar med upp till 55%.

En framåtlutad inköpsorganisation strävar ständigt efter att förbättra och utveckla verksamheten. Genom att fokusera på dessa sju goda vanor kan inköp uppnå bättre resultat på alla fronter. Alltifrån kostnadsbesparingar, hög kvalitet, nöjd personal, goda leverantörsrelationer och effektivare arbete. Lite tillspetsat kan man säga att dessa sju goda vanor ger konkurrensfördelar som ökar hela organisationens värdeskapande.

Så kommer du igång med de sju goda vanorna

Det första steget en inköpsorganisation bör göra för att påbörja (eller vidareutveckla) resan mot en mer framåtlutad position är att kartlägga nuläget och förstå var organisationen befinner sig idag och sedan skapa en utvecklingsplan för att påbörja sin förändringsresa.

På EFFSO kallar vi det en strukturell diagnos. Det vill säga en analys som sätter kartan för inköps nuläge och önskade position i sex dimensioner: strategi, organisation, process, digitalisering, mål och mätetal samt kompetens. Genom att kombinera detta med ett fokus på de sju goda vanorna ovan ser vi att inköp växer med uppgiften och driver starkt mot ett hållbart värdeskapande.