Kategoriplaner blir ibland tjocka luntor – nästan som fallstudier – med all den samlade kunskapen om kategorierna. Det är kanske bara kategoriansvarig som har tid att att sätta sig in i allt. Därför behöver man en metod för att göra kunskapen mer lättillgänglig, låt oss kalla metoden kategorikort. Och precis som hörs på namnet så ska det vara någonting kort eller som någon sade ”less is more”. Fördelen med att fatta sig kort är att det även går snabbare att uppdatera informationen. Kategorikortet fungerar därför som en statusrapport och uppdateras ofta.
Kategorikortets syfte hör ihop med målgruppen. I en del fall ska jag träffa olika intressenter, t.ex. användare, kravställare eller beslutsfattare. De ska på ett enkelt sätt skaffa sig en uppfattning om bakgrunden, pågående aktiviteter och vad som kommer att förändras. De flesta intressenter vill förstå detta utan krusiduller, dvs. kategorikortet ska vara fritt från vetenskapliga termer och fikonspråk. Hellre låter man sig inspireras av pedagogiska figurer. T.ex. sådana som ibland finns i instrumentbrädor och styrkort. Så här kanske det kan se ut:
En annan målgrupp kan vara inköparna själva. På återkommande status- och gruppmöten avrapporteras och diskuteras kategoriarbetet. Handlar det bara om avrapportering så använder man standardiserade kategorikort med högst en bild, eftersom man ska hinna med många kategorier på en kort stund. Men kategorikortet kan också vara del i en inlärningsprocess. Genom att diskutera och analysera kategorins egenskaper får kategoriansvarig hjälp att förädla sin strategi, samtidigt som de övriga i gruppen förädlar sina kunskaper. Ett sådant kategorikort får förstås vara mer vetenskapligt, med kraljicmatriser, SWOT-analyser, fiskbensdiagram mm. Och så här kanske deras kort ser ut:
Lycka till !!!
Det är tuffa tider i många branscher och i takt med det märker vi på EFFSO hur kraven på snabba kostnadsminskningar ökar. Ofta vänds blicken då mot inköp och vad som kan göras med kostnaden för inköpta varor och tjänster. Men flera av våra kunder vittnar om en utmaning i att ställa om från den…
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…