Städsegröna avtal – Bra eller dåligt?

Att hamna i ett avtalslöst tillstånd kan vara en rysare, särskilt om det rör en affärskritisk produkt. Plötsligt så står man där utan leveransåtagande – utan någon som är tvingad att leverera, eftersom man hade glömt att avtalstiden löpt ut. Men det här är ett problem som de flesta inköpare förebygger – man tecknar städsegröna avtal, dvs tillsvidareavtal.

Det finns ett par olika avtalskonstruktioner; antingen löper avtalet i oändlighet och har en uppsägningstid på X månader; eller så finns en klausul som säger att uppsägning ska ske tre månader före avtalsårets slut, annars löper det på i ett år till. Enkelt, eller hur? Eller finns det någon hake?

Tillsvidareavtal kräver mer än bara en klausul om oändlig avtalstid. De måste kunna ta framtiden i beaktande. Hur ska man hantera förändringar i penningvärde, världsmarknadspriser, lagstiftning, kundkrav etc? De här regleringarna blir ofta ganska leverantörsvänliga, ty det går inte i en lång affärsrelation att vältra över alla risker på leverantören. Men vad händer? När råvarupriserna stiger stiger avtalspriserna, men när de sjunker händer ingenting. Jomen, vi har ju indexbaserat avtal säger nån. Det är sant, men index är ingen perfekt bild av världen. Dels är många index framtagna av partiska branschorganisationer och dels beaktar de inte effektivisering och ny teknik.

Många tillsvidareavtal hamnar långt ner i skrivbordslådan. Finns ingen anledning att flagga upp det som bara löper på och verkar fungera. Vissa inköpsorganisationer mäter i och för sig mätetal som prisvarians, men det fungerar bara för ganska standardiserade produkter. Andra utgår ifrån någon slags baslinje och undersöker hur kostnadsutfallet rör sig från den. Det blir lite mer allmängiltigt, men när avvikelsen börjar bli tydlig kommer alla ganska bra förklaringar; vi köper mer; vi får högre kvalitet; marknadspriserna har gått upp. Det kanske stämmer, men vet vi det?

Det är svårt att motivera en översyn av tillsvidareavtal. Även om det inte behöver innebära en ny upphandling så kan det vara svårt att motivera att få resurser för att analysera och förbättra det tillsvidareavtalet. Tvärtom är det med avtal som har tydlig sluttidpunkt. Det är bara att säga ”det löper ut”, så förstår alla och rusar till undsättning. Enda haken är att man måste hålla reda på det i god tid.

Förutsättningen för att skickligt förvalta avtal med sluttidpunkt är att det finns ett bra systemstöd. Ett system som håller reda på alla viktiga tider och påminner i god tid. Finns det på plats så vågar man ha betydligt fler finita avtal, eller åtminstone städsegröna som tillåts vissna efter några år.