Vems är ansvaret att räkna rätt?

Vilken inköpare har inte möts av en leverantör som hävdar att man räknat bort sig på ett uppdrag? Det vill säga att försäljningskalkylen blev fel.

Ibland är det bara uppmjukning av kunden inför en stundande omförhandling, men många gånger stämmer det mer än väl. Tyvärr är det ofta i större uppdrag som det händer. Ibland kan vi till och med läsa i pressen om offentliga avtal i miljardklassen där kalkylen blev fel, och avtalet fick avbrytas i förtid, till båda parters förtret.

Vilka är de bakomliggande orsakerna? Det vanligaste är förstås att det tar tid att räkna på stora uppdrag. Många dokument i förfrågningsunderlaget ska granskas och värderas. Det kan vara svårt att hitta alla finstilta detaljer som faktiskt driver kostnader. Dessutom är det långt ifrån alla upphandlingar som är kristallklara i sin omfattning, med både över- och undertolkning som följd.

Det finns ett talesätt: ”den som räknar mest fel får uppdraget”. Tyvärr stämmer det. Ofta är det så att den leverantör som tidigare haft uppdraget som vet exakt vad det kostar att driva det och därmed lämnar det mest korrekta anbudet. Om någon annan anbudsgivare avviker väsentligt från detta finns det god anledning att misstänka att den räknat fel eller missförstått handlingarna. Ska man då bara sticka huvudet i sanden och köpa det? Kortsiktigt kan det ju bli ett trumfkort att visa det egna företaget… men det som döljs i snö…

Synen på försäljningskalkyler varierar. En del leverantörer behandlar dem med största sekretess och lämnar inte ut en siffra, medan andra spontant redovisar dem och ber att få göra en gemensam genomlysning av försäljningskalkylen. Sekretessivrarna får självfallet bära ett mycket större ansvar själva. Det går ju inte att granska en kalkyl som man inte får se. Gemensam genomlysning bör förstås premieras, men mer delikat är frågan om man som köpare vågar ta över ansvar för korrektheten. De flesta inköpare kommer nog att tveka. De flesta stannar nog vid att ta sig rejält med tid att gå igenom kalkylen.

Oavsett man får tillgång till sifferexercisen eller inte så börjar kalkylen i förfrågningsunderlaget. Och det är här inköparen har ansvaret med stort A. Det är alltid avsändaren som har ansvaret för att mottagaren förstår budskapet. Här räcker det inte att skriva kristallklara förfrågningsunderlag. Inköparen/upphandlaren måste ha långa anbudsgenomgångar både före och efter anbudsinlämning. Likt ett läxförhör måste det säkerställas att anbudsgivaren verkligen förstått innehållet och de konsekvenser det får på försäljningskalkylen. Då kan inköparen sova gott!