Orkestrera globala inköpsteam

Bloggen har tidigare belyst svårigheterna med sourcing i lågkostnadsländer. Trenden börjar nu gå mot vad en del kallar ’best country sourcing BCS’, dvs ett lite vidare begrepp, där man försöker flytta fokuset från att bara söka lägsta kostnad till att försöka finna de bästa affärsmöjligheterna. En del av denna strategi bygger ofta på att etablera globala inköpsteam. De delar kunskap om marknader och inköpsstrategier. I vissa fall söker man volymvinster genom globala avtal.

Uttrycket globala inköpsteam smakar sött, men vissa inköpare vittnar om bitter eftersmak. Det är inte så lätt som det låter. Den hårdast nöten att knäcka kallas ”kommunikation”. Det är inte så lätt att kommunicera över språkbarriärer, kulturskillnader och tidszoner. Förvisso har internet-teknologi erbjudit en enorm språngbräda ur ett kommunikations-hänseende. Men att dela information över intranät är bara lätt när det gäller triviala frågor, så fort man kommer in på specialtermer ökar svårigheterna. Se bara inköpstermer på svenska – de varierar från företag till företag. Hur svårt blir det då inte när man rör sig över hela planeten. De som lyckats på kommunikationsområdet har ofta ensat sin terminologi. Bestämt sig för vilka ord som betyder vad. Dessutom har de rensat bort allt vad jargong, idiom, förkortningar och akronymer heter. De har verkligen ansträngt sig för att centrala texter och budskap inte kan misstolkas. Man har budgeterat pengar för att verkligen få bra kommunikation på plats.

Finansieringen av ett globalt inköpsteam är central. Det måste säkerställas att det verkligen finns medel tillgängliga för kommunikation, möten, marknadsaktiviteter etc. Det räcker inte att säga att varje land bär sina egna kostnader eller: – Vi sätter väl upp en lotus-notes-databas och sen får vi se. Man ska ha klart för sig att ett globalt inköpsteam kan vara kostsamt. Därför är det också viktigt att peka ut inköpskategorier som har så pass världsomspännande spend att det är värt satsningen. Det vill säga att insatsspenden inte äter upp förbättringarna.

Ett problem som globala inköpsteam ställs inför är att affärsvillkor varierar från marknad till marknad. Kollegorna i Spanien kanske kan köpa en produkt till mycket bättre villkor än de i Sverige. De spanska villkoren gäller dock bara mot spanska kunder. För en annan produkt kan det vara tvärtom. Detta beror på att konkurrenssituationen utvecklats på olika sätt. Skillnaderna kan vara svåra att rå på och inköpsteamet kan komma att bli tvunget att acceptera villkorsskillnaderna.

Slutligen hänger framgången mycket på ledarskap. Finns det ett tydligt, kompetent, driftigt och målinriktat ledarskap för teamet? Är verksamheten sanktionerad uppifrån och har man rätt mandat?

Det här vara några utmaningar att reflektera över om man vill lyckas med ett globalt inköpsteam. Syftet är inte att skrämma bort någon, bara mana lite eftertanke.