Bloggarkiv februari 2013

Många organisationer lider brist på duktiga förhandlare. Behovet verkar omättligt. Anledningen kan man ju spekulera i: Kanske går det förhandlingsinflation, dvs ju duktigare förhandlarna blir, desto fler duktiga vill man ha. Det är också så att förhandlingsförmåga är färskvara. Om den inte tränas avtar den. Oavsett vilket verkar det som många förhandlare gör sitt karriäravstamp inom inköp. Det förefaller som inköp ibland blir förhandlarnas plantskola. Det kan man ju i och för sig ha åsikter om. Men om vi nu accepterar det så är frågan hur vi får fram de bästa grödorna? Vilken som är den snabbaste propageringen? Hur vi räddar vissnande blad?

Skapa en träningsmiljö. Riktiga förhandlingar i all ära, men träning genom simulering ger faktiskt ganska mycket. Framgångsrika inköpsavdelningar simulerar ofta. Exempelvis kan man bygga upp en förhandlingsdatabas, där man lagrar uppgifter om de vanligaste förhandlingstyperna, vanliga argument, logik, checklistor, vokabulär mm. Databasen tar man fram vid träningarna.

Skaffa förhandlingslitteratur och gör ett litet förhandlingsbibliotek. Det finns inget område inom inköp som det skrivits så mycket om som just förhandling. Längst ned i detta inlägg finns förslag på titlar.

Förhandlingscoacher. Utse chefer och mer erfarna förhandlare som coacher. De coachar inför varje ny förhandling och kan även stödja träningsmiljön. Coacherna behöver inte nödvändigtvis vara inköpare, de kan vara säljare, HR, projektledare etc. Ibland kan det vara nyttigt att hyra in externa coacher, retorikkonsulter mm för att inte fastna i gamla vanliga spår.

Definiera vissa standardiserade förhandlingsprocesser. För att nybörjare ska känna igen sig kan det vara fördelaktigt att ha vissa fördefinierade förhandlingsprocesser för de vanligaste förhandlingstyperna. Dessa får dock inte bli några fasta regelverk. Förhandling innehåller för mycket överraskningsmoment för att man ska kunna lägga fast kartor som fungerar i alla lägen. Det måste finnas utrymme för improvisation. Snarare ska processerna vara av mer stödjande karaktär.

I standardprocesserna kan man även indikera sammansättning på förhandlingsteam, roller, mandat etc.

Välj några bra förhandlingsverktyg. För förhandling finns massor med kvadrantanalyser, tankeverktyg, akronymer etc. Det kan bli spretigt att låta medarbetarna välja fritt. Bestäm en uppsättning och jobba på djupet med den.

En inköpare som tagit sig långt är Roger Johansson, numera VD vid Dometic. Han har provat förhandling av många olika slag. Lyssna till hans tydliga retorik i nedanstående clip. Man förstår varför han gått så långt:

Dessutom ger Roger Johansson förhandlarens 3F en djupare betydelse… de kanske ska lyda: Fakta, Förståelse, Förberedelse.

Förslag till litteratur i förhandlingsbiblioteket:

Förhandling

Vägen till JA

Förhandlingens retorik

Bra skrivet väl talat

Från förhandling till avtal

Jag kom i samspråk med en personalrekryterare om de dagliga bestyren och slogs då av likheterna mellan att rekrytera medarbetare och kvalificera nya leverantörer. Genom olika slags möten försöker man skaffa sig en bild av hur ett eventuellt samarbete skulle kunna fungera (eller inte fungera). Intyg och certifikat granskas. Referenser inhämtas. Arbetsprov avläggs. Allt för att se vilka starka och svaga sidor som finns. Skillnaden är kanske att jag som inköpare ska bedöma en hel organisation i taget; rekryteraren behöver bara bedöma en person åt gången. Likheter – stora eller små – men vad kan man lära sig från personalrekrytering som är användbart för inköpare?

Intressantast är kanske det som rekryteraren säger – att rekrytering handlar lika mycket om att välja rätt person som att få kandidaterna att välja en själv. Det handlar om att sälja in företaget/organisationen hos kandidaterna. Få tjänsten att låta så intressant som möjligt. Samma gäller för inköp. Det är inte inköparen som ensidigt väljer leverantör, utan denna ska också välja sin kund. Känna förtroende för en framtida affärsrelation. Finns det inte ett genuint förtroende kommer relationen att präglas av misstänksamhet och avtal kringgärdade av juridiska excesser. Tyvärr finns det en och annan inköpare som tycker att alla leverantörer ska stå på tå och går sen på som en buffel och ensidigt stakar ut vägen.

Ett annat intressant område från rekrytering är intervjutekniken. Här talar rekryterarna inte bara om vilka frågor som ställs, utan även HUR de ställs. Exempelvis ställer en rekryterare ibland frågor om familjeförhållanden. Framförs dessa på ett oförsiktigt sätt kan de väcka förargelse. Istället gäller det att långsamt bygga upp en förtroendefull dialog för att locka fram de svar man söker. Detta gäller även inköpare. Det kan finnas en rad känsliga frågor om företagets ekonomi, problem med andra kunder, skandaler etc. Svaren är viktiga, men tränger man in någon i ett hörn får man varken bra svar eller vunnet förtroende.

Det här var bara ett par reflektioner över kunskaper som skulle kunna hämtas från rekryteringsområdet. Sannolikt finns det många fler. Säkert är det också en och annan rekryterare som tänkt lika… kanske inte en slump att bloggen HR Sverige länkat hit…

När företag och offentliga organisationer ska spara pengar är det allra vanligaste att de tar fram osthyvelsprincipen. Helt enkelt att alla måste spara lika mycket. Det känns rättvist, demokratiskt och enkelt att förklara. Varför inte tillämpa den på inköp? Låt alla leverantörer spara lika mycket.

Även om denna strategi inte finns beskriven i inköpslitteraturen är det faktiskt ganska många som provat den. De bygger upp en retorik som handlar om att alla leverantörer ska spara lika mycket, oavsett förutsättningar. Detta kommuniceras sen på olika sätt. Men finns det någon som nått framgång?

Nyligen intervjuades den kände företagsledaren Percy Barnevik, där han gav sin syn på inköps bidrag till lönsamhet. Överlag har han en positiv inställning till inköp, men just osthyvelsprincipen får sig en känga. Lyssna här:

Mitt i prick! Besparingsretorik i leverantörsled kan inte bygga på något slags rättviseargument. Den är typen av argument är bara en dålig ersättning till bristande analys. Att man inte kan eller orkar analysera var och hur det finns besparingspotential, samt att ta sig tid att arbeta aktivt med leverantörsbasen. Istället kommer den, som Percy Barnevik säger, att försämra leverantörsrelationerna. Resultatet blir sämre än om man inte hade gjort någonting alls. Osthyvelsprincipen kan därför klassas som en av inköparnas värsta fallgropar. Undvik den!

Telefonen ringer – Hej! Kan du komma hit… vi sitter här med en leverantör… det är liksom lite problem… och vi kan inte komma överens.

Känns samtalet igen? När man sen börjar nysta visar det sig vara en komplicerad historia som pågått ett bra tag. Inlindad i självsäkerhet och högmod har man tyckt att det här med inköp kan man sköta själv. 

Vissa inköpare tycker om det här med brandkårsutryckningar. Att få leka brandman och bli hjälte när branden är släckt. Så vad är problemet? Om det aldrig brinner skulle det ju inte behövas någon brandkår. Jo, så kan man ju resonera, men att släcka brand handlar bara om att begränsa skadorna. Andra inköpare arbetar istället som brandingenjörer. De arbetar med att förebygga bränder. Men inte bara det. Riktigt skickliga inköpare är leveransarktikter som kan skapa effektiva och säkra försörjningssystem. Frågan är bara hur man tar sig in i arkitekturarbetet på ett tidigt stadium.

Först och främst måste man som inköpare vilja vara med från början. Redan då embryot till ett behov uppstår måste man vilja vara där och vaka. Följa förstudien, kravinsamling, intressentutvärdering, marknadsanalyser mm. Det kanske kan kännas meningslöst att delta i konceptstudier där man inte tillför så mycket själv, men det är i just denna fas som man förstår arkitekturens förutsättningar. Det är här man börjar skissa på hur leveranssystemet ska se ut. Hur affärsrelationerna ska struktureras. Vilka inköpsstrategier man kan tänka sig. Tyvärr är det ibland inköparens eget ointresse som gör att man inte deltar aktivt i denna fas. Är det dessutom så att man utmärker sig för att vilja vara brandman så kommer man aldrig att få vara med. Ingen kommer att se inköparen som arkitekt. Det handlar om att finna sin roll.

Ni inköpare krånglar bara till det – är en fras som man kan få höra. Inköpare har ofta behov av struktur. Dokument i mängder ska produceras. Många olika leverantörer ska utvärderas. Inköparna skapar merarbete för organisationen. På egen hand kan man ju hoppa över all den här pappersexercisen. Jo, det är sant, men den är inget självändamål. För att tidigt få bli involverad måste man på ett pedagogiskt sätt kunna förklara och motivera för organisationen vilken nytta pappren gör; varför flera leverantörer ska utvärderas, osv. Då förstår också organisationen värdet av tidig inköpsinvolvering.

Inköpare måste ha mandat och uppdrag. För att på ett effektivt sätt kunna befinna sig i den tidiga delen av inköpsprocessen måste inköparens uppdrag vara tydligt. Är uppdraget att vara just brandman är det förstås oförenligt med en tidig involvering. Uppdraget måste vara rätt och det måste innehålla ett tydligt mål. Ett mål som pekar ut hur inköparen kan skapa långsiktigt värde. Tyvärr är det inte alltid så att uppdrag och mandat kommer med automatik. Det kan vara så att det är något man måste skaffa sig. Själv måste man föreslå att: ”JAG” vill ha det här uppdraget. Motivera för beslutsfattare vilken nytta man kan göra om man som inköpare får vara med från början.

Väl inne i den tidiga inköpsprocessen behöver inköparen förvalta förtroendet, annars kommer det inte att förnyas. Går man fram som en bulldozer vinner man nog inte så mångas förtroende. Snarare ska man försöka skapa den berömda gruppdynamiken. Men det handlar också om resultat. Den inköpsmetodik som valts måste ge resultat och det måste gå att bevisa det. Vi måste alltså tidigt fundera över hur inköpsresultat ska mätas. Uppnådda resultat presenteras och de involverade belönas. Så vinner man förtroende och den tidiga inköpsinvolveringen kommer att bli en bestående företeelse!