Julpyssel för inköpare

”Om du arbetar i en organisation som utför social, kommersiell eller ekonomisk planering då har du att göra med ogudaktiga problem. Du kanske inte kallar dem så, men du vet nog vilka de är. De är de där komplexa och ständigt föränderliga problemen, relaterade till organisation och omvärld som du inte lyckats hantera med framgång. Detta beror på att de inte vill stå still. De är röriga, slingrar sig och kämpar emot när du försöker lösa dem.”

Man skulle kunna tro att detta citat är hämtat ur en inköpares dagbok. För det är lite så en inköpares vardag kan se ut. Man skjuter på rörliga mål. Lyckas man träffa målet så genomgår det en metamorfos och intar en ny skepnad. Det kan handla om hur man hanterar leverantörer, leverantörsmarknad, den egna organisationen, inköpsprocesser, inköpsspecifikationer etc.

Citatet är i själva verket hämtat från vetenskapsmannen Tom Ritcheys artikel om ogudaktiga problem. Det som ytterligare karakteriserar dessa problem är att de saknar en exakt lösning; det finns bara bra och dåliga lösningar. Vidare påverkar lösningen problemställningen, vilket gör att det är svårt att testa olika lösningar, eftersom ursprungsproblemet då är förändrat. Känns problemen igen?

Läran om ogudaktiga problem (wicked problems) är grundläggande inom den vetenskapsgren som kallas morfologi. I korthet så handlar den om metodik för att lösa komplexa problem vars orsakssamband inte helt går att reda ut. En av morfologernas metoder bygger på kombinatorik. Det vill säga att kombinera olika lösningar eller byggstenar för att finna en sammansatt lösning som har högre verkningsgrad än varje del för sig.

På morfologiska sällskapets hemsida erbjuds en rad ganska vetenskapliga metoder för lösningskombinatorik. Den som inte har tid med fullt så vetenskapliga metoder får här ett förenklat, men fullt funktionsdugligt, recept:

Om du följer instruktionerna i bifogad fil så kommer du att kunna skapa en kreation som ser ut ungefär på följande sätt:

Vad är då detta?

Jo, det faktiskt två funktionaliteter i samma verktyg. Den ena känner vi alla till som Kraljics matris. I det här fallet är den dock inte presenterad som en kvadrantanalys utan med en pappersremsa som kan förflyttas i horisontell led. I de två fönstren till vänster ser man de ingående egenskaperna för leverantörsmarknad och resultatpåverkan. Resultatet presenteras som stapeldiagram som indikerar hur viktig varje strategikategori är; värde, effektivisering, risk och kostnader. De vertikala remsorna representerar sedan olika möjliga inköpsstrategier inom varje kategori. Genom att förskjuta remsorna uppåt och nedåt kan man prova fram olika strategikombinationer. Det är de vertikala remsorna som är den morfologiska analysen.

I den här formen är verktyget ett generiskt hjälpmedel som stödjer lösandet av olika inköpsstrategiska problem. Först hjälper kraljicsmatrisen till med att ’boxa’ in problemställningen. Den ger användaren en första indikation på var grundproblematiken ligger. Därefter hjälper morfologianalysen till med slutlig problemlösning. Verktyget blir förstås ännu bättre om det utformas för en unik inköpskategori. Morfologin anpassas då med mer specifika lösningar.

Den morfologiska tekniken att maska över viss information är ett stöd för tankeverksamheten. Den hjälper oss att fokusera på ett mindre antal element åt gången och på så sätt kan man på ett strukturerat sätt hitta de mest optimala kombinationerna. Här har den tillämpats på strategier, men den kan användas på många andra områden. De vertikala remsorna behöver inte vara fyra, utan man kan ta ett valfritt antal. Den morfologiska litteraturen rekommenderar maximalt sju (plus minus två). Det rekommenderas dessutom att göra detta i grupp.

Förslag på några andra områden för inköpsmorfologisk analys:

• Inköpsspecifikationer
• Inköpsprocesser
• Avtalsutformning
• Metodval vid avtalsförvaltning

Lycka till!!!

Instruktioner för att skapa en morfologisk kraljic-analys