Kilroy was here

Nej, James D. Kilroy var inte inköpare, men om han hade hade verkat idag så är det inte osannolikt att han hade varit knuten till en inköpsavdelning. Han var nämligen inspektör inom transportsektorn. En av många regulatoriska branscher* som numera utvecklat starka band mellan inköp och kvalitetsledning. De som är verksamma i dessa branscher märker också att regleringen och tillsynskraven ökar för varje år som går. Lagstiftarna ställer helt enkelt ökande krav på säkerhet.

Den starka kopplingen mellan inköp och kvalitet i de regulatoriska branscherna kommer sig av de starka lagkrav som finns för produktkontroll, leverantörstillsyn, långtgående spårbarhet etc. Ett företag som verkar inom dessa områden har lagstadgat ansvar att följa produktens förädling långt ner i värdekedjan. Bakgrunden handlar främst om säkerheten med avseende på hälsa och miljö, men lika mycket om produktansvar. I regulatoriska branscher står ofta stora ekonomiska värden på spel och det är därför viktigt att följa alla delar av produktframtagningen. Likaså är det viktigt att binda leverantörer till ekonomiskt ansvar för att säkerhetskraven ska få full effekt.

Trots den naturliga kopplingen mellan inköp och kvalitet  väljer regulatoriska företag att organisera sig olika. På en del företag har man vitt skilda avdelningar med helt olika organisatorisk hemvist, medan andra slår samman dem till en enhet. Vilket som är bäst kan man ju spekulera i, men i sammanhanget finns en konflikt som är värd att belysa: Inköpare, i synnerhet de av den gamla stammen, vill gärna placera in alla köp i Kraljics stapel- och hävstångskategorier. De som ändå placeras i strategiskt och flaskhals vill man raskt göra om så att de passar förstnämda favoritkategorier. En kvalitetsavdelning använder inte kraljicterminologi, men på sitt eget språk säger man att man faktsikt spelar i den andra planhalvan och vill fortsätta göra detta. Man menar att det är både kostsamt och svårt att hålla på att byta leverantörer som andra byter skjorta. Denna konflikt bör man vara vaksam på och det är faktsikt den som gör att samarbetet måste vara så intimt.

Vore det kanske enklare att det är samma person som utför det lite mer kommersiellt inriktade inköpsarbetet och den formalistiska leverantörstillsynen? Jo, optimalt så tillvida att man får full förståelse för de båda synsätten och alltid tar bästa beslut. Problemet med detta är att denna ”kvalitets-inköpare” då ska ta sig an uppgifter som exempelvis revisionsledning. Att bli en bra revisionsledare kräver både kunskaper och erfarenhet, vilket tyvärr få inköpare har. Nu är i och för sig leverantörsrevsioner ett vitt begrepp. Många inköpare klarar nog en enkel revision av ett ledningssystem, men hur många klarar av att hålla ihop en etnografisk revision med 50 olika revisorer.

Kilroy ristade sitt namn i krita där han utfört kontroller, därav den berömda grafitin. Den metoden duger inte idag. Dagens lagar och regler ställer enorma krav på dokumentation och spårbarhet. Ett gigantiskt kommunikations och admistrationsarbete som bara går att klara med systemstöd. Ofta behövs det mer än ett system för att klara detta i en regulatorisk verksamhet. Oavsett systemval blir det dock problem när systemen ska fungera över företagsgränserna. Därför väljer många att lösa en del av kommunikationsproblematiken via inköpssystemet. Detta gör att inköparen måste bli ännu duktigare på att anpassa inköpssystemet till kvalitetsorganiksationens spårbarhetskrav. Ännu ett skäl till intimt samarbete. 

Det här inlägget syftar till att belysa vikten av att koppla ihop inköpsledning och kvalitetsledning i regulatoriska branscher. Det finns kanske inget universalrecept för hur detta giftermål ska gå till, utan varje företag måste finna sin väg till detta så strategiska samarbete. Ty, det är just detta samarbete som kan skapa konkurrenskraft åt ett regulatoriskt företag!  

*Regulatoriska branscher är exempelvis transport, läkemedel, medicinteknik, livsmedelstillverkning, kärnteknik eller olja/gas.