Debriefing

Debriefing är egentligen en psykologiterm som syftar på en metod för att återhämta sig från en traumatisk händelse. Många inköpare använder sig av termen och syftar då på den process med vilken man ger återkoppling till de anbudsgivare som förlorat en anbudstävlan.

Den främsta anledningen för inköpare att göra debriefing är att ge anbudsgivaren sådan återkoppling att den kan förbättra sitt nästa anbud. Lika viktigt kan det vara att säkerställa att man har en fortsatt god relation, något som kanske inte alltid är helt givet. Men den goda relationen kommer inte av sig själv utan det handlar verkligen om inköparens fingertoppskänsla. En dåligt genomförd debriefing kan till och med ge motsatt effekt. I förlängningen av relationsskapandet använder vissa offentligt upphandlande inköpare debriefingen för att minska risken för överprövningar.

Debriefingprocessen kan antydas redan i förfrågningsunderlaget, och den initieras strax efter signerat kontrakt med vinnande anbudsgivare. De media som används brukar vara e-post, telefon och möten. Ju mer personligt media man väljer desto större chans är det att man når framgång. Att bara skicka ett kort mejl och tacka för visat intresse tillhör de sämre alternativen. Det bästa är att direkt ta telefonkontakt för att ge en första kortfattad information samt att bjuda in till ett debriefingmöte. Ofta är kommunikationen direkt med ansvarig säljare, men det är nog så viktigt att försöka mobilisera ledande personer inom anbudsgivarens organisation. Det är ibland så att säljaren gjort en toppeninsats, men på olika sätt varit bakbunden av sin ledning. Därför är det ofta värdefullt att få en direktdialog med beslutsfattare i bakgrunden.

Debriefingmötet bör förberedas noggrant, det får inte vara något som görs av slentrian. Goda förberedelser är som regel nyckeln till framgång, medan dåliga kan leda till katastrof. Först sammanställer man förfrågningsunderlaget, anbudsmaterialet samt anbudsutvärderingen. Detta behövs därför att det är viktigt att varje anledning till det tagna beslutet verkligen är väl underbyggd. Man bör vara beredd på att alla beslutsgrunder kan komma att ifrågasättas under mötet. Finns det några vaga beslutsgrunder är det som regel bättre att undvika dessa än att trassla in sig i något som man inte tar sig ur. Man behöver också göra några etiska ställningstaganden om hur mycket man kan tala om konkurrerande anbud och jämförelser dem emellan. Som regel rekommenderas det att inte alls göra jämförelser, eftersom det kan leda till komplicerade diskussioner där det inte går att yppa vad som helst. Istället bör man inrikta sig på styrkor och svagheter i det lagda anbudet. Man bör ta fram poängsättningar, väsentliga och icke acceptabla avsteg, samt motiveringar till dessa. Man kan fundera på hur bra eller dåligt anbudsgivaren hanterade anbudsprocessen. Allt sammanfattas i en kort sammanfattning som anbudsgivaren sedan får ta med sig hem.

Mötet bör inledas med att tala om syftet, agendan samt vad som kan diskuteras eller inte. På detta sätt kan man styra mötet bort från diskussioner om konkurrenter eller eventuella försök att få till någon slags omprövning av utvärderingen. Dessa är ofta källor till konflikt och argumentation. Istället bör man betona att syftet är att förbättra anbudsgivarens möjligheter att vinna framtida upphandlingar. Med fördel kan man även be anbudsgivaren lämna synpunkter på förfrågningsunderlag, anbudsprocess etc för att man själv ska kunna förbättra sig. Det brukar rekommenderas att man håller en relativt professionell ton i mötet. Det vill säga att man talar så mycket som möjligt om sakfrågor som anbudet vs förfrågningsunderlaget, inte vem som gjorde eller sa vad. Alla frågor (som håller sig inom ramen för mötet) ska besvaras. Kan de inte besvaras på plats så besvaras de efteråt, därför är det lämpligt att också ta upp minnesanteckningar.

Debriefing kanske låter enkelt, men ändå är det många inköpare som drar sig för att göra den här övningen. Varför? Sannolikt är det för att många känner sig besvärade av att, ansikte mot ansikte, behöva framföra information som är av negativ karaktär. Debriefing handlar alltså om att rakryggat och pedagogiskt kunna förklara grunderna för sina beslut!