På vissa inköpsavdelningar finns två falanger: russinplockare och volymivrare. Russinplockarna (s.k. cherry pickers) tycker om att plocka ut det bästa och billigaste från varje leverantör, på fackspråk kallas det ’line item purchasing’. Volymivrarna å andra sidan hävdar att volym-sammanslagningar (s.k. ’bundling’) bör vara den ledande inköps-strategin. Volymsammanslagning kan både avse samordning av olika behov inom organisationen och sammanslagning av olika inköpskategorier.
Ofta ser man att russinplockarna vinner framgångar inom inköpskategorier med stora volymvärden och där olika köp kan separeras utan alltför stora gränsdragningsproblem. Russinplockarna hävdar även strategin att tillhandahålla material till leverantörer (s.k. ’free issue material’, FIM), vilken även den kräver enkel gränsdragning. Man menar att förutom att varje leverantör är duktigare inom sin nisch får man bättre kontroll över alla leveranser genom att dela upp dem. Volymivrarna menar istället att stora kundkonton hos en leverantör automatiskt ger bättre pris och service. Färre leverantörer ger även minskade relationskostnader. Volymivrarna vinner därför oftare terräng inom inköpskategorier med låga volymvärden. Volymvärdet är dock inte den allena rådande parametern; världen är betydligt mer komplex än så.
Om vi nu erkänner båda skolorna är frågan hur man kommer fram till vilken som är mest lämplig för respektive inköpskategori. Svaret finns ute på marknaden och det är endast genom gedigen marknadskunskap som en inköpare på något sätt kan förutsäga vad som är bäst. Det handlar om att förstå vad varje leverantör är bra på, vart de strävar och vad de har för förutsättningar att bli bättre. Viktigt är också att förstå deras interna prispolicyer samt hur de värderar olika kundkonton. Har man en fullständig bild över befintliga och potentiella leverantörer i dessa avseenden kan man ganska väl lägga ihop ett pussel som både består av volymsammanslagning och russinplockning.
En helt annan metod bygger på att marknadsaktörerna själva avgör hur pusslet ska se ut. Metoden kallas kombinatoriskt inköp, en del säger även expressiv upphandling. Denna metod bygger på att dela upp en omfattning i många mindre delmängder. Leverantörerna får sedan lämna anbud på varje delmängd för sig eller på flera delmängder tillsammans. Det kanske låter enkelt, men om man inte begränsar kombinationerna kommer det att bli många möjligheter. Några exempel:
Inköparen kanske väljer att begränsa kombinationerna eller så väljer leverantörerna själva bort vissa av dem. Men faktum är att inköparens utvärderingsmatris kommer att bli ofantlig. Det är också den främsta anledningen till att många upphandlingar innehåller ganska få alternativ. En del väljer istället system med volymrabatter och staffling. Andra förenklar med endast delanbud och ett enda totalanbud, på det sättet reduceras antalet kombinationer till endast n+1. En relativt framkomlig väg är att genom viss kunskap om produkter och leverantörsmarknad bygga upp en hierarkisk anbudsstruktur som begränsar antalet kombinationer. I strukturen får anbudsgivare lämna priser i varje nivå. För kontorsförnödenheter skulle det exempelvis kunna se ut på följande sätt:
Fördelen med detta är dels att antalet anbudsmöjligheter reduceras, dels att själva utvärderingsarbetet underlättas. Genom att göra russinplockning (cherry picking) på varje sammanslagningsnivå kan man dels bestämma vilken nivå som är bäst, dels hur köpen ska läggas ut på olika leverantörer. En förenklad analys med bara två anbud skulle kunna se ut på följande sätt:
Om man ändå vill löpa linan ut och tillåta alla möjliga olika kombinationer är frågan hur man gör? Jo, metoden kräver ganska mycket matematik, och det är tveksamt om det finns någon inköpare som lyckats bygga en enkel excelsnurra för det komplexa ekvationssystem som uppstår när n>3. Till detta ska man lägga att anbudsgivarna också måste förstå hur alla olika kombinationer kommer att påverka dem. Det finns avancerad programvara som kan reda ut systemet, men den är ofta avsedd för rent matematiska problem. Det förefaller inte finnas någon programvara som fått stort genomslag på inköpsområdet. Så frågan är om inte marknadskunskap ihop med förenklade kombinatoriska modeller står kvar som inköparens bästa verktyg.
En strategi är planen som kan ta oss från ett nuläge till ett önskat läge. Med en tydlig och faktabaserad beskrivning av det önskade läget och nuläget samt tydliga och konkreta utvecklingsaktiviteter med ägarskap och styrning är möjligheterna stora att vi når de mål vi satt upp. Lägg sedan till vilja och flexibilitet så är vi hemma!
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation. Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något!