Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv november 2011

Verktyg för kontraktsriskanalys

När det börjar dra ihop sig till avslut för lite större kontrakt brukar det också dugga in krav på fler riskanalyser. Ledningen vill ofta veta hur pass solid avtalsparten är samt om kontraktet är vattentätt. Förhoppningsvis har man påbörjat riskanalyserna i ett tidigt skede, annars är man sent ute. I slutskedet blir det mer fokus på avtalsparten och villkoren för avtalsrelationen. Låt oss kalla det kontraktsriskanalys.

Först och främst gäller det att få upp en bruttolista över alla möjliga kontraktsrisker. Här kan det vara lämpligt att gå tillbaka till de verktyg som användes redan i leverantörsmarknadsanalysen, exempelvis PESTLE, SWOT och leverantörsbedömning. På en del företag använder man obligatoriska checklistor som ska kryssas av. Ett mycket enkelt och kraftfullt verktyg är brainstorming, vilket beskrevs här på bloggen i höstas. Skillnaden är dock att man i riskanalysen fokuserar på möjliga och fiktiva problem, istället för problem som redan uppstått. Alla medel är tillåtna, bara man får upp en bra bruttolista med väl beskrivna risker.

Nästa steg går ut på att strukturera risklistan. Precis som vid vanlig brainstorming är det många som vill börja med att göra någon form av hierarkisk presentation. Ishikawa är förstås möjligt, men mer populärt är att rita riskträd eller risknedbrytningsstrukturer (som en del kallar dem). Det är också populärt att dela in kontraktsriskerna efter principerna 8M och PESTLE.

Den i särklass viktigaste klassificeringen bygger på att dela upp riskerna i statiska och dynamiska risker. De statiska riskerna är de som är av sådan karaktär att om de faller ut har de i princip alltid negativ påverkan. Här kan vi finna risker som fel i produkt, naturkatastrofer eller obestånd. Det som också karakteriserar statisk risk är att det i många fall är svårt att bedöma det sannolika utfallet, eftersom historiskt underlag saknas. Istället arbetar man mer med hypoteser. En del talar om osäkerhet istället för statisk risk, men det är mer korrekt att säga att den statiska risken innehåller en hög grad av osäkerhet. De dynamiska riskerna har istället den egenskapen att utfallet kan bli både positivt och negativt. Här finner man ofta risker som valutarisk, klimat eller marknadspriser. Dessa risker brukar också ha en historik som utgör grund för prognoser, dvs osäkerheten är mindre. Uppdelningen av riskerna är också nödvändig därför att de kommer att presenteras med olika mätetal. De statiska riskerna brukar helt enkelt mätas med någon slags sannolikhet i procent eller ppm, medan de dynamiska hellre presenteras med spridningsmått.

Exempel på riskförteckning uppdelad i statiska och dynamiska risker.

En viktig egenskap hos de dynamiska riskerna är att de är lättare att hantera. Det är ofta ganska lätt att finna lösningar som försäkringar, terminer eller andra typer av avtal med motparten eller tredje part som i stort sett eliminerar dessa risker.

Många inköpare brukar vilja visualisera sina risker och här passar riskmatrisen in. Riskmatrisen kan ritas som ett vanligt diagram, där konsekvens ställs mot sannolikhet. En del gör hellre en ren matris, oftast med 3×3 rutor i grönt, gult och rött:

Riskmatris

Riskexponeringen är inte statisk. Under kontraktstiden kommer risker att öka och minska. Det blir därför viktigt att kartlägga riskexponeringen som funktion av tiden. Faktainsamlingen leder ofta till någon form av grafisk presentation, där riskexponering visualiseras som funktion av tiden. I enklare former stiliseras helt enkelt riskexponeringen som i följande exempel:

Riskexponering längs tidsaxeln

Betydligt mer sofistikerat och intressant blir det om man tydligare kvantifierar riskerna och väger ihop dem med kontraktsvillkoren. En metod som förekommer i vissa juristkretsar bygger på att beteckna utbytet av leveranser och pengar som transferering av risk. Det finns olika sätt att visualisera detta, exempelvis som i nedanstående kumulativa risk-säkerhets-diagram:

Kontraktsriskanalys

 

I förlängningen kan modellen byggas på med konsekvenser av andra avtalsvillkor och rättshandlingar som förväntas uppkomma längs kontraktets tidslinje. Vanligast att bygga in i modellen är:

  • Betalningar
  • Leveranser
  • Övergång av immateriella rättigheter
  • Säkerheter, bankgarantier, remburser
  • Försäkringar
  • Andra affärsrisker, exempelvis konsekvensskador

Denna metod kan vid en första anblick förefalla ganska enkel, men när man börjar arbeta med den är den svårare än man kan tro, eftersom det gäller att verkligen förstå vilken verkan olika kontraktsvillkor får. Det är här den högre juridiken kommer in.

Powerpoint med bildmaterial (öppnas i nytt fönster)

Ekonomisk riskanalys av ett leveransavtal (öppnas i nytt fönster)

Läs mer om riskanalys och riskhantering

Förhandlingsanalys

En del förhandlingar kan bli mer utdragna än andra. Exempelvis kan tvisteförhandlingar pågå i flera år innan de når en slutlig lösning. I sådana längre förhandlingar uppstår ett behov av att ha en klar bild av var man står och vad som kan bli nästa steg.

Självfallet finns det alltid någon förhandlingslista över de punkter som återstår att förhandla. Listan är ofta berikad med MÖR/MAR-värderingar (dvs mest-önskade- och minsta-acceptabla-resultat) vilket är en bra början. Vidare är det många som arbetar med någon slags logg där man räknar om olika förhandlingsresultat till monetära värden. Enkelt uppställt kan det se ut på följande sätt:

Förhandlingsanalys I

En del utökar även förhandlingslistan med motpartens position i olika frågor. Och det är just detta som öppnar upp för att finna framkomliga vägar framåt. I en ideal värd skulle man dessutom vilja att motparten lämnar över hur de värderar vikten av sina egna krav. Tyvärr bygger förhandling på mycket taktik, där man ligger lågt med en del kort. Därför får man nästan alltid själv försöka värdera motpartens inställning i olika frågor.

Ett problem vid förhandlingsanalys är att det inte alltid går att värdera allt i pengar. Ta exempelvis återköpslausuler, obsolesensövervakning eller loss-payee-klausuler. Det är ofta näst intill omöjligt att säga vilket framtida värde sådana klausuler får. Vi kommer alltså till slutsatsen att vi får värdera i ett enhetslöst system, dvs ett poängsystem. Så här kan det se ut om ett antal punkter värderas ur såväl köpar, som säljarperspektiv:

Förhandlingsanalys II

Enkelt uttryckt bygger modellen på att varje förhandlingspunkt poängsätts som procent av respektive parts position utifrån utgångsbudet. Varje gång en part gör en förhandlingseftergift så minska procenttalet för den punkten. Det intressanta i den här metoden är att den stödjer analysen så tillvida att vi får en indikation på vilka förhandlingspunkter där det är sannolikt att man kan enas. De punkter som ligger över diagonalen är de där enighet borde kunna nås. I takt med att enighet nås flyttas diagonalen successivt nedåt. Punkter som hör ihop markeras med någon form av länk och även förhandlingstaktisk förflyttning kan markeras. Den här typen av förhandlingsanalys är en kraftig förenkling av avancerad spelteori, men ett fullgott verktyg för att analysera en förhandlingssituation.

Vilken är din förhandlingsstil?

Under ett yrkesverksamt liv kommer en inköpare att möta många förhandlingsstilar. En del stilar är rollinspirerade, eftersom förhandlingslitteraturen ofta talar om förhandlarroller. Ganska snabbt lär man sig känna igen klassiska roller som den onde, den gode, den fule. Andra stilar beror på personlighet. Där kan man finna framgångsrika förhandlare bland allt från introverta fobiker till adrenalinstinna narcissister.

I de allra flesta fall så formas förhandlingsstilen av den sociala bakgrunden. Landet, folkgruppen, utbildning, yrkestillhörighet och bransch är faktorer som starkt påverkar förhandlarstilen. Exempelvis är det kutym i byggbranschen att föra ganska bryska förhandlingar med armbågslängds avstånd, medan högteknologiska branscher ofta har ett mer samarbetsinriktat förhandlingsklimat. Vi kommer också att finna skillnader i olika världsdelar, beroende på kultur och legal tradition. Jämför exempelvis anglosaxiska länder med germanska. I de anglosaxiska har man ofta ett stort behov av att förhandla många detaljer, medan germanerna hellre håller sig till övergripande principer.

Den amerikanske juridkprofessorn Jeswald Salacuse gjorde för ett antal år sedan en stor enkätstudie där han frågade 310 personer i olika länder och yrkesgrupper om deras förhandlingsstil. Syftet var att ta reda på vilka förhandlingsstilar som dominerade i olika grupper. Några av resultaten framgår, i förenklad form, nedan:Förhandlingsstilar

En del av dessa stilegenskaper känner nog många igen hos sig själv eller andra, så validiteten får betraktas som god. Det finns också några stilegenskaper som är extra intressanta. Ta området avtalsformering, dvs på vilket sätt som man formerar ett nytt avtal. Där delar Salacuse upp förhandlarna i de som hellre förhandlar om generella principer och de som utgår från detaljer som pris och kvalitet. Generalisterna fann han i bl.a. Japan och Tyskland, samt i yrkesgrupper som management och diplomater, medan de som utgick från specifikt fanns i Storbrittannien och Spanien, samt bl.a. militärer. Han inför också termerna induktiv och deduktiv avtalsprocess. Där den deduktiva processen går uppifrån och ner, dvs man börjar ganska teoretiskt  för att sen gå ned på detaljer. I den induktiva processen utgår man från fakta för att sedan jobba sig upp till teorin.

Förhandlingsprocessen debatteras ofta bland inköpare. Ska man börja med diskussioner om leveransomfattning och pris eller ska man spika grundläggande avtalsprinciper först? Skulle man följa Salacuse så är det en yrkesgrupps- och kulturfråga. Men i realiteten måste man väga in fler parametrar. Bransch, marknadsförhållande, förhandlingsstyrka mm är faktorer som också måste vägas in när vi väljer förhandlingsstil. Stilen bör alltså vara lika föränderliga som förhandlarrollerna vi fick lära oss på grundkursen i inköp.

Läs Salacuses studie på denna länk

Salacuse har dessutom skrivit en bra bok som kostar 262 kronor på Adlibris:

The Global Negotiator

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency