| Blogginlägg

Blir SOX404 näringslivets motsvariget till LOU?

Den kritik som ofta riktas mot offentlig upphandling är att den administrativa bördan i samband med upphandling blir så stor att den äter upp vinsterna från affärsmässigt agerande och konkurrens-utsättning. I förlängningen kan man fråga sig om man överhuvudtaget ska ägna sig åt inköp om transaktionskostnaderna blir för stora – det kan till sist löna sig att producera i egen regi.

Näringslivet har länge sluppit obligatoriska krav på administrativt tunga inköpsprocesser, men sedan 2002 har en del företag med amerikansk anknytning tvingats in under reglerna i SOX404.  Några axplox ur detta regelverk är exempelvis*:

  • Fungerande auktorisationsprocesser för kontrakt, beställningar och betalningar.
  • Rapportering och hantering av risker i samband med leveransavtal.
  • Kontroll av ledtider mellan inköpsanmodan och inköpsorder.
  • Mätning av olika former av prisvarians (exempelvis mot marknadspris).
  • Uppföljning av att användarkrav når leverantörerna.
  • Fungerande processer för leverantörskvalificering och leverantörsvärdering.
  • Matchning av order, godsmottagning, lager och betalning.
  • Fungerande process för kvalitetskontroll vid godsmottagning.
  • Auktorisationsprocess för förskottsbetalningar.
  • Skattekodning av inköpsorder samt kontroll mot relevant lagstiftning.

Karaktären på SOX-kraven skiljer sig ifrån LOU/LUF så till vida att man främst siktar in sig på interna processer, medan LOU/LUF snarare tar sikte på mötet med leverantörsmarknaden inför avtalstecknandet. Men en sak har de gemensamt – de har administrativa processer som drar mer kostnader.

LOU/LUF har kommit till i flera steg ända sen 1950-talet, där det viktigaste steget var 1994 då Sverige gick med i EU och tvingades anamma de europeiska kraven. Bakgrunden till LOU:s tillkomst är sannolikt myglet och den ineffektiva användningen av offentliga medel. SOX instiftades i USA 2002 efter den stora ENRON-skandalen som ett regelverk för att säkerställa att medlen i publika företag används på ett korrekt sätt. Med andra ord är SOXens historia ännu ganska ung; vi kan förvänta oss att kraven skärps och sprider sig i vidare kretsar. Det skulle inte förvåna om EU en dag inrättar EU-SOX för publika företag.

Vi inköpare kanske bör förberedda oss på att det kommer fler och fler SOX-krav genom egen, såväl som främmande lagstiftning. Dokumenterade processer är kanske en bra början, men det gäller förstås att processerna bli effektiva. Här kommer inköpssystemet in i bilden. Även om ett företag idag inte behöver följa SOX, så kan det vara bra att ha ett system följer SOX-kraven. SOX är med andra ord en bland andra goda anledningar till att börja bygga upp en effektiv inköpsorganisation.

*Med reservation för att tolkningen av SOX404 inte riktigt satt sig än. Det kan finnas andra tolkningar.

Interiörbild från en lokal med runda bord, stolar och hyllor vid stora glaspartier mot grönskande natur. För att illustrera hyresupphandlingar.

Sex tips vid hyresupphandling inom offentlig sektor

| Blogginlägg

Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…

En grupp medarbetare sitter i en workshop.

Direktupphandlingar – lösning eller problem?

| Artikel

Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.