Ställer man frågan till en offentlig upphandlare så får man ett tvärsäkert ”nej”. Att förändra ett förfrågningsunderlag under pågående upphandling är den offentlige upphandlarens sjunde dödssynd. Det strider mot principerna om affärsmässighet, i synnerhet transparensprincipen. Om övertrampet är stort öppnar det upp möjligheter till överprövning.
Den private upphandlaren möter dock inga legala hinder i att skärpa avtalsvillkor som skickats ut som en del i ett förfrågningsunderlag, här får vi nöja oss med etiska och praktiska hinder.
Rent praktiskt är det så att i fall då köparens förhandlingsstyrka är svag så brukar förfrågningsunderlaget innehålla ganska omfattande avtalsvillkor som flyttar fram köparens positioner. I dessa fall får köparen ofta backa på en del villkor om det ska bli affär. Att försöka flytta fram en position kan vara desto svårare, för att inte säga ibland omöjligt. Det blir alltså lättare att börja från framflyttade positioner. Är köparens förhandlingsstyrka stark så spelar det kanske inte lika stor roll var vi börjar, vi kan alltid flytta oss längre fram.
De flesta inköpare har säkert fått uppleva leverantörer som vill backa från ett bindande anbud. Leverantören har missat något och vill flytta fram sin position på något väsentligt avtalsvillkor, exempelvis pris eller leveranstid. Man brukar bli heligt förbannad, dels för att det strider mot svensk lag att ta tillbaka ett anbud, dels för att det är oetiskt att inte stå vid ett löfte. Är det då inte samma sak för en leverantör? Vi har i ett förfrågningsunderlag sagt att vi kan tänka oss att köpa på vissa villkor, men nu vill vi inte stå vid vårt ord, utan vi vill skärpa villkoren. Är det inte oetiskt när en köpare inte vill stå vid sitt ord?
Att vid enstaka tillfällen och på välmotiverade grunder skärpa villkor är nog harmlöst, men gör vi det här till en vana så kan vi räkna med att leverantörer kommer att svara med samma mynt: Ändrar de, så ändrar vi. Till sist blir situationen ohållbar, man vet inte var man har varandra och det blir tämligen svårt att göra affärer.
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…
Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.
RAQSCI har många användningsområden, t ex behovsanalys, utvärdering av upphandlingar och prioritering av uppföljningsarbete och är ett sätt att strukturera behov för att underlätta diskussioner och beslut om prioriteringar.