Kan man tweaka egna avtalsvillkor under pågående upphandling?

Ställer man frågan till en offentlig upphandlare så får man ett tvärsäkert ”nej”. Att förändra ett förfrågningsunderlag under pågående upphandling är den offentlige upphandlarens sjunde dödssynd. Det strider mot principerna om affärsmässighet,  i synnerhet transparensprincipen. Om övertrampet är stort öppnar det upp möjligheter till överprövning.

Den private upphandlaren möter dock inga legala hinder i att skärpa avtalsvillkor som skickats ut som en del i ett förfrågningsunderlag, här får vi nöja oss med etiska och praktiska hinder.

Rent praktiskt är det så att i fall då köparens förhandlingsstyrka är svag så brukar förfrågningsunderlaget innehålla ganska omfattande avtalsvillkor som flyttar fram köparens positioner. I dessa fall får köparen ofta backa på en del villkor om det ska bli affär. Att försöka flytta fram en position kan vara desto svårare, för att inte säga ibland omöjligt. Det blir alltså lättare att börja från framflyttade positioner. Är köparens förhandlingsstyrka stark så spelar det kanske inte lika stor roll var vi börjar, vi kan alltid flytta oss längre fram.

De flesta inköpare har säkert fått uppleva leverantörer som vill backa från ett bindande anbud. Leverantören har missat något och vill flytta fram sin position på något väsentligt avtalsvillkor, exempelvis pris eller leveranstid. Man brukar bli heligt förbannad, dels för att det strider mot svensk lag att ta tillbaka ett anbud, dels för att det är oetiskt att inte stå vid ett löfte. Är det då inte samma sak för en leverantör? Vi har i ett förfrågningsunderlag sagt att vi kan tänka oss att köpa på vissa villkor, men nu vill vi inte stå vid vårt ord, utan vi vill skärpa villkoren. Är det inte oetiskt när en köpare inte vill stå vid sitt ord?

Att vid enstaka tillfällen och på välmotiverade grunder skärpa villkor är nog harmlöst, men gör vi det här till en vana så kan vi räkna med att leverantörer kommer att svara med samma mynt: Ändrar de, så ändrar vi. Till sist blir situationen ohållbar, man vet inte var man har varandra och det blir tämligen svårt att göra affärer.