Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

LoI som förhandlingstaktiskt hjälpmedel

Etiketter: avtal, förhandling, upphandling,
Publicerad: 20:36 16 mars, 2010 av Inköparen

Avsiktförklaring benämns populärt LoI, efter engelskans Letter of Intent. Många, inklusive jag själv, är kritiska till användandet av LoI. Jag skulle vilja säga att det beror på att de flesta LoI inte är avsiktförklaringar utan snarare s.k. ESA (Early Start Agreement). ESA är en avtalsform som används för att kunna starta upp en del aktiviteter innan huvudavtalet trätt i kraft. Vanligen tecknas ESA när förhandlingarna är slutförda och parterna väntar på att huvudavtalet skall godkännas i bolagsstyrelsen, som sammanträder mer sällan. Avtal som behandlas i bolagsstyrelse är av större karaktär eller investeringstyp, därför är ESA också ganska ovanliga. Påivrat av leverantörer försöker man ibland marknadsföra ESA under täckmanteln LoI, för att framkalla inlåsningseffekter. Jag vill därför starkt varna för att skriva LoI som är av ESA-typ.

Ett äkta LoI får inte innehålla några andra förpliktelser än förhandling samt ge parterna möjlighet att avsluta diskussionen om man inte lyckas nå enighet. Ur ett förhandlingsperpektiv så kan LoI användas vid förhandlingar i långsiktiga relationer samt situationer när vi har ett starkt BATEF (Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning). I praktiken kan det handla om situationer när vi har gott om tid på oss att förhandla men har många frågor att lösa. Genom att i ett LoI sätta upp ramarna för förhandlingen så kommer förhandlingsteamens fokusering att bli bättre. Exempelvis kan respektive företagsledning enas om viktiga huvudprinciper som behandlas i LoI, därefter är det upp till förhandlingsteamen att förhandla om resten.

Vid större förhandlingar kan detta vara ett sätt att komma snabbare framåt. Förhandlingsteamen känner att de har ett tydligt mandat från företagsledningen, dessutom har man reducerat antalet öppna variabler. Med slutförhandlat huvudavtal kan man teckna ett ESA, i väntan på att bolagsstyrelsen lämnar godkännande.

5 kommentarer LoI som förhandlingstaktiskt hjälpmedel

  1. PEA | 23 mars, 2010 kl. 20:17 | Svara

    >Bra! Det här är två begrepp som ständigt blandas ihop. (Även jag har talat om LOI när jag de facto menat ESA….)

  2. Tobias | 8 februari, 2018 kl. 15:21 | Svara

    Hur resonerar man kring de faktum att man faktiskt vill ”låsa” leverantören från att dra sig ur affären innan ens styrelse har tagit beslut vid händelse av att man faktiskt fått ett väldigt fördelaktigt anbud.

    anbudet är ju dock en gällande handling men hur är det med genomförda förhandlingar som skett under tiden mellan anbud och styrelsebeslut, detta betyder ju då att aktuellt anbud inte är accepterat utan ytterligare tillägg.

  3. Inköparen | 5 juli, 2018 kl. 22:00 | Svara

    Du berör något väldigt komplicerat. Förhandlingspropåer kan ju tolkas som avslag på anbudet och att det då inte skulle gälla längre.

    Själv brukar jag i förfrågningsunderlaget tydliggöra hela förhandlingsprocessen och att förhandlingspropåer inte ska tolkas som avslag på anbudet. Successivt skrivs förhandlingsprotokoll och vissa sådana förhandlingsprotokoll måste bekräftas av motpartens VD (ibland styrelse). Successivt naglas villkoren fast.

    Är det en internationell upphandling så blir s.k. ’bid bond’ nästan ett måste, eftersom avtalslagar i vissa länder medger att återta anbud.

    • Tobias | 6 juli, 2018 kl. 12:09 | Svara

      Det du säger är alltså att man bör nyttja förhandlingsprotokoll och att man därmed binder dessa överenskommelser till anbudet. Det är ju onekligen en relevant tanke.

      Idag jobbar inte min verksamhet med dessa protokoll men funderar starkt på om det inte är något man bör föra in, i varje fall för vissa specifika upphandlingar. Har du möjligen någon ”standardtext” för när du beskriver förhandlingsprocessen enligt ovan som du skulle kunna dela med dig av?

      Du nämner att vissa måste bekräftas av VD/Styrelse syftar du där på de som främst berör frågor av ekonomisk och villkorsmässig natur. För någonstans bör väl ändå det framgå att dessa avtalade och nedskrivna protokoll gäller som handling även om inte VD har signerat eller bör man snarare har som praxis att dessa alltid signeras av behörig person?

      Tack för svar som gav lite att fundera över och det är som du nämner en komplicerad fråga tycker jag.

      • Inköparen | 6 juli, 2018 kl. 16:11 | Svara

        Jag klippte en text från en upphandling nedan:
        ”Upphandlaren kommer att lämna skriftlig och muntlig återkoppling på inlämnade anbud. Upphandlarens kommentarer och motförslag skall i detta sammanhang inte betraktas som ett förkastande av inlämnade anbud, utan bildar i stället underlag för anbudskorrigeringar och förhandling, för att i görligaste mån anpassa anbuden till upphandlarens krav.”

        Själva förhandlingsprotokollet beskrivs inte, utan är mer en konsekvens av den förhandling som drivs. Jag tycker inte förhandlingsprotokoll är en jättebra metod heller, men den är bättre än LoI och ESA. Jag använder bara förhandlingsprotokoll i upphandlingar som i sin natur kräver högt tempo. Länkar ett exempel på förhandlingsprotokoll. (Länk till exempel på förhandlingsprotokoll)

        Vad gäller signering av anbud/förhandlingsprotokoll så måste de, för att vara giltiga, signeras av behörig person. Vem är då behörig? Jo, antingen kan man gå på firmateckningsregler eller fullmaktsregler. Jag väljer oftast firmateckningsregler och då är det som regel VD som är behörig firmatecknare. Vid fullmaktsregler så måste den som signerar uppvisa en fullmakt som visar att hen är behörig att signera. Men inget är vattentätt. Det finns t.ex. ett fall i HD där en VD skrev på ett avtal som sedan ogiltigförklarades av HD, eftersom styrelsen inte ansåg sin VD behörig att ingå det avtalet, trots att han var firmatecknare.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

Läs mer om avtal

Läs mer om förhandling

Läs mer om upphandling

Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  

  • Ladda ner White paper

  • Se alla whitepapers

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency