Leverantörsportal

Det finns inget så intressant som att göra leverantörsbesök. Det är alltid lika inspirerande. Man får se nya arbetssätt och nya infallsvinklar på problem där man trodde sig själv redan ha den bästa lösningen. För en tid sedan besökte jag en ganska liten leverantör i tillverkningsindustrin, de har ungefär 10 anställda och 15 MSEK i årsomsättning. En så liten leverantör har knappast resurser att plöja ner miljoner i avancerade IT-lösningar. Trots det har man samma behov som ett stort företag att styra externa underleverantörer.

Några av deras lösningar byggde på de helt fria IT-system som finns på Internet. Först hade man byggt en enkel leverantörsportal där leverantörerna kan logga in och ta del av senaste utgåva av viktiga instruktioner, specifikationer etc. På detta sätt löstes enkelt det komplicerade problemet med att hålla underleverantörerna med uppdaterad information (exempelvis förändrade specifikationer). Man kan även säga att leverantörsportalen fungerar som en slags leverantörshandbok i realtid. Till leverantörsportalen hade de även kopplat en enkel prenumerationstjänst så att leverantören fick en signal om någon instruktion eller specifikation ändrats. Jag skrev lite snabbt ihop ett exempel här på blogspot för att vissa ungefär hur deras system såg ut. Exemplet ligger förstås öppet för hela Internet, vilket inte en äkta leverantörsportal bör göra. Lämpligen delas en äkta portal i två delar, en publik del och en del som kräver inloggning.

Exempel leverantörsportal

Det andra man hade gjort var att utnyttja de möjligheter till delade dokument som finns på Google-documents. I dessa dokument lade man upp gemensamma loggar över avvikelser, leveransaviseringar och dokument under utveckling. Förstås ställer man sig frågor kring säkerheten. Det är klart att säkerheten inte blir hundraprocentig, men det blir ändå mycket svårt för den som inte besitter varje unik dokumentlänk att komma in i ett dokument. Vad som också är intressant med Google-documents är att man får en automatisk versionshantering. Varje gång en person ändrar ett dokument skapas en ny utgåva och den gamla sparas. På samma sätt som blogspot kan man skapa rutiner för notifiering när något ändrats. Ett exempel:

Avvikelselista

Observera att jag stängt av redigeringsbehörigheten i detta dokument, annars hade hela Internet få behörighet att ändra.

En annan sak man utnyttjat på Google-documents var de automatiska webbformulären. Med dessa kan man skapa poängkort för leverantörsbedömning, felanmälan etc. Exempel:

Webbformulär för leverantörsbedömning

I Googles systemmeny sammanfattas automatiskt en lista över alla svar. Svaren baserade på ovanstående formulär ser ut på följande sätt:

Som ni ser har jag beskrivit några enkla sätt för leverantörskommunikation och ärendehantering och det är helt gratis! Kanske inte passar alla, men speciellt små företag som söker enkla men funktionella lösningar kan ha nytta av dessa.

FTP-server är en annan mycket enkel metod för att skapa en leverantörsportal. FTP-serverna är egentligen bara en slags nätverksmappar som är åtkomliga via internet. Man använder ett program som liknar filhanteraren i windows där man lägger till nätverksmapparna. På detta sätt kan leverantörer på ett enkelt sätt ladda ner ritningar, specar och annat som läggs ut. Vidare kan leverantören ladda upp dokument, styrda till olika mappar med olika behörigheter.