Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv november 2009

Purchasing Transformation

Jag har sedan nåt år en bok som heter Purchasing Transformation, det är en sån där gratisbok som IBX delar ut för att sälja in sig hos diverse kunder. Trots att det handlar om en slags reklam så tycker jag att det finns en del inspirerande innehåll. Exempelvis finns det ett intressant kapitel om inköps-KPI, dvs nyckeltal. Här listas till exempel inköparnas topp tio KPIer, som jag tillåter mig citera:

  1. Förhandlade kostnadsreduktioner
  2. Implementerade kostnadsreduktioner
  3. Procent av totala spenden som styrs av inköp
  4. Undvikande av kostnader
  5. Avkastning på inköpsinvesteringar (besparingar/driftskostnader)
  6. Antal leverantörer som står för 80% av spenden
  7. Leverantörsprestationer (pris, leveranstid, kvalitet, service)
  8. Kontraktsuppfyllnad
  9. Anmodan-, beställnings- eller fakturavolym
  10. Subjektiv feedback (strukturerad, enkätbaserad)

Senare kommer boken att tala om e-sourcing i form av e-auktioner och då skiner reklamen igenom. E-auktioner höjs till skyarna såsom dundermedicinen som skapar konkurrens på leverantörsmarknaden. Genom att symbolisera traditionell upphandling som en ganska smal tratt och e-auktioner som en ganska grov tratt så menar man att med e-auktioner så kommer man att ha alla leverantörer med sig in i slutförhandlingen. De glömmer bort att inköparens vardag är fylld av oligopol, strukturella problem, lojaliserande säljare, back-door-selling, komplexa specer etc. Allt detta är långt mycket svårare än att få igång lite roande budgivning i slutet av en upphandling. Man ska ju ha helt klart för sig att e-auktioner endast passar för ett fåtal standardvaror.

I övrigt innehåller boken lite spännande inspiration om spendanalys, leverantörsutveckling, ‘score cards’ och en bra ordbok.

För det ringa priset tycker jag man kan få mycket inspiration i denna bok, men blunda för snacket om e-sourcing/auktioner.

Läs en del av boken gratis på följande länk:
http://issuu.com/abernhard/docs/ibx_book_preview

TCO eller LCC

Två termer som nyttjas flitigt av inköpare är TCO och LCC, men är det nån skillnad? TCO, Total Cost of Ownership skulle kunna översättas med ägandeskapets totalkostnader och LCC, Life Cycle Costs med livscykelkostnader. Efter att ha bläddrat lite inköpslitteratur så verkar det som det mest är en smaksak vilken term som föredras. Den nyansskillnad som möjligen går att skönja är att TCO-begreppet utöver de direkta livscykelkostnaderna även tar in mer perifera och indirekta kostnader såsom produktionsbortfall, följdskador och juridiskt produktansvar.

Vad är då hela poängen? Som jag ser det så är detta en del av den moderna inköpsskolan som vill flytta bort blicken från produktpriset och istället sätta kostnaderna i fokus. En populär presentation är Eastman Kodaks kostnadsisberg:

Populärt sett visar den att priset bara utgör toppen på ett isberg av kostnader, vilket i många fall är sant. TCO- och LCC-modeller används oftast för investeringsköp, dyra maskiner eller IT-system, men principerna kan användas i många sammanhang. Det intressanta är att för många typer av investeringar så är faktiskt produktpriset litet i förhållande till drifts- och underhållskostnader. Ta exempelvis stora infrastrukturinvesteringar: Dessa kan ha en livstid på allt från 10 till 150 år, dvs kostnaden för avskrivning blir mycket liten per år, däremot kommer de kosta att underhålla.

Källmaterial: TCO och LCC

PS: Till ett senare inlägg kan ni ju fundera på TAC, Total Acquistion Cost.

Prismodeller – Styrkor och svagheter

Vi inköpare har ofta privilegiet att få bestämma över prismodellen. Detta gäller förstås inte när vi köper monopoliserade produkter såsom sophämtning, elnät eller alkohol, men därefter är fältet nästan fritt och det finns tusentals prismodeller att välja på. Jag tänker inte räkna upp dem, istället har jag funderat lite på hur man kan gradera prismodeller efter olika typer av incitament. Författaren Patrick Behan menar att det finns ett samband mellan olika prismodeller och dessas kvalitetsrisk och finansiella risk:

Om man följer Behans resonemang så skulle vissa modeller innehålla högre incitament att förbättra kvaliteten, medan andra skulle hjälpa oss att hålla våra kostnader nere. Låt oss studera ytterligheterna i Behans modell:

Fastpriskontrakt är sådana kontrakt där priset är fast under hela avtalstiden. Priset låter sig inte påverkas av omvärldsfaktorer som valutor eller inflation, inte heller effektivitet eller ineffektivitet hos leverantören. Inom ramarna för den kvalitet som angivits i avtalet så påverkas inte priset av vilken kvalitet leverantören framställer. Fastpriskontrakt passar bra i korta avtal där leveransomfattning och kvalitetsmått är väl definierade. I fastpriskontrakt får leverantören starkt incitament att hålla igen på alla sina kostnader, så länge man håller sig inom ramarna kan detta innebära att leverantören ”filar av guldkanter” för att skaffa sig kostnadsfördelar.

Kostnadskontrakt med procentuell vinst är det som vi ofta benämner löpande räkning, självkostnadskontrakt eller ‘cost-plus’. Leverantören får full täckning för alla sina kostnader och dessutom ett procentuellt vinstpåslag. Leverantören kan alltså söka de allra bästa lösningarna och lägga ned mycket arbetstid utan att behöva bekymra sig om kostnadskonsekvenserna, dvs en hög kvalitet kan eftersträvas. Men vad är det som händer? Leverantören söker onödigt dyra lösningar, uppmanar sina underleverantörer till prishöjningar samt skapar dolda avtal med ‘kick-back”, årsbonus etc. Ingen kan nog säga att löpande räkning blir billigt.

Vilken väg ska vi välja, pris eller kvalitet? Nja, svaret kanske inte ges av prismodellen utan finns snarare i beställarorganisationen. Har vi en väl bemannad beställarorganisation med hög kompetens som kan specificera produkten och följa upp den levererade kvaliteten så ska vi nog gå rakt på fastpriskontraktet. Om vi saknar beställarorganisation eller har en svag sådan, så bör vi nog röra oss mot löpande räkning.

Källmaterial: Prismodeller

Sourcing

Nästan dagligen slänger vi oss med ordet ”sourcing”, men jag tror inta alla är helt säkra på dess definition. I min sinnevärld är innebörden ”extern anskaffning” eller ”anskaffning genom köp”, men helt säker har jag inte varit, därför har jag studerat litteraturen. Tyvärr tar många författare för givet att man förstår innebörden, därför är det få som lämnar en förklaring. Jag hittade dock ett par. Arjan van Weele skriver:

”En term som ökar i popularitet vid köp av varor är sourcing. Denna aktivitet avser utveckling av den mest lämpliga leverantörsstrategin för en särskild varugrupp eller produktkategori. ”

Den amerikanska organisationen för offentliga upphandlare NASPO skriver i en av sina skrifter:

”Sourcing är den samarbetsinriktade och strukturerade process som innebär kritisk analys av organisationens spend för att därefter använda den för affärsbeslut om anskaffning av varor och tjänster mer effektivt och med större verkan.”

På nätet finner man exempelvis Wikipedia som skriver:

”Sourcing avser ett antal metoder för anskaffning inriktade på sökande, utvärdering och engagerande av leverantörer för varor och tjänster.”

Sammanfattningsvis kan jag konstatera att jag har nog rätt vad gäller att det handlar om extern anskaffning genom köp, men jag skulle vilja vidga betydelsen till en mer strategisk dimension. Låt mig föreslå en definition på svenska:

Sourcing betyder anskaffning av varor och tjänster genom köp. Anskaffning som sker genom effektiva och värdeskapande inköpsstrategier, samt implementering av dessa strategier.

Flerkriterieanalys vid anbudsutvärdering

Jag frågar mig jämt hur många kriterier som ska nyttjas vid en anbudsutvärdering – dvs hur många aspekter ska man beakta?

Till en början är det viktigt att förstå vad anbudsutvärderingen är för något: Jag betraktar anbudsutvärderingen som ett beslutsstöd. Dvs min modell ska vara en hjälp åt beslutsfattaren att fatta rätt beslut. I en bra modell behöver beslutsfattaren bara ange sina beslutskriterier som sen mekaniskt matas in tillsammans med anbudsdata. Ofta har man redan vid anbudsförfrågan lagt fast en modell, vilket kan avspegla sig i förfrågningsunderlaget. Så är alltid fallet vid offentlig upphandling.

Sen är frågan hur enkelt eller komplicerat man vill göra livet. Ett av de enklaste förfaranden är det som en del offentliga upphandlare tillämpar; vilket innebär att sätta hela förfrågningsunderlaget som ett enda stort skall-krav och därefter bara utvärdera pris. Metoden är enkel och bekväm och minskar risken för överprövning. Inom privat upphandling blir den dock svår, eftersom termen skall-krav inte kan tillämpas på samma sätt. I en del fall har jag – såsom privat upphandlare – tillämpat en snarlik metod, där jag försökt nollställa anbuden så långt som möjligt, dvs anpassa dem mot förfrågningsunderlaget. De avvikelser som kvarstår efter anbudsnollställning har sedan blivit föremål för djupare analys.

Någonstans läste jag att människan har en förmåga att beakta högst sju olika kriterier vid beslutsfattande. Sju låter som ett högt tal. Ska man åskådliggöra dem grafiskt så har jag bara sett prov på fem kriterier:

I min gröna ungdom trodde jag att man skulle kunna hitta någon universalmodell som kunde beakta alla aspekter och på något sätt räkna ut en absolut sanning. Jag provade metoder som AHP-metoden, viktade poängmodeller, mervärdesmetoden etc. Jag var med om kollektiva poängräkningsmetoder som mer liknande en schlagersfestival än anbudsutvärdering. Numera har jag blivit sansad, det går inte att räkna fram någon absolut sanning, man måste försöka hålla sig till de stora frågorna.

Idag bygger min metodik dels på nämnd anbudsnollställning samt därefter ett val av färre kriterier som jag primärt väljer att presentera i monetära termer. Det slutliga resultatet presenteras som något som liknar mervärdesmetoden med ett tillägg av kostnader för ofullständig kravuppfyllnad samt statisk riskvärdering, ungefär så här:

Det slutliga beslutskriteriet är ett mätetal som bygger på pris minus mervärden plus ofullständig kravuppfyllnad och risk.

Källmaterial: Anbudsutvärdering

Översätta kommersiella texter

Nästan ständigt och jämnt hamnar man i situationen att en lämplig avtalsförlaga bara finns på engelska eller förfrågningsunderlaget som ska användas bara gjorts på svenska. Det blir lite trixande och fixande innan man får till en riktigt bra översättning. Det kan vara minst lika svårt att översätta från engelska till svenska eller tvärtom. Särskilt svårt kan det vara att hitta rätt terminologi. Hur ska man exempelvis översätta så inarbetade låneord som sourcing, supply chain managment och best practice?

Givetvis måsta man själv ha bra språkkunskaper och ett bra affärslexikon att börja med, sen behövs det lite knep. Här finns några bra länkar samlade:

I språkrådets frågelåda finns många bra tips om det svenska språket. Dessutom är de snabba med att besvara mejl med extra kluriga språkfrågor:
Språkradet

Proz / KudoZ är ett forum för professionella översättare, men vem som helst kan ställa frågor om hur man översätter svåra ord.
Proz / KudoZ

Nätlexikon finns det många av, här följer ett par:
svenskt-engelskt inköpslexikon

engelskt-svenskt inköpslexikon

Woxikon

Framgångsrika funktionsköp

Idag lyssnade jag till ett föredrag av Caremas inköpschef Kristina Wiklund, temat var framgångsrika funktionsköp. I andra halvlek så blev det en livlig debatt om funktionsköp. Bland annat framkom det att det gått inflation i termen funktionsköp; kunder och leverantörer slänger sig med termen i tid och otid, utan att egentligen förstå innebörden. Även för den påläste kan virrvarret av funktionsköp, funktionskrav och funktionsansvar vara förvillande.

Nu när jag kom hem kom jag att fundera mer på vad vi egentligen menar när vi tar ordet funktionsköp i vår mun. Tittar man i litteraturen så märker man att definitionerna varierar och flera stora författare undviker helt att behandla ämnet. Jag har i varje fall kommit fram till att funktionskrav är en form av avtalskrav, dvs det är i parternas avtal som funktionen definieras. Därmed faller vi tillbaka på arbetet med skrivandet av vår kravspecifikation. Jag läste därför lite i boken ”Guide to Specification Writing” av Bryan Kalms. I denna bok anger Kalms att det finns tre huvudtyper av krav: funktionskrav, prestandakrav och tekniska krav; vilka han definierar enligt följande:

  • Funktionskrav: Är sådant krav som definierar den funktion eller den verkan som genereras av den köpta produkten. Exempel: fordon för lufttransport av passagerare
  • Prestandakrav: Är sådant krav som definierar de prestandakrav som ställs på den köpta produkten. Exempel: hastighet, acceleration, lyftkraft
  • Tekniskt krav/detaljkrav: Är krav som definierar produktens fysiska egenskaper. Exempel: dimensioner, effektbehov, antal tryckknappar.

Vidare beskriver Kalms att funktions och prestandakrav är intimt förknippade medan tekniska detaljkrav utgör det motsatta sättet att specificera den köpta produkten. Dock blir det ofta så att en köpspecifikation blir en kombination av övergripande funktionskrav och tekniska krav. Kalms menar att funktions- och prestanda-specifikationer är särskilt lämpade för inköp på grund av följande:

  • de uppmuntrar till alternativa och innovativa lösningar,
  • hindrar partiskhet,
  • minskar behovet av anbudsgivares detaljsvar,
  • minimerar resurser och ansträngningar för att ta fram köpspecifikationen,
  • minimerar påverkan av leverantörspåtryckningar,
  • fokuserar på resultat, inte resurser eller tekniska egenskaper.

Nu är vi tillbaka lite grann där Wiklund inledde sitt föredrag, dvs att genom en innovativ inköpsprocess skapa framgång i funktionsköpen. Inspirerad av dagens tema har jag försökt att visualisera hur en framgångsrik upphandlingsprocess skulle kunna se ut:

Klicka på bilden om den är svår att läsa.

En portföljanalys för köp av tjänster

Jag läste nyligen en examensuppsats med titeln Kvalitetssäkring av tjänsteinköp i stora företag, författad av Emelie Brunsson. När jag läser examensarbeten försöker jag skala bort alla metoder och tillvägagångssätt och försöka se vad skribenten egentligen gjort. Så blev det även denna gång. Jag kan konstatera att Brunsson, med bravur, gjort en portföljanalys med sikte på att föreslå metoder för kvalitetssäkring.

Brunsson har utgått ifrån två huvudsakliga dimensioner; 1.Prosumtion, vilket avser tjänster som produceras och konsumeras samtidigt. 2. Interaktionsintensitet vilken syftar på parternas behov av att interagera för att leverans ska kunna ske på ett korrekt sätt. I sin uppsats har Brunssson klassificerat ett antal tjänster ur dessa perspektiv:

Istället för att formulera klassiska inköpsstrategier har Brunsson valt att lägga fram strategier för kvalitetssäkring inom de fyra segmenten. Kvalitetssäkringen i sig delar hon in i tre faser; 1. före leverantörsval, 2. före leverans och 3. efter leverans. Kategorierna som präglas av en hög grad av prosumtion kvalitetssäkras i första hand i faserna 1 och 2, dvs före leverans, exempelvis genom väl utarbetade kravspecifikationer. I kategorierna med låg grad av prosumtion kvalitetssäkras efter eller under leverans. Likaså noterar Brunsson att man i kategorierna med hög interaktionsintensitet tenderar att kvalitetssäkra under leverans.

Brunsson nämner även några andra intressanta variabler: Intangibility, dvs opåtagliga, immateriella tjänster. Tjänstens innehåll. Inköpets omfattning mätt i tid och pengar. Organisationsspecifika faktorer.

Jag tycker Brunssons ‘approach’ är mycket intressant. Det skulle vara intressant att se en utveckling av detta tema, kanske lite större studier och starkare formuleringar av strategier för kvalietssäkring.

Källa:
http://arc.hhs.se/download.aspx?MediumId=398

Offentlig upphandling versus privat upphandling

Jag tycker att offentlig upphandling ibland får oförtjänt mycket kritik. Kritiken har ofta bestått i att offentlig upphandling är byråkratiskt och orättvist, men är det så? Visst, nya regelverk blir ofta eldorado för byråkrater utan pedagogisk förmåga, men jag har kommit fram till att det inte behöver vara så. Nåväl, jag beslöt mig för att studera skillnaderna. Notera dock att min egen erfarenhet av offentlig upphandling har utsträckt sig till deltagande i anbudsprojekt riktade mot offentlig upphandlare, därför har jag inhämtat kunskap från litteraturen. (Främst boken Upphandlingens grunder av Kristian Pedersen)

Till att börja med så tycker jag att vi ska titta på begreppet upphandling. Vi brukar definiera begreppet såsom de aktiviteter som följer från utskick av förfrågan till slutande av avtal. För upphandlarens del kan arbetet förvisso påbörjas långt innan man möter leverantörsmarknaden. Upphandling är bara en mindre del av en inköpsfunktions ansvar, ofta säger vi att den utgör en del av det taktiska inköpet. Såväl privata som offentliga upphandlare deltar även i såväl strategiska som operativa inköpsfunktioner, men då under en annan arbetsrubrik.

Egentligen kan man konstatera att den private upphandlarens arbete inte skiljer sig mycket från den offentlige: Processerna är ganska lika, förfrågningsunderlagen brukar utformas på samma sätt och lagar såsom avtalslag och köplag är desamma. Den enda egentliga skillnaden är den offentlige upphandlarens skyldighet att följa LOU eller LUF. Vad är då LOU/LUF? Som jag ser det så är det ett regelverk där man definierat vad ordet affärsmässighet betyder (och förstås skyldigheten att vara affärsmässig). En privat upphandlare kan lägga lite vad han vill i detta ord, men om man ser sig omkring så finner man att många privata upphandlare faktiskt tänker på samma sätt om affärsmässighet som LOU/LUF. När man tittar på policys och upphandlingsinstruktioner för stora koncerner eller globala företag finner man förvånansvärt stora likheter med LOU/LUF. Nåväl, sammantaget skulle jag vilja se offentlig upphandling som en spelplan lite likt den private upphandlarens, men i centrum står affärsmässighet:

Jag har gjort en kort studie i skillnaderna mellan privat och offentlig upphandling, nedan finns mitt resultat i form av enkla ja-nej-svar. Observera dock att dessa svar är långt ifrån hela sanningen utan endast ett förenklat sätt att synliggöra skillnader:

Den här tabellen är förstås inte fullständig men den ger oss en fingervisning om skillnaderna. Var och en kan nu göra en värdering av de olika systemen. För min egen del – såsom privat upphandlare – så är det egentligen bara två punkter som skulle kännas betungande i offentlig upphandling; Dessa är leverantörens möjlighet till överprövning av tilldelningsbeslutet samt rätten till skadestånd vid felaktig tilldelning. Övriga punkter kan jag ta till mig och har faktiskt redan gjort i många olika sammanhang. Jag tror också att många andra privata upphandlare skulle ha nytta av en del av idéerna från offentlig upphandling.
Jag är givetvis inte den första som funderat över skillnaderna mellan privat och offentlig upphandling. En intressant studie har gjorts av Göteborgs universitet:

Pris- och betalningsbegrepp

I veckan hamnade jag i en stormig affärsförhandling som handlade om reglering av en rad oklara ekonomiska mellanhavanden. Tidvis var begreppsförvirringen total, vilket delvis berodde på oklar avtalsdokumentation. Vi inköpare avskyr oklarheter, eftersom dessa ofta leder till tvister. Därför har jag satt mig ned för att försöka reda ut de grundläggande begreppen.

Ett kommersiellt avtal bygger på att avtalsparterna utbyter prestationer. Köparens huvudprestation brukar utgöras av betalning. I avtalsförhållandet kan man finna tre grundbegrepp; pris, ersättning och betalning; vilka är beroende av varandra, men som begrepp självständiga. Det är också dessa tre begrepp som figurerar i köplagstiftningen och därmed i alla avtal.

Priset är som regel fastställt i parternas avtal. Priset kan antingen vara fastställt som en fast totalsumma, ett pris per enhet eller en mer eller mindre avancerad prismodell som tar hänsyn till omvärldsfaktorer och parternas olika rättshandlingar under avtalstiden. I de fall köplagen är tillämplig så fastställs de grundläggande bestämmelserna här (45 § – 47§). Mer avancerade prismodeller kan exempelvis bygga på nyckeltal såsom råvaruindex, valutakurser samt tidpunkten för leverans.

Ersättningen kan man säga är en beräkning av hur mycket köparen totalt ska betala. Centralt är förstås pris och prismodell som parterna avtalat. Hur stor kvantitet som avropats är nästa stora uppgift som behövs för att beräkna ersättningen. Vidare skall läggas till påverkan av omvärldsfaktorer såsom prisindex, valutakurser. Vissa typer av avtal har en stor påverkan av ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA). Till sist skall det göras avdrag för viten och skadestånd, beroende på eventuella avtalsbrott som säljaren eventuellt har begått.

Betalning är helt enkelt den rättshandling som innebär att pengar flyttas från köparens konto till säljarens konto. Köplagen (48§ – 49§) ger vissa grundregler om betalningstidpunkten, men eftersom det råder avtalsfrihet så brukar parterna nästa alltid avtala om en egen betalningsplan. Man brukar i huvudsak tala om tre tidpunkter; före leverans, vid leverans och efter leverans. I de fall parterna avtalat om betalning före leverans så är det inte alltid möjligt att beräkna ersättningens storlek, då blir detta förskott endast ett preliminärt belopp. Det är vanligt att parterna avtalar om en betalningsplan, med flera delbetalningar, summan av alla delbetalningar skall bli lika med den beräknade ersättningen.

Nåväl, kanske mycket text om lite… det handlar ju i grund och botten bara om att hålla isär tre begrepp: Pris – Ersättning – Betalning

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency