Framgångsrika funktionsköp

Idag lyssnade jag till ett föredrag av Caremas inköpschef Kristina Wiklund, temat var framgångsrika funktionsköp. I andra halvlek så blev det en livlig debatt om funktionsköp. Bland annat framkom det att det gått inflation i termen funktionsköp; kunder och leverantörer slänger sig med termen i tid och otid, utan att egentligen förstå innebörden. Även för den påläste kan virrvarret av funktionsköp, funktionskrav och funktionsansvar vara förvillande.

Nu när jag kom hem kom jag att fundera mer på vad vi egentligen menar när vi tar ordet funktionsköp i vår mun. Tittar man i litteraturen så märker man att definitionerna varierar och flera stora författare undviker helt att behandla ämnet. Jag har i varje fall kommit fram till att funktionskrav är en form av avtalskrav, dvs det är i parternas avtal som funktionen definieras. Därmed faller vi tillbaka på arbetet med skrivandet av vår kravspecifikation. Jag läste därför lite i boken ”Guide to Specification Writing” av Bryan Kalms. I denna bok anger Kalms att det finns tre huvudtyper av krav: funktionskrav, prestandakrav och tekniska krav; vilka han definierar enligt följande:

• Funktionskrav: Är sådant krav som definierar den funktion eller den verkan som genereras av den köpta produkten. Exempel: fordon för lufttransport av passagerare
• Prestandakrav: Är sådant krav som definierar de prestandakrav som ställs på den köpta produkten. Exempel: hastighet, acceleration, lyftkraft
• Tekniskt krav/detaljkrav: Är krav som definierar produktens fysiska egenskaper. Exempel: dimensioner, effektbehov, antal tryckknappar.

Vidare beskriver Kalms att funktions och prestandakrav är intimt förknippade medan tekniska detaljkrav utgör det motsatta sättet att specificera den köpta produkten. Dock blir det ofta så att en köpspecifikation blir en kombination av övergripande funktionskrav och tekniska krav. Kalms menar att funktions- och prestanda-specifikationer är särskilt lämpade för inköp på grund av följande:

• de uppmuntrar till alternativa och innovativa lösningar,
• hindrar partiskhet,
• minskar behovet av anbudsgivares detaljsvar,
• minimerar resurser och ansträngningar för att ta fram köpspecifikationen,
• minimerar påverkan av leverantörspåtryckningar,
• fokuserar på resultat, inte resurser eller tekniska egenskaper.

Nu är vi tillbaka lite grann där Wiklund inledde sitt föredrag, dvs att genom en innovativ inköpsprocess skapa framgång i funktionsköpen. Inspirerad av dagens tema har jag försökt att visualisera hur en framgångsrik upphandlingsprocess skulle kunna se ut: