De allra flesta tar för givet att ett stort företag med sin skalfördel och förhandlingsposition alltid köper till bättre villkor än det mindre. Men ack så man kan bedra sig. Exempelvis är det många inköpare som efter företagsfusioner upptäckt att det mindre företaget faktiskt lyckats tillskanska sig bättre villkor, ibland till och med från samma leverantör. Man kan fråga sig varför och kanske lära sig något utav det.
Många olika behov samlas ihop på ett stort företag. Behoven är inte strömlinjeformade utan kan spreta åt olika håll. Detta gör att inköpta produkter ofta måste skräddarsys. Ta till exempel när man ska köpa in ett affärssystem. Stora företag låter skräddarsy systemet så att det passar precis alla användare. Kostnaden blir skyhög. Små företag väljer istället ett standardsystem och anpassar verksamheten till systemet.
Alla de olika behoven kan också göra att man måste vända sig till leverantörer som lagerhåller extremt stor sortimentsbredd. Bekvämt, men megagrossister med stora och breda lager kostar pengar.
Behoven är osäkra i stora företag. Det kan vara svårt för inköpare att kartlägga och fastställa alla interna behov, än mindre få kollegor i periferin att göra utfästelser. Detta leder lätt till att man bara tecknar allmänna ramavtal eller generella rabattbrev, utan några som helst utfästelser om inköpsvolymer. Avtalen blir därför inte speciellt attraktiva för leverantörer. Vidare kanske de bara innehåller generella rabattsatser på rörliga bruttoprislistor. Tyvärr tror sen många medarbetare att centrala ramavtal alltid är bra.
Geografisk spridning är ganska vanligt för stora organisationer. Det kanske finns kontor och filialer i varenda stad. Att då använda en enda megaleverantör begränsar snabbt urvalet. Dessutom finns det skillnader i marknadsvillkor. En städtjänst kostar ju inte lika i Malmö som i Kiruna. Nationella (eller globala) avtal prissätts därför efter den ort som har den högsta prisnivån. Detta blir särskilt tydligt på olika typer av tjänster som inte kan transporteras över stora avstånd.
Skalfördelar kan bli skalnackdelar. Volym stärker förhandlingspositionen, men bara till en viss gräns. När volymen blir för stor kan till sist bara en eller ett fåtal leverantörer leverera. En monopolsituation uppstår och förhandlingsstyrkan urholkas. Detta är en process som kan ske successivt då behov läggs samman – leverantörsbasen konsolideras.
Hur vet man då om man köper till bra eller dåliga villkor? Det går förstås att jämföra. Är det produkter som finns allmänt tillgängliga kan man jämföra med offentliga upphandlingar som gjorts på området. Men här gäller det att se upp. Offentliga organisationer kan hamna i precis samma fallgropar och tro att skala alltid är en fördel. Ett betydligt mer intressant grepp är att undersöka egna köpbeteenden – finns det något som matchar med ovan givna fenomen. Sen kan man gå vidare och undersöka nyckeltal som spendkoncentration och marknadskoncentration. Hur mappar dessa mot beteenden?
