Alla organisationer som arbetar med kategoristyrning ställer sig samma fråga. Vilka kategorier ska vi ge oss i kast med – och i vilken ordning? Det är extra tydligt när man håller på att implementera kategoristyrning. Därför är kategoriplanen viktig. Den hjälper oss att planera arbetet i form av tid och resurser, men också att kommunicera förväntade resultat och resursbehov till beslutsfattare.
Genomförbarhet och potential
En tydlig erfarenhet som många organisationer har gjort är att valet av kategorier handlar om att vara säker på att snabbt kunna visa resultat som är tillräckligt stora för att ge mersmak. Just detta är extra viktigt vid uppstarten av kategoristyrning som arbetssätt.
Två faktorer som hjälper till att prioritera kategorier är genomförbarhet och potential.
- Genomförbarhet kan beskrivas som möjligheten att med en rimlig insats i tid och resurser med stor säkerhet uppnå resultat.
- Potential handlar om storleken på resultaten. Beroende på organisationens mål kan det vara en mix av besparingar, hållbarhetseffekter, intern effektivitet, riskminimering etc.
Se nedan genomförbarhet och potential i ett enkelt diagram.
Såväl genomförbarhet som potential byggs upp av ett antal underliggande faktorer som vi behöver titta på för att skapa ett så bra underlag som möjligt för valet av kategoriinitiativ.
- Genomförbarheten beror på komplexiteten i kategorin, spendstorlek, verksamhetens engagemang, organisationens resurser m.m.
- Potentialen beror på nuläget, leverantörsmarknadens möjligheter, organisationens förändringsvilja m.m.
Successivt urval av kategorier
I början känns det ofta komplext och svårgenomträngligt. Att göra alla bedömningar på en enda gång för samtliga kategorier resulterar ofta i att det tar orimligt mycket tid och att slutsatserna blir otydliga. Därför är det klokt att ta sig an det steg för steg genom att göra successiva urval. För de första urvalen använder vi de enklaste faktorerna. Med färre kategorier att arbeta med kan vi väga in mer svårbedömda faktorer. Därför behöver vi en process som relativt enkelt och snabbt begränsar antalet kategorier.
Bild 2: Successivt urval av kategorier
Steg för steg
Steg 1: Vilka kategorier är inom ramen för vad vi kan påverka med ett leverantörsmarknadsperspektiv?
Kategorier som typiskt ligger utanför och som vi kan plocka bort i urvalet är skatter, avgifter, medlemskap, pensionsavgifter, individstöd (offentlig sektor), skolpeng (offentlig sektor).
Steg 2: Vilka kategorier har tillräckligt stor spend för att vara intressanta, eller där det finns ett starkt intresse från verksamheten att göra något?
Här finns möjlighet att dimensionera ambitionsnivån i urvalet. Var vi sätter gränsen för spend per kategori styr hur många kategorier och hur stor total spend som kommer med till nästa steg. (Det kan vara klokt att tänka enligt 80/20-regeln, dvs de 20 procent största kategorierna står för 80 procent av spenden.) Dock kan enstaka kategorier med mindre spend också behöva vara med i urvalet eftersom det kan vara mycket viktigt för verksamheten att åstadkomma en förändring i just de kategorierna.
Steg 3: Vilka kategorier är intressanta utifrån genomförbarhet och potential baserat på ”hårda” parametrar som t ex köptrohet, avtalstäckning, leverantörsstruktur, antal berörda verksamheter, påverkbar spend?
Detta är saker som inköpsorganisationen ofta själv har kunskap om. Där finns det stöd i form av system där det går att hämta data.
Steg 4: Vilka kategorier är intressanta utifrån genomförbarhet och potential utifrån ”mjuka” parametrar som t ex avtalsutformning, problembild, verksamhetens engagemang, leverantörsrelation, behovssituation?
I det här steget kan inköpsorganisationen behöva involvera verksamheten i de fall man inte själv har den fulla insikten.
Steg 5: Hur ska vi väga kategorier mot varandra, dvs hur ska vi göra prioriteringen?
När vi har gjort de här bedömningarna steg för steg skapas en bild som behöver kalibreras och där bedömningarna av olika kategorier vägs mot varandra.
Steg 6: I vilken ordning ska vi genomföra olika kategoriinitiativ?
Kategoriplanen är en plan för de prioriterade kategorierna baserat på bedömningen i föregående steg.
Kategoriplanen
En kategoriplan omfattar typiskt 18 till 24 månader. Eftersom den även tar hänsyn till när i tid olika kategoriinitiativ ska genomföras behöver planen också ta hänsyn till redan pågående projekt, tillgängliga resurser i tid, behov av skyltfönster, möjlig samordning av kategoriinitiativ etc.
Bild 3: Kategoriplan (exempel)
I arbetet med att ta fram en kategoriplan är det viktigt att tänka på att:
- Utgå från ett faktabaserat förhållningssätt
- Inse att det ibland behövs uppskattningar där det inte går att med en rimlig arbetsinsats få en komplett faktabas
- Involvera människor med kunskap och insikt i bedömningarna, tvärfunktionellt där det är nödvändigt
- Dokumentera analyser och slutsatser i varje steg
- Genomför arbetet med en rimlig arbetsinsats under en begränsad tid
- Det finns inget ”perfekt facit” – valet av prioriterade kategorier kommer att bli tillräckligt bra ändå
- Förankra och besluta kategoriplanen
Men det viktigaste av allt är att se till att genomföra planen. Lycka till!
PS: Behöver du hjälp, hör av dig till någon av EFFSOs managementkonsulter. De hjälper gärna till.
