Intranät för inköp, inköpsportal

Före nätrevolutionen hade de flesta större inköpsorganisationer handböcker benämnda inköpshandbok, anskaffningshandbok, avtalshandbok eller liknande. Dessa har numera tagit webbliknande former, oftast genom någon form av intranät. Fördelarna är många, exempelvis är distributionskostnaderna ringa, uppdateringar kan göras hur ofta som helst, realtidsdata kan presenteras, större spridning kan ges, möjligheter att dela ut dokumentmallar mm.

Det är idag så pass enkelt att skapa ett intranät att till och med mindre inköpsorganisationer bör ta till sig idén. I en mindre organisation utan officiellt intranät kan en enkel HTML-sida, skapad i Word fylla en god funktion.

Nedan följer några förslag till delar i ett inköpsintranät:

Kontaktpersoner

Namn på ansvariga inköpare för olika inköpskategorier och i förekommande fall namn på de personer som ingår i respektive kategoriteam. Finns det särskilda funktioner för fakturahantering, godsmottagning, skeppning eller taktiskt inköp kan dessa kontaktpersoner nämnas.

Avtalsmallar, dokumentmallar

De flesta organisationer har fastställda mallar för kontrakt, standardavtal och andra inköpsrelaterade dokument. Dessa mallar bygger ofta på lång erfarenhet, är väl genomarbetade inom organisationen och inte minst juridiskt granskade. Det är därför av stor vikt att få alla att arbeta efter dessa, eftersom det ökar sannolikheten att köp går rätt och riktigt till. På intranätet bör mallarna publiceras ihop med tydliga instruktioner för när och hur de olika mallarna ska användas.

Beställningsrutiner för produktions-material (och tjänster)

I vissa organisationer tillämpas decentraliserat inköp vilket innebär att personal inom produktion eller beredning avropar material och tjänster under centrala avtal. Via intranätet bör tydligt framgå vilka rutiner som gäller för denna typ av avrop samt vilka dokumentmallar som skall tillämpas. Lämpligen publiceras även de avtal som kommer ifråga så att alla enkelt kan ta del av priser och avtalsvillkor. Sådan publicering kallas ibland avtalsportal.

Beställningar av småköp

Nästan alla inom en organisation har behov att göra mindre beställningar. Det kan exempelvis vara kontorsmaterial, taxi, hyrbilar, tågbiljetter, hotell, kreditkort, mobiltelefoner, datorutrustning, kaffebröd etc. Det kan vara mycket lämpligt att kategori för kategori redogöra för vilka rutiner som gäller för olika beställningar för att enkelt och smidigt lotsa personalen rätt. Samtidigt informeras om vilka avtalsleverantörer som finns samt priser och villkor, allt för att fålla in personalen till att främst använda avtalsleverantörer. Populärt kallas detta för beställasida.

Leverantörsbedömningar

I en större organisation där många arbetar med leverantörsbedömningar kan det vara lämpligt att styra upp detta med någon form av webformulär (med möjlighet att lägga in bilagor) kopplat till en databas. På detta sätt kan många olika personer fylla på med data och samtidigt granska andras rapportering. Inköpschefen plockar sedan enkelt och smidigt ut rapporter ur databasen. Finns mallar för leverantörsbedömning bör dessa publiceras, mallar för så kallad egenbedömning publiceras hellre på externt nät.

Leverantörsdatabas

På intranätet kan det vara lämpligt att lista befintliga och potentiella leverantörer. I ett sådant register bör tydligt framgå status och produktgrupper. Leverantörsdatabasen är dock mest intressant för inköpare som arbetar strategiskt. Det är alltså inte säkert att den ska vara öppen för alla.

Inköpsstatistik

För vissa personer inom en organisation kan inköpsstatistik vara av värde. Inköparna själva studerar kanske i första hand inköpsvolymer samt pris- och kostnadstrender. Andra parter kan vara intresserade av uppgifter såsom olika leverantörers leveransprecision och kvalitetsutfall. Många affärs- och materialplaneringssystem medger idag att med relativt enkla verktyg koppla sina databaser mot statistisk presentation på ett intranät. En del organisationer använder en s.k. instrumentbräda som uppdateras i realtid.